Той да ни напише копие от съобщението. Инструкции за писане на писмо с искане. Видове получатели на имейли

Изпращаме десетки имейли всеки ден. Понякога това са много кратки съобщения, като например: „Хайде да отидем на обяд?“. Понякога – с които представяте своя бизнес или уебсайт. Когато има много писма и малко време, започваме да бързаме и да правим грешки. Обикновено дребни, като печатна грешка, но понякога има такива, които наистина могат да навредят на репутацията ви и да развалят отношенията ви с клиент или служител.

Това може да се избегне, просто трябва да сте събрани и да сте наясно с някои капани. Ето най-честите грешки, допускани при изпращане на имейли. Четете внимателно и не забравяйте, че първо трябва да направите кратка пауза, да проверите дали всичко е наред и едва след това да кликнете върху бутона "Изпрати".

Набирате грешен адрес

Най-честата и най-досадна грешка. Представете си, че искате да изпратите доста лични снимки на приятел или приятелка, но автоматично въвеждате адреса на вашия шеф или клиент. И едва след като писмото го няма, вие с ужас разбирате какво се е случило току-що. Ако е някаква утеха, всеки от нас е бил в тази ситуация поне веднъж в живота си: адвокати изпращат поверителни документи на отсрещната страна, дизайнери изпращат оформления на сайтове на грешен клиент и т.н. Но когато това ни се случи, сякаш земята ни се изплъзва изпод краката.

За щастие в много пощенски услуги, например в същия Gmail, има функция. Включете го и задайте голям интервал от време - така, знаете, по-спокойно.

Забравихте да инвестирате

Написахте, че към писмото има прикачен файл, но сте забравили да го прикачите. Друга често срещана грешка, която често води до недоразумения и извинения. От една страна, всичко е наред, никой не е идеален, но е по-добре първо да проверите всичко и едва след това да изпратите писмо. И за да избегнете въпроси от страна на получателя, ви препоръчваме да посочите всички прикачени файлове направо в тялото на писмото. Например така:

Хей Максим! Изпращам ви няколко файла, те са в прикачения файл:

Споразумение за обслужване

GIF с котка

Не мислиш за украса

Запознайте се, както си спомняте, по дрехите. Ако не искате вашият имейл да ви накара да го изтриете незабавно, работете върху неговата форма. Казват, че трябва да се отделя толкова време, колкото и съдържанието. За щастие днес е лесно. За целта препоръчваме да използвате приложението Wix ShoutOut, като изберете подходящия шаблон и добавите своя текст към него. Не са необходими специални познания, просто се уверете, че всичко изглежда спретнато и красиво. Между другото, добрият пощенски списък има свои собствени тайни и правила, така че ви съветваме да прочетете нашия директор по имейл маркетинг. Не благодари.

Не включвате тема

Темата на писмото изпълнява приблизително същата роля като заглавието на текста. Показва се до вашето име, получателят го вижда и разбира какво сте му изпратили: фактура, резултати от среща, оферта за работа, оформление на уебсайт и др. Не забравяйте, че темата трябва да бъде ясно формулирана, така че, ако е необходимо, човек бързо да намери вашето писмо и убедително, така че да се интересува, ако говорим, да речем, за списък с имейли. Не толкова отдавна писахме за това, ако сте забравили - струва си да прочетете отново.

Не запазвате чернови

Ако обичате да пишете писма в текстови редактори, тогава запазвайте по-често, в противен случай ще се окаже, че цял ден сте седели на писмо, а след това изведнъж компютърът замръзва и всичко изчезва. Или пишете директно в пощенската услуга - тогава всичките ви скици ще бъдат автоматично запазени в папката "Чернови".

Държиш се неучтиво

Учтивостта в кореспонденцията е също толкова важна, колкото и в живота. Ето основните правила, които всеки трябва да спазва:

Винаги благодарете на подателя за писмото, особено ако видите, че е свършил добре работата. Спомняте ли си, когато всички ни учеха на „вълшебни“ думи като деца? Нека не ги забравяме, въпреки факта, че вече сме възрастни.

Запазете спокойствие, дори ако въпросът е изключително спешен и важен. Нервността и упреците определено няма да доведат до нищо добро.

Започнете и завършете писмото си с общи фрази. Степента на формалност ще зависи от това с кого си кореспондирате. Ако това е вашият шеф или просто длъжностно лице, не използвайте „Здравей“, „Чао“ или „Целувка“. И обратното, ако пишете на колега или приятел, можете да минете без традиционното „С уважение“.

Не четеш текст

Печатните грешки могат да развалят цялото впечатление, така че внимателно препрочетете написаното писмо, за предпочитане няколко пъти. Съмнение относно правописа или синтаксиса - отидете на Gramotu.ru. По-добре е да измерите седем пъти, тоест да проверите, отколкото по-късно да се извините за правописни грешки и да докажете, че наистина сте грамотни.

