Электронная почта работа с ней. Электронная почта. Правило двух минут

Электронная почта остается одним из основных инструментов деловой (и не только) коммуникации в цифровую эпоху. И, поскольку работа с ней может занимать значительную часть трудового дня, очень важно организовать ее эффективно. Как это сделать? Воспользуйтесь следующими универсальными советами, отшлифуйте их под свои задачи и , повышая свою продуктивность.

Изучите функционал

Большинство современных почтовиков имеют достаточно гибкие и детальные настройки, позволяющие выйти за рамки привычной отправки/получения писем. Если точнее – помогают сделать использование намного удобнее и значительно расширить функционал. Например, в настройках Gmail есть возможность включить горячие клавиши, что упрощает работу и сохраняет время. Но многими они не применяются, зачастую по незнанию. Поэтому оптимизацию работы с электронной почтой стоит начинать именно со знакомства с функционалом сервиса.

Режим и частота работы

Создайте индивидуальный режим работы с почтой и следуйте ему. Лучше это делать с утра (а также перед завершением трудового дня), но начинать стоит не с проверки писем, а с выполнения какого-то приоритетного задания или . Время на чтение и отправку e-mail нужно ограничить и стараться придерживаться этих рамок. После завершения – закрывайте клиент и не возвращайтесь к нему, проверяя новые входящие. Работая с почтой, занимайтесь только ею, не отвлекайтесь на другие задачи. Также помните, что серфинг по ссылкам из e-mail легко может превратить процесс обработки в ловушку времени. Поэтому часто рекомендуют при работе с почтой использовать специальные почтовые клиенты (например, Outlook).

Используйте разные почты

Лучше иметь несколько электронных ящиков для разных целей. Используйте несколько адресов для рабочей и личной переписки, для регистрации на сайтах и подписок на рассылки интересующих вас материалов. Это правильно с точки зрения цифровой безопасности и станет первичным фильтром писем, который позволит при работе сосредоточиться именно на нужной корреспонденции.

Что при этом также важно – обрабатывать почту с разных адресов можно в одном сервисе, не переключаясь между разными почтовиками. К примеру, в Gmail есть возможность настроить переадресацию с других почтовых ящиков. Присвойте им соответствующие ярлыки и обрабатывайте в выделенное для каждого время.

Оптимизируйте работу с почтой

Вот конкретные шаги:

1. Фильтруйте письма, создавая разные папки . Разбивайте входящие на папки в зависимости от целей и задач, которые стоят перед вами, а также от требуемых действий. Обрабатывайте сразу те письма, ответ на которые займет у вас не больше пары минут. Заведите специальную папку для писем, ответить на которые необходимо позже и выработайте график работы с ней.
2. Используйте шаблоны. Подпись с контактными данными можно настроить функционалом самого почтового ящика. Если вы рассылаете много однотипных сообщений – напишите для них шаблоны и просто копируйте их в будущем. Также существуют программы, позволяющие создавать и в дальнейшей работе на компьютере использовать сниппеты – специальные сокращения и аббревиатуры, вводя которые, вы получаете ранее присвоенный им текст. Они также способствуют экономии времени и повышают удобство.
3. Отмечайте важные письма соответствующими маркерами. Это упростит навигацию и сделает работу более структурированной.
4. Применяйте правило 5 предложений . Отвечая и составляя письма, будьте предельно кратки и ясны. Если это возможно – старайтесь уложиться в 5 предложений.
5. Используйте горячие клавиши . Возвращаемся к пункту номер 1. С помощью клавиатурных сокращений нет нужды отвлекаться на управление с помощью мыши. Запомните их и в глобальной перспективе вы сэкономите значительное количество времени.
6. Удаляйте и архивируйте . Большинство пользователей электронной почты после прочтения письма оставляют его во входящих. Но для тех, кто работает с огромным количеством входящей корреспонденции, такой подход будет не совсем эффективным. Лучше пользоваться правилом «1 e-mail = 1 действие». Оно значит, что после прочтения письма вы должны соответствующим образом на него отреагировать – ответить и архивировать, удалить, переместить в подходящую папку и ответить позже и т.п.
7. Пользуйтесь поиском . Почтовые сервисы имеют отличный встроенный поиск, благодаря которому, вы легко можете найти интересующее вас письмо по таким критериям как отправитель, тема, содержание, маркировка, прикрепленные файлы. Это значительно проще, чем вручную искать необходимый e-mail.
8. Не используйте мобильные версии и уведомления . Без надобности не устанавливайте оповещения и приложения почтовых сервисов на свой смартфон. Не стоит лишний раз , если работа с почтой для вас не является одним из основных инструментов, не носит массовый характер и не требует мгновенной реакции. Да и печатать с телефонной клавиатуры менее удобно.

