Neka nam napiše kopiju poruke. Uputstvo za pisanje zamolnice. Vrste primatelja e-pošte

Svaki dan šaljemo na desetine e-mailova. Ponekad su to vrlo kratke poruke, poput: "Idemo na ručak?". Ponekad - kojim predstavljate svoj posao ili web stranicu. Kada ima puno pisama, a malo vremena, počinjemo žuriti i griješiti. Obično beznačajno, poput greške u kucanju, ali ponekad postoje i one koje zaista mogu naštetiti vašoj reputaciji i uništiti vaš odnos s klijentom ili zaposlenim.

To se može izbjeći, samo treba biti sabran i biti svjestan nekih zamki. Evo najčešćih grešaka koje se prave prilikom slanja e-pošte. Pažljivo pročitajte i zapamtite da prvo trebate napraviti kratku pauzu, provjeriti da li je sve u redu, pa tek onda kliknuti na dugme "Pošalji".

Birate pogrešnu adresu

Najčešća i najneugodnija greška. Zamislite da želite da pošaljete lepe lične fotografije prijatelju ili devojci, ali automatski ukucate adresu svog šefa ili mušterije. I tek nakon što pismo nestane, sa užasom shvatite šta se upravo dogodilo. Ako je za utjehu, svako od nas se barem jednom u životu našao u ovoj situaciji: advokati su poslali povjerljive dokumente na suprotnu stranu, dizajneri su poslali izgled stranice pogrešnom klijentu, itd. Ali kada nam se to dogodi, čini se da nam zemlja izmiče ispod nogu.

Srećom, u mnogim mail servisima, na primjer, u istom Gmailu, postoji funkcija. Uključite ga i odredite veliki vremenski interval - tako, znate, mirnije.

Zaboravili ste da investirate

Napisali ste da je uz pismo priložen fajl, ali ste ga zaboravili priložiti. Još jedna česta greška koja često dovodi do nesporazuma i izvinjenja. S jedne strane, u redu je, niko nije savršen, ali bolje je prvo sve provjeriti, pa tek onda poslati pismo. A kako biste izbjegli pitanja od primatelja, preporučujemo da sve priložene datoteke navedete direktno u tijelu pisma. Na primjer, ovako:

Hej Maxim! Šaljem vam neke fajlove, nalaze se u prilogu:

Ugovor o usluzi

GIF sa mačkom

Ne razmišljate o ukrašavanju

Upoznajte se, kao što se sjećate, po odjeći. Ako ne želite da vaša e-pošta navede da želite da je odmah izbrišete, poradite na njenom obrascu. Kažu da mu treba posvetiti onoliko vremena koliko i sadržaju. Srećom, danas je to lako. Za to preporučujemo korištenje aplikacije Wix ShoutOut, odabir odgovarajućeg predloška i dodavanje teksta u njega. Nije potrebno posebno znanje, samo pazite da sve izgleda uredno i lijepo. Inače, dobra mailing lista ima svoje tajne i pravila, pa vam savjetujemo da pročitate našeg direktora email marketinga. Ne zahvaljuj.

Ne uključujete temu

Tema pisma ima približno istu ulogu kao i naslov teksta. Pojavljuje se pored vašeg imena, primalac to vidi i razumije šta ste mu poslali: fakturu, rezultate sastanka, ponudu za posao, izgled web stranice itd. Zapamtite da tema treba biti jasno formulirana tako da, ako je potrebno, osoba brzo pronađe vaše pismo, i uvjerljivo, tako da je zainteresirana, ako je riječ o, recimo, mailing listi. Ne tako davno pisali smo o tome ako ste zaboravili - vrijedi ga ponovo pročitati.

Ne spremate nacrte

Ako volite pisati slova u uređivačima teksta, onda štedite češće, inače će se ispostaviti da ste cijeli dan sjedili na pismu, a onda se odjednom računar zamrzne i sve je nestalo. Ili pišite direktno u mail servisu - tada će sve vaše skice automatski biti sačuvane u mapi "Nacrti".

Nepristojan si

Uljudnost u dopisivanju je jednako važna kao i u životu. Evo osnovnih pravila kojih se svi i svi moraju pridržavati:

Uvijek se zahvalite pošiljaocu na pismu, pogotovo ako vidite da je dobro obavio posao. Sjećate li se kada su nas sve kao djecu učili “magijskim” riječima? Ne zaboravimo ih, uprkos činjenici da smo već odrasli.

Ostanite mirni, čak i ako je stvar izuzetno hitna i važna. Nervoza i prijekori definitivno neće dovesti do ničega dobrog.

Započnite i završite svoje pismo uobičajenim frazama. Stepen formalnosti zavisiće od toga s kim se dopisujete. Ako je ovo vaš šef ili samo službeno lice, nemojte koristiti "Zdravo", "Ćao" ili "Poljubac". I obrnuto, ako pišete kolegi ili prijatelju, možete bez tradicionalnog „S poštovanjem“.

Ne čitaš tekst

Greške mogu pokvariti cijeli utisak, pa pažljivo pročitajte napisano pismo, po mogućnosti nekoliko puta. Sumnja u pravopis ili sintaksi - idite na Gramotu.ru. Bolje je sedam puta izmjeriti, odnosno provjeriti, nego se kasnije izviniti za greške u kucanju i dokazati da ste zapravo pismeni.

I usput: ako se bojite da slučajno pošaljete nedovršeno pismo, prvo napišite cijeli tekst u cijelosti, a tek onda upišite adresu primatelja.