И между другото: ако се страхувате случайно да изпратите недовършено писмо, първо напишете целия текст и едва след това въведете адреса на получателя.

Не поставяте правилните хора в копието на писмото

Нека да разберем кой изобщо може да получи вашето писмо. Полето До е основният получател. Полето "CC" е лицето, което ще получи копието. Той не се отнася пряко към обсъждания въпрос, но иска или трябва да е наясно. Полето "Bcc" е скритите получатели. Добавяте ги, но основният получател не ги вижда. И тук трябва да внимавате: можете да объркате Cc и Bcc и тогава получателят ще мисли, че е шпиониран.

Имайте предвид, че за някои хора е важно да са наясно какво се случва. Не искате да слушате упреци по темата „Как не ме добавихте към копието ?! Работих по този проект два месеца!“ Ако се съмнявате, добавете всички, които имат нещо общо с проблема. Може би не всички ще се радват, че са разсеяни, но оплаквания срещу вас няма да има.

Вероятно вече сте забелязали товапри получаване на писма от някои авторив секцията "до" има списък с няколко десетки имейли на различни хора. Освен това нито вие, нито тези хора сте дали съгласието си тези имейли да бъдат „разкрити“. Естествено, един от получателите ще се отпише от това писмо (всички сме уморени от потока спам към нашите имейли). Но едно е сигурно - всички получатели ще се отнасят към автора на мейлинг списъка като към непрофесионалист. И едва ли ще се съгласят да приемат предложението му.

Как да направите това, за да не изпращате писмо до всеки адресат поотделно и в същото време "да не блестите всички пред всички"?
Почти всяка пощенска услуга ви позволява да направите това.

Нека разгледаме тази възможност на примера на най-популярния имейл за бизнес съобщения gmail.com

Обикновено използвате прозореца за създаване, за да изпратите писмо. Щраквайки върху него, виждате нов прозорец "Ново съобщение", в който вмъквате всичко необходимо за създаване и изпращане на самото писмо.

В прозореца „Получатели“ обикновено вмъкваме имейлите на нашите получатели.

Копие означава "точно копие". Това поле се използва, когато просто искате да изпратите имейл до някой, който не е основният получател. По този начин можете да държите човека в течение, като същевременно го уведомявате, че не е необходимо да отговаря на имейла. Но всички получатели на това писмо виждат адресите (и дори имената) на другия.

Bcc, от друга страна, означава "точно скрито копие". Работи по същия начин като Cc, но това поле скрива всички адреси на получатели.

Следователно използването на това поле е един от най-добрите начини за изпращане на имейл до голям брой хора и запазване на поверителността. Така че не си разваляйте отношенията с тях. Използвайки тази функция, можете да вмъкнете до 30 имейла. А това означава, че с едно натискане на бутон можете да изпратите това писмо до 30 получателя наведнъж, без да показвате техните имейли.

И, ако е необходимо, можете да вмъкнете изображение в тялото на писмото ( 4 ) или прикачете файл ( 5 ).

Именно тази поща дава максимален брой възможности за редактиране.

По същия начин можете да изпратите писмо до няколко получатели едновременно по пощата yandex.ru.

Само в тази поща има по-малко възможности за редактиране на текста на писмо. Затова ще покажа само процедурата за изпращане на писма.

Кликнете върху „Напиши“ и след това в прозореца „До“ ( 1 ) поставете имейл адреса на първия получател и след това изберете функцията „Копиране“ ( 2 ) или Ск ( 3 ). В зависимост от това дали искате всички получатели на вашето писмо да виждат всички имейли или да запазят правото си на конфиденциалност на адресите, изберете една от функциите. За да добавите всеки следващ имейл към списъка, трябва да кликнете върху бутона с изображение на мъж със знак плюс пред него ( 4 ). След това можете да изберете вашите постоянни получатели от падащия списък или да въведете техните имейли ръчно.

Снимките могат да се изтеглят от Yandex Disk и файловете могат да се прикачват, както обикновено.

Кликнете върху бутона "Напиши", появява се прозорец, в който, когато щракнете с мишката в прозореца "До" ( 1 ), появява се падащ списък със списък на вашите постоянни получатели ( 2 ). Можете да изберете от този списък това, което искате. Или просто поставете желания имейл дестинация ръчно.

Тамара Воротинцева - директор по развитието на учебната компания "БИЗНЕС ПАРТНЬОР" (Москва). Практикуващ бизнес треньор, автор на книгата „Изграждане на система за обучение на персонал“ и публикации в бизнес издания в Русия, Казахстан и Украйна. Създателят на списъка с имейли в Интернет: „Кореспонденция по електронна поща в бизнеса“ на сървъра subscribe.ru! Книгата е практическо ръководство за бизнесмени, които водят активна кореспонденция с клиенти и партньори. Той представя инструменти, които ще помогнат за ефективната, оптимална като време и резултат електронна комуникация и в максимална степен в съответствие с правилата и разпоредбите, приети в съвременната бизнес общност. Авторът дава практически съвети, илюстрира наблюденията си със случаи от реалния живот и прави аргументирани заключения. Текстът на книгата е богат на разпознаваеми примери за реална бизнес кореспонденция. Авторът споделя своите наблюдения, техники, "трикове", които могат значително да повлияят на ефективността и ефективността на бизнес имейла. Ако сте делови човек и за вас е важно да пишете бързо, кратко, компетентно, в съответствие с правилата на добрия бизнес тон, тази книга ще стане ваш надежден помощник.