Используйте органайзеры

Обрабатывая почту, держите наготове еженедельник/Google Календарь/To-Do List или любое другое подобное ПО и с писем в них. Таким образом лучше обрабатывать корреспонденцию с постановкой задач, а также содержащую информацию о встречах и мероприятиях. В итоге вы ничего не забудете, в нужное время получите уведомление и, кроме того, избавите себя от необходимости возвращаться к повторному чтению.

Выработайте с коллегами правила работы с электронной почтой

При переписке избегайте ненужной бюрократический возни. Если у вас есть вопрос, а человек, которому он адресован, находится в соседнем кабинете – зайдите и уточните ответ лично. Или позвоните. В целом – лучше всегда определять круг вопросов, решение которых требует отправки почты. В остальных случаях лучше не злоупотреблять возможностью, особенно в незначительных делах. Это позволит сэкономить время и усилия и вам, и тем, с кем вы работаете.

Электронная почта — это один из первых сервисов интернета, позволяющий обмениваться сообщениями или применительно к названию «электронная почта» — так называемыми электронными письмами. Сегодня уже мало кто пишет обычные письма – быстрее отправить письмо со своего электронного почтового ящика, которое дойдет до адресата практически мгновенно.

Электронная почта имеет несколько сленговых названий – емайл (от англ. Email), «мыло», электронка, мейл. Так же как и к обычной бумажной почте, здесь присутствуют такие термины как почтовый ящик, доставка, вложение, получение, отправка, написать письмо, адресат, отправитель и т.п. Можно сказать, что емайл во многом похожа на обыкновенную почту, с той лишь разницей, что письмо пишется не авторучкой, а набирается на клавиатуре компьютера, а почтовыми отделениями служат почтовые сервера, собирающими, сортирующими и отправляющими почту адресатам.

В данном разделе будут рассмотрены все аспекты работы с электронной почтой необходимые начинающему пользователю компьютера и интернета.

Электронная почта – это современное, доступное и быстрое средство коммуникации. Если до массового распространения сети интернет электронная переписка была уделом предприятий и организаций, то сейчас ей может воспользоваться практически каждый пользователь компьютера с доступом в интернет. Со временем сформировалась определенная культура использования электронной почты в виде простых правил ведения электронной переписки. Придерживаясь этих правил, вы […]

Вы получили электронную почту, и его отправитель ждет от вас ответ. Как сделать это правильно? Конечно, можно написать отправителю письмо с ответом, где можно указать, что это ответ на емэйл от такого-то числа и такой-то темы. Но правильней и проще будет воспользоваться специальной функцией почтового сервиса, которое так и называется – «Ответить». Давайте научимся правильно […]

Каждый активный пользователь интернета обязательно пользуется электронной почтой, потому что это очень удобно, быстро и просто. Для того, чтобы отправить электронную почту необходим почтовый ящик от вашего поставщика услуг интернета (провайдера) или зарегистрированный ящик на одном из популярных бесплатных почтовых сервисов — почта yandex.ru, почта mail.ru и gmail. Как завести почтовый ящик, рассмотрено в статье […]

Рано или поздно любому активному пользователю интернета придется завести свою электронную почту, т.к. без нее полноценное использование всех возможностей, которые предоставляет интернет, невозможно. Обойтись без электронного почтового ящика конечно можно в том случае, если сеть вам нужна только для просмотра новостей, просмотра прогноза погоды или программы телепередач, но для регистрации в каких-либо сервисах, форумах или […]

Мы делали первые шаги в освоении электронной почты: создали новый почтовый ящик. Теперь нам нужно научиться работать с почтовым ящиком плюс к этому Вы узнаете как настроить и научиться работать с программой для электронной почты Mozilla Thunderbird.