Ne stavljate prave ljude u kopiju pisma

Hajde da shvatimo ko uopšte može da primi vaše pismo. Polje Prima je primarni primalac. Polje "CC" je osoba koja će primiti kopiju. On se ne odnosi direktno na temu o kojoj se raspravlja, ali želi ili bi trebao biti svjestan. Polje "Bcc" su skriveni primaoci. Vi ih dodajete, ali ih primarni primalac ne vidi. I ovdje morate biti oprezni: možete pomiješati Cc i Bcc, a onda će primalac pomisliti da ga špijuniraju.

Imajte na umu da je važno da neki ljudi budu svjesni šta se dešava. Ne želite da slušate prigovore na temu „Kako me ne biste dodali u kopiju ?! Radio sam na ovom projektu dva mjeseca!” Ako ste u nedoumici, dodajte sve koji imaju bilo kakve veze s tim pitanjem. Možda neće svi biti sretni što su ometeni, ali neće biti pritužbi na vas.

Vjerovatno ste to već primijetiliprilikom primanja pisama od nekih autorau odeljku "za" nalazi se lista od nekoliko desetina mejlova različitih ljudi. Štaviše, ni vi ni ovi ljudi niste dali saglasnost na činjenicu da su ovi mejlovi „razotkriveni“. Naravno, jedan od primalaca će otkazati pretplatu na ovu e-poštu (svi smo umorni od priliva neželjene pošte na naše mailove). Ali jedno je sigurno - svi će primaoci tretirati autora mailing liste kao neprofesionalnu osobu. I malo je vjerovatno da će pristati da prihvate njegov prijedlog.

Kako to učiniti, da ne pošaljete pismo svakom primaocu posebno i da pritom "ne blistate svi pred svima"?
Gotovo svaka poštanska usluga vam to dozvoljava.

Razmotrimo ovu mogućnost na primjeru najpopularnijeg emaila za poslovnu poštu gmail.com

Obično koristite prozor za pisanje da biste poslali pismo. Klikom na njega vidite novi prozor "Nova poruka" u koji ubacujete sve što vam je potrebno za kreiranje i slanje samog pisma.

U prozoru "Primaoci" obično ubacujemo e-poštu naših primalaca.

Kopija znači "tačna kopija". Ovo polje se koristi kada samo želite da pošaljete e-poštu nekome ko nije primarni primalac. Na ovaj način možete držati osobu u toku, a istovremeno joj dati do znanja da ne mora odgovarati na e-poštu. Ali svi primaoci ovog pisma vide jedni druge adrese (pa čak i imena).

Bcc, s druge strane, znači "tačna skrivena kopija". Radi isto kao i Cc, ali ovo polje skriva sve adrese primatelja.

Stoga je korištenje ovog polja jedan od najboljih načina za slanje e-pošte velikom broju ljudi i očuvanje privatnosti. Dakle, nemojte kvariti odnos s njima. Koristeći ovu funkciju, možete umetnuti do 30 e-poruka. A to znači da jednim klikom na dugme možete poslati ovo pismo do 30 primalaca odjednom, bez prikazivanja njihove e-pošte.

I, ako je potrebno, možete umetnuti sliku u tijelo slova ( 4 ) ili priložite fajl ( 5 ).

Upravo ova pošta daje maksimalan broj mogućnosti za uređivanje.

Slično tome, možete poslati pismo nekoliko primalaca u isto vrijeme poštom yandex.ru.

Samo je manje mogućnosti za uređivanje teksta pisma na ovom mailu. Stoga ću pokazati samo proceduru slanja pisama.

Kliknite na "Write", a zatim u prozor "To" ( 1 ) zalijepite email adresu prvog primatelja, a zatim odaberite funkciju "Kopiraj" ( 2 ) ili Bcc ( 3 ). U zavisnosti od toga da li želite da svi primaoci vašeg pisma vide sve e-poruke ili zadržite svoje pravo na povjerljivost adresa, odaberite jednu od funkcija. Da biste svaki naredni email dodali na listu, morate kliknuti na dugme sa slikom muškarca sa znakom plus ispred sebe ( 4 ). Zatim možete odabrati svoje stalne primaoce sa padajuće liste ili ručno uneti njihove e-mailove.

Slike se mogu preuzeti sa Yandex diska, a datoteke se takođe mogu priložiti, kao i obično.

Kliknite na dugme "Napiši", pojavljuje se prozor u kojem, kada kliknete mišem u prozoru "Za" ( 1 ), pojavljuje se padajuća lista sa listom vaših stalnih primalaca ( 2 ). Sa ove liste možete izabrati šta želite. Ili jednostavno zalijepite željeni email odredište ručno.

Tamara Vorotyntseva - Direktor razvoja kompanije za obuku "BUSINESS PARTNER" (Moskva). Praktični poslovni trener, autor knjige „Izgradnja sistema obuke kadrova“ i publikacija u poslovnim publikacijama u Rusiji, Kazahstanu i Ukrajini. Kreator Internet mailing liste: "E-mail korespondencija u poslovanju" na serveru subscribe.ru! Knjiga je praktičan vodič za poslovne ljude koji se aktivno dopisuju sa klijentima i partnerima. Predstavlja alate koji će pomoći da elektronska komunikacija bude efikasna, optimalna u smislu vremena i rezultata, te maksimalno usklađena sa pravilima i propisima usvojenim u savremenoj poslovnoj zajednici. Autor daje praktične savjete, ilustruje svoja zapažanja slučajevima iz stvarnog života i donosi argumentirane zaključke. Tekst knjige obiluje prepoznatljivim primjerima prave poslovne korespondencije. Autor iznosi svoja zapažanja, tehnike, „trikove“ koji mogu značajno uticati na efikasnost i efektivnost poslovnog emaila. Ako ste poslovna osoba i važno vam je da pišete brzo, sažeto, kompetentno, u skladu sa pravilima dobrog poslovnog tona, ova knjiga će postati vaš pouzdan pomoćnik.

knjiga:

Kada radite sa poljima "To" ("To"), "Copy" ("CC"), "Bcc" ("BC"), zapamtite da je ovo važan dio e-pošte koji utiče na dalje radnje učesnika u prepisci.