Книга:

Когато работите с полетата „До“ („До“), „Копиране“ („CC“), „Bcc“ („BC“), не забравяйте, че това е важна част от имейла, която засяга по-нататъшните действия на участниците в кореспонденцията.

„На кого“ („Това“).Това поле съдържа адреса на получателя, до когото е директно адресирано писмото и информацията, съдържаща се в него. От основния получател, авторът на писмото очаква отговор. Ако в това поле са поставени двама получатели, тогава авторът на писмото чака отговор от всеки или един от тях (имайте това предвид, ако името ви е в списъка с получатели). В същото време (ако вие сте подателят), имайте предвид, че не е много препоръчително да включвате повече от един получател в полето „До“ („До“). Писмо, изпратено до няколко получатели, може да не получи нито един отговор, тъй като всеки ще мисли, че другият ще отговори.

Ако писмото е адресирано до вас, но съдържа други получатели в копието, не забравяйте да използвате бутона „Отговор на ВСИЧКИ“, когато отговаряте! Това ще запази кръга от адресати, посочени от инициатора на кореспонденцията.

„Копиране“ („Ss“). INпоставете в това поле адресите на получателите, които според вас трябва да са запознати с кореспонденцията по този въпрос. Тези получатели получават информация само "за информация". Получателят в копието обикновено не трябва да отговаря на писмото, но може да го направи, ако е необходимо.

ЗАБЕЛЕЖКА. ВАЖНО Е!

Ако името ви е в полето „Копие“ („CC“), тогава, когато влизате в кореспонденция, не забравяйте, че има ситуации, когато е изключително важно да бъдете учтиви. Използвайте фразите: „Позволете ми да се присъединя към дискусията“, или „Позволете ми да се присъединя към вашия диалог“, или „Позволете ми да изразя мнението си“.

"Ск" ("Ск").Това поле в някои компании е забранено за използване, тъй като е инструмент, който противоречи на етичните стандарти за комуникация. Целта на това поле е да покани адресата да стане "таен свидетел".

Ако във вашата бизнес практика е обичайно да използвате това поле на работа, помислете за следното. Получателят в „сляпото копие“ остава невидим за основния получател и за получателите в копието. Понякога е полезно изпращачът и "тайният получател" да имат предварителна договорка (или последваща информираност) за причината и целта на този начин на информиране.

ЗАБЕЛЕЖКА. ВАЖНО Е!

„Скрит“ получател абсолютно не трябва да влиза в кореспонденция от това поле.

Какво е имейл? В днешния бизнес свят това е:

• Твоето лице. Именно с помощта на имейл можете да създадете положителен образ в очите на контрагента или да развалите първото впечатление.
• Вашият работен инструмент. Голяма част от комуникацията с външния свят се осъществява чрез имейл. Следователно, като владеете добре този инструмент, можете да направите живота си много по-лесен.
• Мощно разсейване. Външният свят се опитва да ви хване, да ви разсее и да ви подведе чрез имейл.

От тези позиции и погледнете работата с електронна поща. Да започнем просто.

Дизайн на букви

Използвам пощенския клиент Mozilla Thunderbird, така че ще използвам неговия пример. Нека създадем нова буква и да преминем отгоре надолу през списъка с полета.

На кого. Копие. Скрито копие

Може би някой не знае, но „До“ в Mozilla може да се промени на „Cc“ или „Bcc“.

• На кого: изписваме основния получател или няколко получателя, разделени с точка и запетая.
• копие: пишем на някой, който трябва да прочете писмото, но от когото не очакваме реакция.
• Скрито копие: пишем някой, който трябва да прочете писмото, но трябва да остане непознат за останалите получатели на писмото. Особено подходящо е да се използва за масово изпращане на бизнес писма, като уведомления.

погрешно в масовата поща посочете получателите чрез полетата "Cc" или "To". Няколко пъти в годината получавам писма, които изброяват 50-90 получатели в полето "Cc". Има нарушение на поверителността. Не всички ваши получатели трябва да знаят с кого още работите по подобна тема. Хубаво е да са хора, които се познават. И ако в списъка има конкурентни компании, които не знаят една за друга? Най-малкото трябва да сте готови за ненужни обяснения и най-малкото да прекратите сътрудничеството с един от тях. Не го правете по този начин.