Входим в почтовый ящик

После создания нового почтового ящика нам нужно в него зайти. Для того чтобы зайти в Ваш ящик, перейдите по адресу: gmail.com

Видим уже знакомую нам картину: окно приглашения для ввода имя пользователя (логина) и пароля. Вводим эти данные. Имя пользователя и пароль мы создавали в

Если правильно ввели логин и пароль, то должен открыться Ваш почтовый ящик. Примерно так.

С левой стороны Вы видите список папок почтового ящика. Папки предназначены для сортировки писем. После открытия почтового ящика Вы сразу попадаете в папку «Входящие». Кроме нее есть еще папки «Отправленные», «Черновики» и другие. Кроме того Вы сами можете создавать папки и давать им имена по своему усмотрению. Находясь в любой из папок в центре окна Вы ведите содержимое папки. На рисунке видно, что в папке «Входящие» есть 4 письма. Для выхода из учетной записи гугл нужно нажать на силуэт в правом верхнем углу и в появившемся окне нажать «Выход».

Пишем письма.

Попробуем написать письмо и отправить его. Для того чтоб написать письмо, надо нажать на кнопку

Появится окно написания письма.

Сначала пишем адрес получателя, потом пишем тему письма(можно и без темы), пишем текст и отправляем. Внимательно проверьте адрес получателя. Если адрес введете неверно, письмо возвратится к Вам обратно в ящик.

Итак, я написал вот такое письмо и отправил его. Адрес получателя я указал свой собственный. То есть отправил письмо сам себе.

Заходим в папку «Входящие». Видим что пришло наше письмо.

Возле папки «Входящие» можно увидеть цифру 4 — это количество новых или непрочитанных писем. Также и возле других папок. На рисунке выделено наше письмо. Чтоб его открыть и прочитать, нужно нажать на нем.

Отправка писем с вложенными файлами

Кроме отправки простых писем можно также отправлять письма с вложениями. Допустим Вы хотите отправить кому-то фотографию или копию документа или архив с файлами и тому подобное. Для этого нужно сделать следующее:

создать новое письмо как мы уже научились, после этого нужно нажать на значок скрепки .

Появится окно выбора файла

Ищем на компьютере нужный нам файл, когда найдем, нажимаем два раза левой кнопкой мыши. Файл прикрепится к письму. Главное помнить, что файл не должен быть очень большим иначе к письму его не прикрепят. Но сначала надо попробовать прикрепить файл, получится — хорошо, не получится — тоже результат. После того как Вы прикрепите файл окно написания окна изменится

Нажимаем кнопку отправить и письмо будет отправлено.

Видим, что пришло письмо с вложенным файлом. Нажимаем на нем чтоб открыть и прочитать.

Программа для работы с электронной почтой.

Подведем небольшой итог того, что мы уже умеем:

— создавать новый почтовый ящик;

— создавать новое письмо;

— отправлять и принимать письма;

— отправлять письма с вложенными файлами.

Теперь давайте разберемся для чего нужна программа для работы с электронной почтой. Пользоваться такими программами удобно тем у кого есть больше чем один почтовый ящик. Вы просто указываете программе все ваши ящики, потом нажимаете кнопку доставить, ждете загрузки новых писем и спокойно читаете их не бегая от одного почтового сервиса к другому в Вашем браузере. Даже если у Вас есть только один почтовый ящик Вы тоже можете пользоваться программой для работы с электронной почтой.

Лично я уже очень давно пользуюсь программой Mozilla Thunderbird, что в переводе на русский значит буревестник. Очень хороший почтовик. Его можно установить как в Windows так и в Linux, к тому же программа бесплатная.

Сейчас предлагаю Вашему вниманию небольшую инструкцию по установке и настройке этой программы, а также расскажу как с ней работать.

Скачать такую программу можно совершенно бесплатно на .

После перехода на сайт почтовой программы нужно перейти в раздел выбора программы для определенного языка и системы.

После установки программы на Рабочем столе появится иконка программы .

Запускаем программу.

Окно программы разделено на три части: левая, верхняя и нижняя части. В левой части Вы видите все свои e-mail адреса(естественно те, которые прописали в программе для отправки/приема писем). В верхней части видим поступившие или отправленные письма, а в нижней части можно посмотреть содержание конкретного письма. Компоновка рабочих областей Mozilla Thunderbird очень похожа на компоновку в gmail.com. Вообще дизайн почтовых программ и онлайн сервисов электронной почты очень похожи один на другой. Если научитесь работать с одной программой, то в других точно не потеряетесь.