"Kome" ("Ono"). Ovo polje sadrži adresu primaoca kome je pismo direktno upućeno i informacije sadržane u njemu. Od glavnog primaoca, autor pisma čeka odgovor. Ako su u ovo polje postavljena dva primaoca, onda autor pisma čeka odgovor od svakog ili jednog od njih (imajte to na umu ako se vaše ime nalazi na listi primalaca). Istovremeno (ako ste pošiljalac), imajte na umu da nije preporučljivo uključiti više od jednog primaoca u polje „Za“ („Prima“). Pismo poslano nekoliko primalaca možda neće dobiti jedan odgovor, jer će svi misliti da će drugi odgovoriti.

Ako je pismo naslovljeno na vas, ali sadrži druge primaoce u kopiji, obavezno koristite dugme "Odgovori SVIMA" kada odgovarate! Ovo će sačuvati krug adresata koje je naveo inicijator korespondencije.

"Kopiraj" ("Ss"). AT u ovo polje unesite adrese primalaca koji bi, po vašem mišljenju, trebali biti upoznati sa prepiskom po ovom pitanju. Ovi primaoci primaju informacije samo "za informacije". Primalac u kopiji obično ne mora odgovoriti na pismo, ali to može učiniti ako je potrebno.

BILJEŠKA. VAŽNO JE!

Ako se vaše ime nalazi u polju "Kopija" ("CC"), onda kada ulazite u prepisku, zapamtite da postoje situacije kada je izuzetno važno biti ljubazan. Koristite fraze: "Dozvolite mi da se pridružim diskusiji", ili "Dozvolite mi da se pridružim vašem dijalogu", ili "Dozvolite mi da izrazim svoje mišljenje".

"Bcc" ("Bcc"). Ovo polje u nekim kompanijama je zabranjeno za upotrebu, jer je alat koji je u suprotnosti sa etičkim standardima komunikacije. Svrha ovog polja je da pozove primaoca da postane "tajni svjedok".

Ako je u vašoj poslovnoj praksi uobičajeno da koristite ovu oblast na poslu, razmotrite sljedeće. Primalac u "slepoj kopiji" ostaje nevidljiv za glavnog primaoca i za primaoce u kopiji. Ponekad je korisno da pošiljalac i "tajni primalac" imaju preliminarni dogovor (ili naknadnu svijest) o razlozima i svrsi ovog načina obavještavanja.

BILJEŠKA. VAŽNO JE!

"Skriveni" primalac apsolutno ne bi trebao ulaziti u prepisku iz ovog polja.

Šta je e-pošta? U današnjem poslovnom svijetu ovo je:

• Tvoje lice. Uz pomoć e-pošte možete stvoriti pozitivnu sliku u očima druge strane ili pokvariti prvi utisak.
• Vaš radni alat. Mnogo komunikacije s vanjskim svijetom odvija se putem e-pošte. Stoga, ako dobro vladate ovim alatom, možete sebi znatno olakšati život.
• Moćna distrakcija. Vanjski svijet pokušava da vas uhvati, odvrati i odvede na krivi put putem e-pošte.

Sa ovih pozicija gledajte i na rad sa e-poštom. Počnimo jednostavno.

Dizajn slova

Koristim Mozilla Thunderbird mail klijent, pa ću koristiti njegov primjer. Kreirajmo novo slovo i idemo odozgo prema dolje kroz listu polja.

Kome. Kopiraj. Skrivena kopija

Možda neko ne zna, ali "Za" u Mozili se može promijeniti u "Cc" ili "Bcc".

• Kome: pišemo glavnog primaoca ili nekoliko primalaca odvojenih tačkom i zarezom.
• Kopiraj: pišemo nekome ko treba da pročita pismo, ali od koga ne očekujemo reakciju.
• Skrivena kopija: pišemo nekoga ko treba da pročita pismo, ali da ostane nepoznat ostalim primaocima pisma. Posebno je prikladno koristiti za masovno slanje poslovnih pisama, kao što su obavijesti.

Nije kako treba u masovnom slanju, navedite primaoce kroz polja "Cc" ili "To". Nekoliko puta godišnje dobijam pisma koja u polju "Cc" navode 50-90 primalaca. Došlo je do povrede privatnosti. Ne moraju svi vaši primaoci znati s kim još radite na sličnoj temi. Dobro je ako su to ljudi koji se poznaju. A ako na listi postoje konkurentske kompanije koje ne znaju jedna za drugu? U najmanju ruku, morate biti spremni na nepotrebna objašnjenja, a u najmanju ruku prekinuti saradnju sa jednim od njih. Nemojte to raditi na ovaj način.

Predmet pisma

Profesionalni servisi za slanje pošte često pišu o važnosti teme (ponekad razumno) u svojim korporativnim blogovima. Ali tu je najčešće riječ o prodajnim pismima, gdje tema pisma rješava problem „treba otvoriti mejl“.