Тема на писмото

Професионалните пощенски служби често пишат за важността на темата (понякога разумно) в своите корпоративни блогове. Но там най-често говорим за търговски писма, където темата на писмото решава проблема „имейлът трябва да бъде отворен“.

Обсъждаме ежедневна бизнес кореспонденция. Тук темата решава проблема "писмото и неговият автор трябва лесно да бъдат идентифицирани и след това намерени." Освен това вашето усърдие ще ви се върне под формата на карма от многобройни отговорни писма, само с префикси Re:или напред, сред които ще трябва да търсите желаната буква по темата.

Двадесет писма е обемът на еднодневна кореспонденция на мениджър от средно ниво. За предприемачите и собствениците на фирми изобщо не говоря, броят на писмата им понякога надхвърля 200 или повече на ден. Така че още веднъж: не изпращайте имейли с празна тема.

И така, как правилно да формулираме темата на писмото?

Грешка №1 : само името на фирмата в темата. Например "Sky" и всичко останало. Първо, вероятно не сте част от вашата компания, която комуникира с този контрагент. Второ, подобна тема няма смисъл, защото името на вашата фирма вече се вижда от адреса. Трето, познайте как ще изглежда вашата собствена пощенска кутия с този подход към кореспонденцията? Приблизително така.

Удобно ли е да се търси по такива теми?

Грешка №2 : крещящо, продаващо заглавие. Чудесно е, ако знаете как да пишете такива заглавия. Но подходящо ли е тези умения да се използват в бизнес кореспонденцията? Запомнете целта на темата на бизнес писмо: не да продавате, а да предоставите идентификация и търсене.

Текст на писмото

Има много ръководства за писане на текстове за различни поводи. Например Максим Иляхов, Александър Амзин и други майстори на словото имат много полезна информация. Съветвам ви да прочетете техните статии поне за подобряване на общата грамотност и подобряване на цялостния стил на писмена реч.

В процеса на писане на писмо трябва последователно да вземем няколко решения.

Въпрос на учтивост . В началото на писмото можете да се размажете в любезности или дори нежност в духа на „Скъпи мой Родя, вече повече от два месеца не съм разговарял с вас писмено, от което самият аз страдах и дори не спах повече нощ, мислене.” Много учтиво и много скъпо, както като време за съставяне на такова въведение, така и като време на събеседника да го прочете. Кореспонденцията е бизнес, помниш ли? Не писане на епистоларен жанр за конкурс и не писмо от майка му до Разколников, а бизнес кореспонденция.

Уважаваме времето си и получателя!

Представянето и припомнянето на обстоятелствата на вашето запознанство има смисъл само в първото писмо, изпратено след мимолетна среща на изложбата. Ако това е продължение на сътрудничество или текуща кореспонденция, в първата буква на деня пишем: „Здравей, Иван“, във втората и следващите: „Иван, ...“.

Обжалване . Винаги съм се притеснявал от въпроса към кого да се обърна в писмо, ако има няколко получателя. Наскоро написах писмо, адресирано до три момичета на име Анна. Без никакво притеснение написах "Здравей, Ана" и не се попарих. Но това не винаги е така.

Ами ако има трима или дори седем получатели и те не са с едно и също име? Можете да изброите поименно: „Добър ден, Родион, Пулхерия, Авдотя и Петър Петрович“. Но е дълго и отнема време. Можете да напишете: "Здравейте, колеги!".

За себе си използвам правилото да се обръщам по име към този, който е в полето "До". А на тези, които са в копието, изобщо не контактувайте. Това правило в същото време ви позволява по-точно да определите (един!) Адресата на писмото и целта на това писмо.

Цитат . Кореспонденцията често е верига от писма с въпроси и отговори - с една дума диалог. Счита се за добра форма да не изтривате историята на кореспонденцията и да напишете отговора си в горната част на цитирания текст, така че когато се върнете към тази кореспонденция след седмица, можете лесно да прочетете диалога отгоре надолу чрез низходящи дати.

По някаква причина настройката по подразбиране в Mozilla е „Задаване на курсор след цитиран текст“. Препоръчвам да го промените в менюто „Инструменти“ → „Опции на акаунта“ → „Компилиране и адресиране“. Сигурно е така.

Цел на писмото . Бизнес писмата са два вида:

• когато просто информираме събеседника (например отчет за свършената работа за месеца);
• и когато искаме нещо от събеседника. Например, за да се съгласи на приложената фактура за плащане.

Като правило има много повече насърчителни писма, отколкото отчетни. Ако искаме да постигнем нещо от събеседника, е много важно да кажем това в писмо в прав текст. Призивът за действие трябва да бъде последван от първо име и да бъде последното изречение на писмото.

погрешно : "Порфирий Петрович, аз знам кой уби старицата."

вярно : "Порфирий Петрович, аз убих старата жена, моля, вземете мерки за арестуването ми, уморих се да страдам!"