Для начала создадим в программе свою учетную запись и пропишем там созданный нами почтовый ящик gmail.

При первом запуске программы у Вас появится вот такое окно.

Электронная почта, или «e-mail», «мыло» - нынче в Сети для пользователя обязательный атрибут. Он используется для общения с друзьями и товарищами, ведения деловой переписки, для пересылки фото, видео и документов. А ещё электронный ящик требуется для регистрации аккаунта в социальных сетях, онлайн-играх, на сайтах и форумах.

Эта статья научит вас пользоваться электронной почтой и познакомит со всеми этапами создания учётной записи на .

Итак, давайте приступим! Даём гарантию - через 15-20 минут у вас будет собственный e-mail.

Выбор сервиса

Первым делом нужно определиться, на каком сервисе (сайте) вы хотите создать ящик. Стоит отметить, что в интернете огромнейшее количество веб-ресурсов, предлагающих посетителям создать свою электронную почту. Какие-то из них лучше, какие-то хуже в плане безопасности и удобств пользования.

Если хотите лично убедиться в разнообразии сервисов, наберите в поисковике «электронная почта». Как минимум, он вам представит сотню-другую почтовых онлайн-служб.

Но чтобы у вас не закружилась голова от изысканий и поисков, мы предлагаем вам выбрать один из ниже предложенных сервисов. Они единодушно признаны ИТ-специалистами и обычными пользователями лучшими в Сети. Так что вы ничем не рискуете. Напротив - получаете 100% гарантию пользовательского комфорта.

Служба от известной компании Yandex. Исправно и стабильно работает с 2000 года, то есть вот уже более 15 лет. Имеет надёжную защиту от спамщиков и злых хакеров, пытающихся выкрасть конфиденциальные данные из почтовых ящиков. Осуществляет проверку загружаемых файлов антивирусным модулем Dr.Web в автоматическом режиме. Поддерживает машинный перевод писем на различные иностранные языки и также переводит иностранные послания на русский. Всю информацию (письма) отправляет по зашифрованным каналам. Отлично функционирует как на компьютерах, ноутбуках, так и в мобильных устройствах (смартфонах, планшетах). Рекомендуется к использованию для тех, кто преимущественно пользуется Рунетом и активно ведёт переписку с русскоязычными пользователями.

Откройте в браузере главную страничку веб-сервиса - yandex.ru. А затем нажмите в правом верхнем углу «Завести почту».

Огромный веб-портал. Один из самых старых в Рунете, основан в 1998 году. Владельцу учётной записи предоставляет не только почтовый ящик, но и ещё доступ к разнообразным сервисам (игры, служба знакомств, видео, новости и т.д.). Наделён удобнейшим интерфейсом и мощным спам-фильтром. Лёгок в управлении. Однозначно понравится тем, кто неравнодушен к социальным сетям и желает активно вести переписку онлайн, просматривать разнообразный контент (фото, видео), кроме пользования e-mail.

Перейдите на страничку mail.ru и в левом верхнем блоке под полями для входа клацните ссылку «Регистрация в почте».

Gmail

«Заморский» сервис от компании Google. Имеет огромное количество пользовательских настроек и функций. Был запущен 1 апреля 2004 года. Надёжно защищён от стороннего вмешательства и взлома, поддерживает все популярные протоколы обмена данными. Оборудован удобной панелью управления. Умеет резервировать данные. Учётная запись на Gmail будет особенно полезна для тех, кто часто пользуется зарубежными веб-сервисами, а также другими службами Google (Карты, Новости, Play Market, Календарь и др.).

Наберите в адресной строке браузера - mail.google.com и нажмите «enter». На открывшейся страничке кликните по кнопке «Создать аккаунт».

Ну что определились с сервисом? Теперь самое время приступать к созданию учётной записи.

Регистрация аккаунта

Если вы не кликнули ссылку, указанную в обзоре сервиса, обязательно сделайте это (см. описания выше). Нам нужно перейти в регистрационную форму. Видите перед собой страницу с полями анкеты? Это то, что вам нужно в данный момент.