Razgovaramo o svakodnevnoj poslovnoj korespondenciji. Ovdje tema rješava problem "pismo i njegovog autora treba lako identificirati, a zatim pronaći." Štoviše, vaša marljivost će vam se vratiti u obliku karme brojnih odgovornih pisama, samo s prefiksima Re: ili fwd, među kojima ćete morati tražiti željeno slovo na temu.

Dvadeset pisama je obim jednodnevne prepiske srednjeg menadžera. O poduzetnicima i vlasnicima biznisa uopće ne govorim, njihov broj pisama ponekad prelazi 200 i više dnevno. pa još jednom: nemojte slati e-poruke s praznim naslovom.

Dakle, kako pravilno formulirati temu pisma?

Greška #1 : samo naziv kompanije u predmetu. Na primjer, "Nebo" i sve. Prvo, vjerovatno niste iz svoje kompanije koja komunicira sa ovom drugom stranom. Drugo, takva tema nema nikakvog smisla, jer se naziv vaše kompanije već vidi sa adrese. Treće, pogodite kako će izgledati vaše vlastito poštansko sanduče s ovim pristupom prepisci? Otprilike ovako.

Je li zgodno pretraživati ​​takve teme?

Greška #2 : blještavo, prodajni naslov. Odlično je ako znaš pisati takve naslove. Ali da li je prikladno koristiti ove vještine u poslovnoj korespondenciji? Zapamtite svrhu naslova poslovnog pisma: ne da proda, već da omogući identifikaciju i pretragu.

Tekst pisma

Postoji mnogo vodiča za pisanje tekstova za različite prilike. Na primjer, Maxim Ilyakhov, Alexander Amzin i drugi majstori riječi imaju puno korisnih informacija. Savjetujem vam da pročitate njihove članke barem kako biste poboljšali opću pismenost i poboljšali cjelokupni stil pisanog govora.

U procesu pisanja pisma moramo dosledno donositi nekoliko odluka.

Stvar ljubaznosti . Na početku pisma možete se zamutiti u ljubaznosti ili čak nježnosti u duhu „Dragi moj Rodja, već više od dva mjeseca nisam s tobom razgovarao pismeno, od čega sam i sam patio, a čak nisam ni spavao noć, razmišljanje.” Vrlo ljubazno i ​​veoma skupo, kako u smislu vremena za sastavljanje ovakvog uvoda, tako i u smislu vremena sagovornika da ga pročita. Prepiska je posao, sjećaš se? Ne pisanje epistolarnog žanra za takmičenje i ne pismo njegove majke Raskoljnikovu, već poslovnu prepisku.

Poštujemo svoje vrijeme i primaoca!

Predstaviti se i prisjetiti se okolnosti svog poznanstva ima smisla samo u prvom pismu poslanom nakon kratkotrajnog susreta na izložbi. Ako je ovo nastavak saradnje ili tekuće prepiske, u prvom slovu dana pišemo: “Zdravo Ivane”, u drugom i sljedećim: “Ivane, ...”.

Žalba . Uvijek me je brinulo pitanje kome se obratiti u pismu ako ima više primalaca. Nedavno sam napisao pismo naslovljeno na tri djevojke po imenu Anna. Bez imalo oklijevanja sam napisao "Zdravo, Ana" i nisam se kupao u parnom kupatilu. Ali to nije uvijek slučaj.

Šta ako ima tri ili čak sedam primalaca, a nemaju isto ime? Možete navesti poimence: "Dobar dan, Rodion, Pulherija, Avdotja i Pjotr ​​Petrovič." Ali to je dugo i treba vremena. Možete napisati: "Zdravo, kolege!".

Za sebe koristim pravilo da se imenom oslovljavam sa onim ko je u polju "Za". A onima koji su u kopiji ne kontaktirajte nikako. Ovo pravilo vam u isto vrijeme omogućava da preciznije odredite (jedan!) adresata pisma i svrhu ovog pisma.

Citiranje . Prepiska je često lanac pisama s pitanjima i odgovorima – jednom riječju, dijalog. Smatra se dobrom formom da ne brišete istoriju dopisivanja i napišete svoj odgovor na vrhu citiranog teksta, tako da kada se vratite na ovu prepisku za nedelju dana, lako možete pročitati dijalog od vrha do dna po silaznim datumima.

Iz nekog razloga, zadana postavka u Mozilli je "Postavi kursor nakon citiranog teksta." Preporučujem da ga promijenite u meniju "Alati" → "Opcije računa" → "Kompilacija i adresiranje". Mora da je tako.

Svrha pisma . Poslovna pisma su dvije vrste:

• kada jednostavno obavestimo sagovornika (na primer, izveštaj o obavljenom radu za mesec);
• i kada želimo nešto od sagovornika. Na primjer, tako da pristane na priloženi račun za plaćanje.

Po pravilu je mnogo više podsticajnih pisama nego prijavnih. Ako želimo nešto da postignemo od sagovornika, veoma je važno da to kažemo pismom u otvorenom tekstu. Poziv na akciju treba da prati ime i da bude poslednja rečenica pisma.

Nije kako treba : "Porfirije Petroviču, znam ko je ubio staricu."

Ispravno : "Porfirije Petroviču, ja sam ubio staricu, postupite po mom hapšenju, umoran sam od patnje!"