Защо кореспондентът трябва да мисли вместо вас какво да прави с това писмо? В крайна сметка той може да вземе грешно решение.

Подпис в текста . Тя трябва да бъде. Освен това всички имейл клиенти ви позволяват да настроите автоматично заместване на подпис, например класическото „С уважение, ...“. В Mozilla това става в менюто „Инструменти“ → „Опции на акаунта“.

Писането или не написването на контакти в подписа е личен въпрос за всеки. Но ако по някакъв начин сте свързани с продажбите - не забравяйте да пишете. Дори ако транзакцията не се осъществи въз основа на резултатите от комуникацията, в бъдеще ще бъдете лесно намерени с помощта на контактите от подписа.

И накрая, още една особеност на тялото на писмото за онези събеседници, които не обичат (не могат, не искат, нямат време) да отговарят на вашите писма. Посочете по подразбиране в текста на писмото. Например, „Порфирий Петрович, ако не дойдете да ме арестувате преди 12:00 часа в петък, считам се за амнистиран“. Разбира се, крайният срок трябва да е реален (не изпращайте текста от примера в петък в 11:50). Получателят трябва да е физически способен да прочете вашето писмо и да вземе решение за него. Подобно „мълчание“ ви освобождава от отговорност за липсата на отговор на събеседника. Както винаги, използването на този чип трябва да се подхожда разумно. Ако човек отговаря на вашите писма навреме и редовно, такъв ултиматум може, ако не да го обиди, тогава да го напрегне малко или да доведе до решение да не отговаряте на писмото точно сега, а да ви накара да изчакате петък.

Прикачени файлове

Писмата често идват с прикачени файлове: автобиографии, търговски оферти, оценки, графици, сканирани документи - много удобен инструмент и в същото време източник на популярни грешки.

Грешка : Огромен размер на инвестицията. Често получаваме имейли с прикачени файлове с размер до 20 MB. По правило това са сканирания на някои документи във формат TIFF с резолюция 600dpi. Пощенската програма на кореспондента почти сигурно ще виси няколко минути в безполезни опити за изтегляне на визуализацията на този прикачен файл. И не дай Боже получателят да се опита да прочете това писмо на смартфон ...

Лично аз изтривам веднага такива писма. Не искате вашият имейл да свърши в кошчето, преди да бъде прочетен? Контролирайте размера на прикачения файл. Препоръчително е да не е по-голям от 3 MB.

Ами ако надхвърли?

• Опитайте да преконфигурирате скенера си за различен формат и разделителна способност. Например в PDF и 300dpi се получават доста читави сканове.
• Помислете за програми като архиватора WinRar или 7zip. Някои файлове се компресират перфектно.
• Ами ако прикаченият файл е огромен и не можете да го компресирате? Например една почти празна счетоводна база данни тежи 900 MB. Облачните хранилища на информация ще дойдат на помощ: Dropbox, Google Drive и други подобни. Някои услуги, като Mail.ru, автоматично конвертират огромни прикачени файлове във връзки за съхранение в облак. Но предпочитам сам да управлявам информацията си, съхранявана в облака, така че не приветствам автоматизацията от Mail.ru.

И още една не съвсем очевидна препоръка относно инвестициите - техните Име . То трябва да е разбираемо и приемливо за получателя. Веднъж във фирмата подготвяхме търговско предложение, адресирано до... нека бъде Фьодор Михайлович Достоевски. Получих писмо от управителя с проекта на CP за одобрение, а в прикачения файл имаше файл с име "DlyaFedi.docx". С мениджъра, който ми го изпрати, се проведе диалог със следното съдържание:

Уважаеми мениджър, вие лично готов ли сте да се обърнете към този уважаван човек и да го наречете Фьодор в лицето му?

По някакъв начин не, уважаван човек, всички го наричат ​​по име и бащино име.

Защо нарекохте прикачения файл „За Феди”? Ако сега му го пратя, мислите ли, че ще купи брадви от нас на това КП?

Щях да преименувам...

Защо да подготвяте бомба със закъснител - отказ от потенциален клиент - или да създавате допълнителна работа за себе си, като преименувате файл? Защо веднага не наименувате прикачения файл правилно: „За Федор Михайлович.docx“ или дори по-добре - „KP_Sky_Axes.docx“.

И така, с имейла като "лице" повече или по-малко е подредено. Нека да преминем към имейла като инструмент за продуктивност и да поговорим за неговото разсейване.

Работа с букви

Имейлът е силно разсейващо средство. Както с всяко разсейване, с пощата трябва да се работи чрез затягане на правилата и прилагане на работни графици.

Като минимум трябва да изключите ВСИЧКИ известия по пощата. Ако пощенският клиент е конфигуриран по подразбиране, ще бъдете уведомени със звуков сигнал и иконата до часовника ще мига и ще се покаже визуализация на писмото. С една дума, те ще направят всичко, за да ви откъснат първо от упорита работа и след това да ви потопят в бездната на непрочетени писма и непрегледани пощи - минус час или два от живота.