Zašto bi dopisnik mislio umjesto vas šta da radi sa ovim pismom? Na kraju krajeva, može donijeti pogrešnu odluku.

Potpis u tekstu . Mora biti. Štaviše, svi klijenti e-pošte omogućavaju vam da postavite automatsku zamjenu potpisa, na primjer, klasični "S poštovanjem, ...". U Mozili se to radi u meniju "Alati" → "Opcije naloga".

Pisati ili ne pisati kontakte u potpisu je lična stvar svakoga. Ali ako ste nekako povezani sa prodajom - obavezno napišite. Čak i ako se transakcija ne izvrši na osnovu rezultata komunikacije, ubuduće ćete biti lako pronađeni koristeći kontakte iz potpisa.

Konačno, još jedna karakteristika tijela pisma za one sagovornike koji ne vole (ne mogu, ne žele, nemaju vremena) da odgovaraju na vaša pisma. Navedite zadanu vrijednost u tekstu pisma. Na primjer, „Porfirije Petroviču, ako ne dođete da me uhapsite prije 12:00 u petak, smatram da sam amnestiran.“ Naravno, rok mora biti realan (nemojte slati tekst iz primjera u petak u 11:50). Primalac mora biti fizički sposoban da pročita i odluči o vašem pismu. Takvo "ćutanje" oslobađa vas odgovornosti za neodgovaranje sagovornika. Kao i uvijek, korištenju ovog čipa mora se pristupiti mudro. Ako osoba odgovara na vaša pisma na vrijeme i redovno, takav ultimatum može, ako ga ne uvrijediti, onda malo napregnuti ili dovesti do odluke da ne odgovara na pismo odmah, već da vas natjera da čekate petak.

Prilozi

Pisma često dolaze s prilozima: životopisi, komercijalne ponude, procjene, rasporedi, skenirani dokumenti - vrlo zgodan alat i ujedno izvor popularnih grešaka.

Greška : Ogromna veličina ulaganja. Često primamo e-poruke s prilozima veličine do 20 MB. U pravilu se radi o skeniranju nekih dokumenata u TIFF formatu, rezolucije 600dpi. Program za poštu dopisnika će gotovo sigurno visjeti nekoliko minuta u uzaludnim pokušajima preuzimanja pregleda ovog priloga. I ne daj Bože da primalac pokuša pročitati ovo pismo na pametnom telefonu ...

Lično, takva pisma odmah brišem. Ne želite da vaša e-pošta završi u smeću prije nego što je pročitana? Kontrolirajte veličinu priloga. Preporučuje se da ne bude veći od 3 MB.

Šta ako premaši?

• Pokušajte ponovo konfigurirati svoj skener za drugačiji format i rezoluciju. Na primjer, u PDF-u i 300dpi dobijaju se prilično čitljivi skenovi.
• Razmislite o programima kao što su WinRar arhivator ili 7zip. Neki fajlovi se savršeno kompresuju.
• Šta ako je prilog ogroman i ne možete ga komprimirati? Na primjer, skoro prazna računovodstvena baza podataka teška je 900 MB. U pomoć će priskočiti Cloud skladišta informacija: Dropbox, Google Drive i slično. Neke usluge, kao što je Mail.ru, automatski pretvaraju ogromne priloge u veze za skladištenje u oblaku. Ali više volim da sam upravljam svojim informacijama pohranjenim u oblaku, tako da ne pozdravljam automatizaciju od Mail.ru.

I još jedna ne baš očigledna preporuka o investicijama - njihova ime . Mora biti razumljivo i prihvatljivo primaocu. Jednom smo u kompaniji pripremali komercijalnu ponudu upućenu ... neka to bude Fjodor Mihajlovič Dostojevski. Dobio sam pismo od direktora sa nacrtom CP na odobrenje, au prilogu je bio fajl pod nazivom "DlyaFedi.docx". Sa menadžerom koji mi je ovo poslao, vođen je dijalog sledećeg sadržaja:

Poštovani upravniče, da li ste lično spremni da priđete ovoj uvaženoj osobi i nazovete ga Fjodor u lice?

Nekako ne, poštovana osoba, svi ga zovu imenom i patronimom.

Zašto ste prilog nazvali “Za Fedija”? Ako mu ga odmah pošaljem, mislite li da će kupiti sjekire kod nas u ovoj KP?

Hteo sam da preimenujem...

Zašto pripremati tempiranu bombu - odbijanje potencijalnog klijenta - ili stvarati dodatni posao za sebe preimenovanjem datoteke? Zašto ne biste odmah ispravno nazvali prilog: "Za Fedora Mihajloviča.docx" ili još bolje - "KP_Sky_Axes.docx".

Dakle, sa e-poštom kao "licem" manje-više sređeno. Pređimo na e-poštu kao alat za produktivnost i razgovarajmo o tome kako odvlači pažnju.

Rad sa slovima

E-pošta je moćna distrakcija. Kao i kod svake ometanja, pošta se mora rješavati pooštravanjem pravila i primjenom rasporeda rada.

U najmanju ruku, trebate isključiti SVA obavještenja putem pošte. Ako je mail klijent konfiguriran po defaultu, bit ćete obaviješteni zvučnim signalom, ikona pored sata će treptati i prikazat će se pregled pisma. Jednom riječju, učinit će sve da vas prvo otrgnu od mukotrpnog rada, a zatim strmoglave u ponor nepročitanih pisama i nepregledanih mailova - minus sat-dva života.