За някои мощната воля ви позволява да не се разсейвате от известия и е по-добре за обикновените хора да не изкушават съдбата и да ги изключват. В Mozillla Thunderbird това става през менюто „Инструменти“ → „Настройки“ → „Общи“ → „При появяване на нови съобщения“.

Ако няма известия, как да разбера, че е пристигнало писмо?

Много просто. Вие сами съзнателно отделяте време за анализ на поща, отваряте пощенския си клиент и виждате всички непрочетени съобщения. Това може да се прави два пъти на ден, например на обяд и вечер, или по време на принудителен престой, например в задръствания.

Хората често питат какво ще кажете за времето за отговор и спешните имейли? Отговарям: нямате спешни писма по пощата. Освен ако не работите в отдела за поддръжка на клиенти (такъв отдел има свои собствени правила за работа с поща).

Ако има спешни писма, подателят ще ви уведоми за това по други канали - телефон, SMS, Skype. След това съзнателно ще влезете в пощенския клиент и ще обработите спешната поща. Всички гурута в управлението на времето (например Глеб Архангелски с неговия „Time Drive“) декларират стандарта за отговор на имейли до 24 часа. Това е нормално правило на добра форма - не очаквайте незабавни отговори от събеседника по имейл. Ако има спешно писмо, уведомете за него чрез по-бързи комуникационни канали.

И така, изключихме известията и сега включваме пощенския клиент според нашия график.

Какво да правим, когато влезем в пощата и се ангажираме с дейност, наречена „разбор на имейл“? Къде е началото и краят на тази работа?

Чувал съм много за системата zero inbox, но, за съжаление, не съм срещал нито един човек, който да я използва. Трябваше да преоткрия колелото си. В Lifehacker има статии по тази тема. Например, " ". По-долу ще говоря за системата с нулева пощенска кутия в моята интерпретация. Ще бъда благодарен, ако гурутата на GTD бъдат отбелязани в коментарите, допълнят или подобрят описаната система.

Важно е да разберете и приемете, че имейлът не е инструмент за планиране на задачи или архив за вашите дейности. Следователно папката Inbox винаги трябва да е празна. Ако сте се заели с анализа на входящата кутия, не спирайте и не се разсейвайте от нищо, докато не изпразните тази папка.

Какво да правя с имейлите във входящата кутия? Трябва да преминете през всяка буква последователно и да я изтриете. Да, просто изберете и натиснете Delete на клавиатурата. Ако не можете да се принудите да изтриете имейла, ще трябва да вземете решение какво да правите с него.

1. Можете ли да отговорите за три минути? Трябва ли да се отговори? Да, правите го и отговорът ще отнеме не повече от три минути, след което отговорете веднага.
2. Трябва да отговорите, но подготовката на отговора ще отнеме повече от три минути. Ако използвате планировчик на задачи, който ви позволява да преобразувате имейл в задача, превърнете имейла си в задача и забравете за него за известно време. Например, използвам абсолютно прекрасната услуга Doit.im. Позволява ви да генерирате личен имейл адрес: препращате писмо до него и то се превръща в задача. Но ако нямате планировчик на задачи, преместете писмото в подпапката "0_Run".
3. След бърз отговор на писмо, превръщането му в задача или просто четене, трябва да решите какво да правите с това съобщение: да го изтриете или да го изпратите в една от папките за дългосрочно съхранение.

Ето папките за дългосрочно съхранение, които имам.

• 0_Бягай.Нямам такава папка, но ако нямате плановик, повтарям, можете да добавите тук писма, които изискват подробно проучване. Тази папка също трябва да се почиства редовно, но с обмислен подход в специално определеното за това време.
• 1_СправочникТук поставям писма с основна информация: приветствени писма с влизания от различни уеб услуги, билети за предстоящи полети и т.н.
• 2_Проекти.Тук се съхранява архив от кореспонденция за партньори и проекти, с които има текущи отношения. Естествено, за всеки проект или партньор има отделна папка. В папката на съдружника поставям писма не само от неговите служители, но и писма от служители на „Скай“, свързани с този партньор. Много удобно: ако е необходимо, цялата кореспонденция по проекта е под ръка с няколко кликвания.
• 3_Музей.Тук хвърлям онези писма, които е жалко да се изтрият и ползите от тях не са очевидни. Папките със затворени проекти от "2_Projects" също мигрират тук. С една дума, първите кандидати за изтриване се съхраняват в "Музея".
• 4_Документи.Ето писма с електронни примерни документи, които могат да бъдат полезни в бъдеще за счетоводство, например актове за съгласуване от клиенти, билети за пътувания. Папката има много общо с папките "2_Projects" и "1_Sprav", само че съхранява счетоводна информация, а в папка "2_Projects" - информация за управление. В "4_Documents" - мъртва информация, а в "2_Projects" - жива.
• 5_Знания.Тук поставям само наистина полезни имейли, към които искам да се върна след известно време за вдъхновение или търсене на решения.