Za neke, moćna snaga volje omogućava vam da vas ne ometaju obavijesti, a za obične je bolje da ne iskušavaju sudbinu i ne isključuju ih. U Mozilla Thunderbirdu, to se radi preko menija "Alati" → "Postavke" → "Opšte" → "Kada se pojave nove poruke".

Ako nema obavještenja, kako razumjeti da je pismo stiglo?

Veoma jednostavno. Vi sami, svjesno, izdvajate vrijeme za raščlanjivanje pošte, otvarate svoj mail klijent i vidite sve nepročitane poruke. To se može učiniti dva puta dnevno, na primjer u vrijeme ručka i uveče, ili tokom prisilnog zastoja, na primjer, u saobraćajnim gužvama.

Ljudi često pitaju, šta je sa vremenom odgovora i hitnim e-porukama? Odgovaram: nemate hitna pisma na mail. Osim ako ne radite u odjelu korisničke podrške (takvo odjeljenje ima svoja pravila za rad s poštom).

Ako postoje hitna pisma, pošiljalac će vas o tome obavijestiti putem drugih kanala - telefona, SMS-a, Skypea. Tada ćete svjesno ući u mail klijent i obraditi hitnu poštu. Svi gurui upravljanja vremenom (na primjer, Gleb Arkhangelsky sa svojim "Time Drive") proglašavaju standard za odgovaranje na e-poštu do 24 sata. Ovo je normalno pravilo dobre forme - ne očekujte trenutne odgovore od sagovornika putem mejla. Ako postoji hitno pismo, obavijestite o tome putem bržih kanala komunikacije.

Dakle, isključili smo obavještenja i sada uključujemo mail klijent prema našem rasporedu.

Šta da radimo kada smo ušli u poštu i uključili se u aktivnost koja se zove "parsing email"? Gdje je početak i kraj ovog rada?

Čuo sam dosta o sistemu zero inboxa, ali, nažalost, nisam sreo nijednu osobu koja ga koristi. Morao sam ponovo da izmislim točak. Na Lifehackeru postoje članci na ovu temu. Na primjer, " ". U nastavku ću govoriti o nultom inbox sistemu u svojoj interpretaciji. Bit ću zahvalan ako će GTD gurui biti navedeni u komentarima, dopuniti ili poboljšati opisani sistem.

Važno je razumjeti i prihvatiti da e-pošta nije planer zadataka ili arhiva vaših aktivnosti. Prema tome, folder Inbox bi uvijek trebao biti prazan. Ako ste se bavili analizom inboxa, nemojte stati i ništa vas ne ometa dok ne ispraznite ovaj folder.

Šta raditi sa mejlovima u inboxu? Morate proći kroz svako slovo uzastopno i izbrisati ga. Da, samo odaberite i pritisnite Delete na tastaturi. Ako se ne možete natjerati da izbrišete e-poštu, morat ćete donijeti odluku o tome šta ćete s njom.

1. Možete li odgovoriti za tri minuta? Da li je potrebno odgovoriti? Da, hoćete, a odgovor će trajati najviše tri minute, a zatim odgovorite odmah.
2. Morate odgovoriti, ali priprema odgovora će trajati više od tri minute. Ako koristite planer zadataka koji vam omogućava da pretvorite e-poštu u zadatak, pretvorite svoju e-poštu u zadatak i zaboravite na to na neko vrijeme. Na primjer, koristim apsolutno divnu uslugu Doit.im. Omogućava vam da generišete ličnu adresu e-pošte: prosledite joj pismo i ono se pretvara u zadatak. Ali ako nemate planer zadataka, premjestite slovo u podmapu "0_Run".
3. Nakon brzog odgovora na pismo, pretvaranja ga u zadatak ili samo čitanja, morate odlučiti što ćete sljedeće učiniti s ovom porukom: izbrisati je ili poslati u jednu od mapa na dugotrajno skladištenje.

Evo foldera za dugotrajno skladištenje koje imam.

• 0_Run. Ja nemam takav folder, ali ako nemate planer, ponavljam, ovdje možete dodati slova koja zahtijevaju detaljno proučavanje. Ovaj folder također treba redovno čistiti, ali uz promišljen pristup u vrijeme koje je za to posebno određeno.
• 1_Referenca Ovdje stavljam pisma sa pozadinskim informacijama: pisma dobrodošlice sa prijavama sa raznih web servisa, karte za nadolazeće letove i tako dalje.
• 2_Projekti. Ovdje je pohranjena arhiva korespondencije o partnerima i projektima sa kojima postoji trenutna veza. Naravno, postoji posebna fascikla za svaki projekat ili partnera. U fasciklu partnera stavljam pisma ne samo njegovih zaposlenih, već i pisma zaposlenih u "Nebu" povezanih sa ovim partnerom. Vrlo zgodno: ako je potrebno, sva korespondencija o projektu je pri ruci u nekoliko klikova.
• 3_Muzej. Evo bacam ona pisma koja je šteta obrisati, a koristi od njih nisu očigledne. Fascikle sa zatvorenim projektima iz "2_Projects" također migriraju ovdje. Jednom riječju, prvi kandidati za brisanje pohranjeni su u "Muzeju".
• 4_Dokumenti. Evo pisama sa elektronskim uzorcima dokumenata koji mogu biti korisni u budućnosti za računovodstvo, na primjer, akti pomirenja kupaca, karte za putovanja. Fascikla ima dosta zajedničkog sa fasciklama "2_Projects" i "1_Sprav", samo što čuva računovodstvene informacije, au folderu "2_Projects" - informacije o upravljanju. U "4_Documents" - mrtve informacije, au "2_Projects" - uživo.
• 5_Znanje. Ovdje stavljam samo zaista korisne poruke na koje se želim vratiti nakon nekog vremena radi inspiracije ili traženja rješenja.