Има и други настройки на пощенския клиент, които са важни за работата на тази система. Първо, по подразбиране Thunderbird има квадратчето за отметка „Маркиране на съобщенията като прочетени“. Предпочитам да го правя съзнателно, така че флагът е изключен! За да направите това, отидете в менюто "Инструменти" → "Настройки" → "Разширени" → "Четене и показване".

Второ, използваме филтри . Преди това активно използвах филтри, които автоматично препращаха писма към съответните папки въз основа на адреса на подателя. Например писма от адвокат бяха преместени в папка "Адвокат". Отказах се от този подход поради няколко причини. Първо: писмата от адвокат в 99% от случаите се отнасят до проект или партньор, което означава, че трябва да бъдат преместени в папката на този партньор или проект. Второ: реших да добавя информираност. Вие сами трябва да решите къде да се съхранява конкретно писмо и е по-удобно да търсите необработени съобщения само на едно място - във входящата кутия. Сега използвам филтри само за организиране на автоматични редовни писма от различни системи в папки, тоест писма, които не изискват от мен да вземам решения. Филтрите в Mozilla Thunderbird се конфигурират в менюто „Инструменти“ → „Филтри за съобщения“.

Така че, с правилния подход, електронната поща трябва да отнеме от 10 до 60 минути на ден, в зависимост от обема на кореспонденцията.

Да, и още нещо. Изключихте ли вече известията за нови имейли? ;)

Пишете ли бизнес писма на английски всеки ден? Или просто изучавате основите на официалната кореспонденция в курсове по бизнес английски? Нашата колекция от полезни фрази и изрази ще ви научи как да пишете правилните бизнес писма на английски и ще ви помогне да разнообразите речта си.

Благодарение на бизнес етикета е общоизвестно да поздравявате клиентите в началото на писмото и да се сбогувате в края. Проблемът започва ли при писане на тялото на писмото? Как, например, да кажете на клиентите, че товарът се забавя, или как да намекнете, че би било хубаво да получите пари за предоставените услуги? Всичко това може да се каже правилно, ако използвате правилните „заготовки“ за различни ситуации. С такива "заготовки" писането на букви ще бъде лесно и приятно занимание.

Началото на писмо или как да започнете кореспонденция на английски

В началото на всяко бизнес писмо, веднага след поздрава, трябва да обясните защо изобщо пишете това. Може би искате да изясните нещо, да получите допълнителна информация или, например, да предложите услугите си. Следните фрази ще помогнат за всичко:

• Пишем - Пишем на ...

За да потвърдите... – потвърдете...
- да поискам ... - поискам ...
- да ви информирам, че ... - да ви информирам, че ...
- да изискват около ... - да научат за ...

• Свързвам се с Вас поради следната причина... - Пиша Ви със следната цел / Пиша Ви, за да ...
• Бих се интересувал от (получаване/получаване на информация) - бих се интересувал от (придобиване/получаване на информация)

Установяване на контакти или как да кажете на събеседника откъде знаете за него

Понякога си струва да напомните на бизнес партньор кога и как последно сте се виждали или сте обсъждали сътрудничеството си. Може би преди няколко месеца вече сте написали бизнес писмо по тази тема или може би сте се срещнали на конференция преди седмица и след това вече сте започнали да преговаряте.

• Благодаря ви за писмото относно ... - Благодаря ви за писмото относно ....
• Thank you for your letter of May 30. - Благодаря ви за писмото ви от 30 май.
• В отговор на вашето искане, ... - В отговор на вашето искане ..
• Благодаря, че се свързахте с нас. Благодаря, че ни писахте.
• Във връзка с разговора ни във вторник... - Относно разговора ни във вторник...
• Във връзка с вашето скорошно писмо - Що се отнася до писмото, получено наскоро от вас ...
• За мен беше удоволствие да се запознаем в Ню Йорк миналата седмица. – За мен беше удоволствие да се запознаем в Ню Йорк миналата седмица.
• Бих искал само да потвърдя основните точки, които обсъдихме вчера - Бих искал да потвърдя основните точки, които обсъдихме вчера.

Изразяване на молба или как тактично да попитате събеседник на английски

В бизнес писмата понякога трябва да помолите партньорите за нещо. Понякога се нуждаете от забавяне, а понякога и от допълнителни проби от материали. За да изразите всичко това на бизнес английски има утвърдени фрази.

• Ще бъдем благодарни, ако... - Ще бъдем много благодарни, ако...
• Бихте ли ми изпратили/ кажете ни/ позволите ни...
• Би било полезно, ако можете да ни изпратите ... - Ще ни помогне много, ако можете да ни изпратите ...
• Ще се радвам незабавно да обърнете внимание на този въпрос. Ще бъда благодарен за вашето незабавно внимание по този въпрос.
• Ще бъдем благодарни, ако можете ... - Ще бъдем благодарни, ако можете ...

Жалби на английски или как да разберете, че не сте доволни

За съжаление често се случва нещо да не ни харесва. Но когато пишем бизнес писма, не можем да дадем воля на чувствата и директно да тестваме какво мислим за компанията и нейните услуги. Трябва да използвате бизнес английски и внимателно да изразявате недоволството си. По този начин можем да запазим бизнес партньор и да изпуснем парата. Стандартни фрази за бизнес кореспонденция, които ще помогнат за това:

• Пиша, за да се оплача от...
• Пиша, за да изразя недоволството си от...
• Страхувам се, че може да има недоразумение...
• Разбирам, че вината не е твоя, но ... - Разбирам, че това не е твоя вина, но ...
• Искаме да насочим вниманието ви към ... . Бихме искали да насочим вниманието ви към

Как да съобщим добри или лоши новини в бизнес писма на английски

В деловата кореспонденция често се случва да разстроим клиентите. Струва си да направите това грациозно, за да не ядосате още повече партньора.

Лоши новини

• Страхувам се, че трябва да ви информирам, че...
• За съжаление не можем / не можем да ...
• Със съжаление ви съобщаваме, че ... - Със съжаление ви съобщаваме, че...
• Страхувам се, че няма да е възможно да ... - Страхувам се, че ще бъде невъзможно ...
• След сериозно обмисляне решихме да ...- След сериозно обмисляне решихме, че...

Добри новини

За щастие понякога всичко върви добре и можем да зарадваме нашите клиенти с добри новини.

• Имаме удоволствието да съобщим, че ... - Имаме удоволствието да съобщим, че ...
• За нас е удоволствие да съобщим, че ... - Имаме удоволствието да съобщим, че ...
• Имам удоволствието да ви съобщя, че ..
• Ще бъдете доволни да научите, че ... - Ще бъдете доволни, когато разберете, че ...

Извинения или как да не ядосам още повече клиента

Разбира се, в бизнеса често има припокривания. И трябва да им се извиниш. Бъдете приятелски настроени, влезте в позицията на събеседника. Не забравяйте, че е по-добре да се извините няколко пъти, отколкото да загубите ценен клиент.

• Съжаляваме за неудобството, причинено от... Съжаляваме за неудобството, причинено от...
• Моля, приемете нашите искрени извинения. Моля, приемете нашите искрени извинения.
• Бих искал да се извиня за закъснението/неудобството...
• Още веднъж, моля, приемете моите извинения за ... - Още веднъж, моля, приемете моите извинения за ...

Пари или как да покажете на партньора си, че е време за плащане

Понякога искате да напишете в прав текст, че е време за плащане. Но в бизнес кореспонденцията не можете да направите това. Вместо това трябва да се използват по-меки конструкции, зад които стои същият труден въпрос.

• Според нашите записи ... - Според нашите записи ...
• Нашите записи показват, че все още не сме получили плащане от ...
• Ще сме благодарни, ако изчистите акаунта си през следващите дни. „Ще бъдем благодарни, ако платите през следващите няколко дни.
• Моля, изпратете плащането възможно най-скоро/бързо - Моля, изпратете ни плащането възможно най-скоро.

Учтивост в кореспонденцията или как да намекнем за нови срещи

Не е необходимо да се сбогувате напълно с бизнес партньорите. Дори и след края на проекта, по-добре поддържайте връзката за следващите поръчки.

Ще се видим по-късно

В края на бизнес писма на английски често ще е подходящо да напомните на партньора си между редовете кога следващия път очаквате информация от него.

• Очаквам с нетърпение да се видим следващата седмица. – Очаквам с нетърпение нашата среща следващата седмица
• Очаквам с нетърпение вашите коментари, - Очаквам вашите коментари.
• Очаквам с нетърпение да се срещнем на (дата). - Очаквам с нетърпение нашата среща с вас (дата).
• Ще бъдем благодарни за ранен отговор. – Ще оценя бързия ви отговор

ще се видим

След успешна поръчка си струва да напишете малко писмо до клиента на английски, като кажете, че не сте против нов проект с него.

• Ще се радвам отново да имам възможност да работя с вашата фирма. „Очаквам с нетърпение възможността отново да работя с вашата фирма.
• Очакваме успешни работни отношения в бъдеще. Очакваме успешни работни отношения в бъдеще.
• Ще се радваме да работим с вашата компания. Ние с удоволствие ще правим бизнес с вашата компания.

Разбира се, бизнес английският не винаги е лесен. За щастие нашата селекция от бизнес фрази трябва да направи задачата ви много по-лесна. Сега ще ви отнеме много по-малко време да напишете писмо. Така че изберете правилните фрази, допълнете с вашата информация и зарадвайте шефа си с красиви бизнес писма на английски.

Шутикова Анна