Postoje i druge postavke klijenta pošte koje su važne za rad ovog sistema. Prvo, po defaultu, Thunderbird ima potvrdni okvir "Označi poruke kao pročitane". Radije to radim svjesno, tako da je zastava isključena! Da biste to uradili, idite na meni „Alati” → „Podešavanja” → „Napredno” → „Čitanje i prikaz”.

Drugo, koristimo filteri . Ranije sam aktivno koristio filtere koji su automatski prosljeđivali pisma u odgovarajuće mape na osnovu adrese pošiljaoca. Na primjer, pisma advokata su premeštena u fasciklu "Advokat". Ovaj pristup sam napustio iz nekoliko razloga. Prvo: pisma advokata u 99% slučajeva se odnose na projekat ili partnera, što znači da se moraju premestiti u fasciklu ovog partnera ili projekta. Drugo: odlučio sam da dodam svijest. Vi sami morate odlučiti gdje će se određeno pismo pohraniti, a zgodnije je tražiti neobrađene poruke samo na jednom mjestu - u inboxu. Sada koristim filtere samo za organiziranje automatskih redovnih pisama iz raznih sistema u foldere, odnosno pisma koja ne zahtijevaju od mene da donosim odluke. Filteri u Mozilla Thunderbirdu su konfigurisani u meniju "Alati" → "Filteri poruka".

Dakle, uz pravilan pristup, e-mail bi trebao trajati od 10 do 60 minuta dnevno, u zavisnosti od obima korespondencije.

Da, i još nešto. Jeste li već isključili obavještenja za nove e-mailove? ;)

Pišete li poslovna pisma na engleskom svaki dan? Ili samo učite osnove službenog dopisivanja na kursevima poslovnog engleskog? Naša zbirka korisnih fraza i izraza naučit će vas kako da napišete prava poslovna pisma na engleskom i pomoći će vam da diverzificirate svoj govor.

Zahvaljujući poslovnom bontonu, opšte je poznato pozdraviti kupce na početku pisma i pozdraviti se na kraju. Da li problem počinje pri pisanju tijela pisma? Kako, na primjer, reći kupcima da teret kasni, ili kako nagovijestiti da bi bilo lijepo dobiti novac za pružene usluge? Sve se to može ispravno ispričati ako koristite prave „praznine“ za različite situacije. Sa takvim "praznim delovima" pisanje slova će biti lak i ugodan zadatak.

Početak pisma ili kako započeti prepisku na engleskom

Na početku svakog poslovnog pisma, odmah nakon pozdrava, morate objasniti zašto ovo uopšte pišete. Možda želite nešto pojasniti, dobiti dodatne informacije ili, na primjer, ponuditi svoje usluge. Sljedeće fraze će pomoći u svemu:

• Pišemo - Pišemo ...

Za potvrdu... – potvrdite…
- zatražiti ... - zatražiti ...
- da vas obavijestim da ... - da vas obavijestim da ...
- zahtijevati o ... - saznati o ...

• Javljam Vam se iz sledećeg razloga... - Pišem Vam sa sledećom svrhom / Pišem Vam u cilju ...
• Zanimalo bi me (primanje/dobivanje informacija) - zanimalo bi me (pribavljanje/dobivanje informacija)

Uspostavljanje kontakata ili kako reći sagovorniku kako znate za njega

Ponekad je vrijedno podsjetiti poslovnog partnera kada i kako ste se posljednji put vidjeli ili razgovarali o saradnji. Možda ste prije nekoliko mjeseci već napisali poslovno pismo na ovu temu, ili ste se možda sreli na konferenciji prije tjedan dana i tada ste već počeli pregovarati.

• Hvala vam na pismu u vezi ... - Hvala vam na pismu u vezi ....
• Hvala vam na pismu od 30. maja. - Hvala vam na pismu od 30. maja.
• Kao odgovor na Vaš zahtjev, ... - Kao odgovor na Vaš zahtjev ..
• Hvala što ste nas kontaktirali. Hvala što ste nam pisali.
• Povodom našeg razgovora u utorak... - Vezano za naš razgovor u utorak...
• U vezi sa vašim nedavnim pismom - Što se tiče pisma koje ste nedavno primili...
• Bilo mi je zadovoljstvo upoznati vas u New Yorku prošle sedmice. – Bilo mi je zadovoljstvo upoznati vas u Njujorku prošle nedelje.
• Želeo bih samo da potvrdim glavne tačke o kojima smo juče razgovarali - želeo bih da potvrdim glavne tačke o kojima smo juče razgovarali.

Izražavanje zahtjeva ili kako taktično pitati sagovornika na engleskom

U poslovnim pismima ponekad morate nešto tražiti od partnera. Ponekad vam je potrebna odgoda, a ponekad i dodatni uzorci materijala. Da bi se sve ovo izrazilo na poslovnom engleskom, postoje dobro uhodane fraze.

• Bili bismo vam zahvalni ako biste ... - Bili bismo veoma zahvalni ako ...
• Možete li mi, molim vas, poslati / reći nam / dozvoliti nam...
• Bilo bi od pomoći kada biste nam poslali... - Mnogo bi nam pomoglo da nam pošaljete...
• Cijenio bih vašu trenutnu pažnju ovom pitanju. Biću vam zahvalan na brzoj pažnji po ovom pitanju.
• Bili bismo zahvalni ako biste mogli... - Bili bismo zahvalni kada biste mogli...

Žalbe na engleskom ili kako da jasno kažete da niste zadovoljni

Nažalost, često se dešava da nam se nešto ne sviđa. Ali kada pišemo poslovna pisma, ne možemo dati oduška osjećajima i direktno testirati šta mislimo o kompaniji i njenim uslugama. Morate koristiti poslovni engleski i pažljivo izraziti svoje nezadovoljstvo. Na taj način možemo zadržati poslovnog partnera i pustiti malo pare. Standardne fraze poslovne korespondencije koje će pomoći u tome:

• Pišem da se žalim na...
• Pišem da izrazim svoje nezadovoljstvo...
• Bojim se da može doći do nesporazuma...
• Razumijem da nije tvoja krivica, ali... - Razumijem da ovo nije tvoja krivica, ali...
• Želimo da vam skrenemo pažnju na ... . Skrećemo vam pažnju na

Kako prenijeti dobre ili loše vijesti poslovnim pismima na engleskom

U poslovnoj korespondenciji često se dešava da moramo uznemiriti kupce. Vrijedi to učiniti graciozno kako ne biste još više naljutili partnera.

Loše vijesti

• Bojim se da moram da vas obavestim da...
• Nažalost ne možemo / nismo u mogućnosti...
• Sa žaljenjem vas obaveštavamo da ... - Sa žaljenjem vas obaveštavamo da...
• Bojim se da ne bi bilo moguće... - Bojim se da će biti nemoguće...
• Nakon ozbiljnog razmatranja odlučili smo da ...- Nakon ozbiljnog razmatranja, odlučili smo da...

Dobre vijesti

Srećom, ponekad sve prođe dobro, a mi možemo obradovati naše kupce dobrim vijestima.

• Zadovoljstvo nam je objaviti da ... - Zadovoljstvo nam je objaviti da ...
• Zadovoljstvo nam je objaviti da ... - Zadovoljstvo nam je objaviti da ...
• Sa zadovoljstvom vas obavještavam da..
• Biće vam drago da saznate da ... - Biće vam drago kada saznate da ...

Izvinjenja ili kako ne naljutiti klijenta još više

Naravno, u poslovanju često dolazi do preklapanja. I morate se izviniti za njih. Budite ljubazni, uđite u poziciju sagovornika. Zapamtite, bolje je nekoliko puta se izviniti nego izgubiti vrijednog kupca.

• Žao mi je zbog bilo kakve neugodnosti uzrokovane... Žao nam je zbog bilo kakve neugodnosti uzrokovane...
• Molimo Vas da prihvatite naše iskreno izvinjenje. Molimo Vas da prihvatite naše iskreno izvinjenje.
• Izvinjavam se zbog kašnjenja/neprilike...
• Još jednom, prihvatite moje izvinjenje za... - Još jednom, prihvatite moje izvinjenje za...

Novac ili kako da pokažete partneru da je vrijeme za plaćanje

Ponekad želite da napišete u čistom tekstu da je vrijeme za plaćanje. Ali u poslovnoj korespondenciji to ne možete učiniti. Umjesto toga, treba koristiti mekše konstrukcije iza kojih stoji isto teško pitanje.

• Prema našoj evidenciji ... - Prema našoj evidenciji ...
• Naša evidencija pokazuje da još nismo primili uplatu...
• Bili bismo vam zahvalni ako počistite svoj račun u narednim danima. “Bili bismo vam zahvalni ako biste ih isplatili u narednih nekoliko dana.
• Molimo pošaljite uplatu što je prije moguće/promptno - Molimo pošaljite nam uplatu što je prije moguće.

Ljubaznost u dopisivanju ili kako nagovijestiti nove sastanke

Nije neophodno u potpunosti se oprostiti od poslovnih partnera. Čak i nakon završetka projekta, bolje je zadržati odnos za sljedeće narudžbe.

Vidimo se kasnije

Na kraju poslovnih pisama na engleskom često će biti prikladno podsjetiti partnera između redova kada sljedeći put od njega očekujete informaciju.

• Jedva čekam da se vidimo sljedeće sedmice. – Radujemo se našem sastanku sljedeće sedmice
• Radujemo se vašim komentarima, - Radujemo se vašim komentarima.
• Radujem se susretu na (datum). - Radujem se našem susretu sa vama (datum).
• Raniji odgovor bi bio zahvalan. – Cijenit ću vaš brz odgovor

Vidimo se

Nakon uspješne narudžbe, vrijedi napisati malo pismo kupcu na engleskom jeziku, rekavši da niste protiv novog projekta s njim.

• Bio bih sretan da ponovo imam priliku da radim sa vašom firmom. „Radujem se prilici da ponovo radim sa vašom firmom.
• Radujemo se uspješnom poslovnom odnosu u budućnosti. Radujemo se uspješnom poslovnom odnosu u budućnosti.
• Biće nam zadovoljstvo poslovati sa Vašom kompanijom. Rado ćemo poslovati sa Vašom kompanijom.

Naravno, poslovni engleski nije uvijek lak. Srećom, naš izbor poslovnih fraza trebao bi vam znatno olakšati zadatak. Sada će vam trebati mnogo manje vremena da napišete pismo. Zato odaberite prave fraze, dopunite svojim podacima i obradujte svog šefa prekrasnim poslovnim pismima na engleskom.

Shutikova Anna