Правила регистрации почтового ящика на сервисах практически одинаковы, за исключением лишь некоторых нюансов. Следуйте этой инструкции, чтобы правильно ввести все необходимые данные.

1.В строках «Имя» и «Фамилия» вы можете указать как свои паспортные данные, так и псевдоним. Всё зависит от цели использования электронной почты - бизнес, развлечения, общение с друзьями.

2. Некоторые почтовые сервисы просят дополнительно указать место проживания, пол, дату рождения. В этих полях вы также можете по желанию указать достоверную информацию или вымышленную.

3. Логин - это ваш адрес ящика. Он обязательно должен быть уникальным. Хорошо продумайте его название. Для его составления можно использовать своё имя и фамилию, дату рождения.

Обратите внимание! Логин (адрес) желательно сохранять в полном формате во избежание путаницы. Например, если на Yandex, то логин будет выглядеть так: [email protected]. То есть - @.

4. Пароль - это символьный ключ для входа в почтовый ящик. Придумайте сложную комбинацию длиной в 10-15 символов из латинских букв и цифр.

Внимание! Запомните, а лучше сохраните в надёжном месте указанные в форме логин и пароль. Они необходимы для входа в ящик.

5. Телефон - в этой строке наберите номер своего мобильного. Используйте только действующий номер.

6. Проверьте правильность заполнения всех полей. Чтобы отправить заполненную форму на сервис, клацните кнопку «Зарегистрироваться». Обычно она расположена в самом низу страницы для регистрации.

Алгоритм верификации сводится к следующему:

• на мобильный отправляется СМС-ка с кодом;
• вы вводите этот код в специальную форму;
• отправляете на сервис;
• после успешного завершения процедуры телефон будет «прикреплён» к ящику и его можно будет использовать для восстановления доступа в случае потери пароля.

Как войти в ящик?

Итак, ящик зарегистрирован. Чтобы войти в него или авторизоваться, нужно выполнить следующие действия:

1. Перейти на сайт почтовой службы (например, yandex.ru).

2. В панели для входа ввести в отдельных полях логин и пароль, которые вы указывали в процессе регистрации ящика.

3. Нажать кнопку «Войти».

Как написать и отправить письмо?

Чтобы отправить послание кому-либо со своего e-mail, вам, конечно же, нужно знать адрес получателя - собеседника, делового партнёра, которому вы желаете отправить письмо. Убедитесь в том, что он у вас есть в полном формате - @.

2. В открывшейся форме, в специально отведенных полях, укажите полный адрес получателя (в Gmail эта строка называется «Кому»), тему письма и непосредственно сам текст письма.

Если требуется к посланию прикрепить файл, хранящийся на компьютере, воспользуйтесь кнопкой «скрепка». Однако учтите, что размер файлов, загружаемых таким способом, ограничен. В зависимости от сервиса его лимит составляет 10-50 Мб.

3. После оформления письма нажмите кнопку «Отправить». Письмо будет мгновенно доставлено адресату.

Осторожно, спам!

В процессе эксплуатации почтового ящика вам периодически будут приходить рекламные письма (спам) и прочие сомнительные сообщения. Если вы не знаете отправителя (указан незнакомый адрес) либо у вас вызывает подозрение название писем, ни в коем случае их не открывайте и уж тем более не запускайте файлы и интерактивные элементы, которые размещены в этих текстах. Таким образом многие взломщики пытаются заполучить e-mail доверчивых пользователей.

Отслеживать и удалять заблокированные спам-фильтром письма можно в специальной папке «Спам».

Как переслать большой файл?

Gmail

1. В профиле, вверху справа, щёлкните иконку «группа квадратов».
2. В открывшемся плиточном меню кликните «Диск».
3. На открывшейся страничке кликните меню «Мой диск». Выберите «Загрузить файлы… ».

1. Щёлкните в верхней панели «Облако».
2. В новой вкладке нажмите «Загрузить».

Яндекс. Почта

1. В горизонтальном меню (возле логотипа вверху страницы) клацните «Диск».
2. Нажмите кнопку «Загрузить».

После того как закачаете файл в хранилище, откройте к нему доступ для других пользователей и скопируйте ссылку на скачивание. Полученный URL отправьте адресату. Он вставит его в адресную строку браузера и скачает загруженный вами файл на свой компьютер.

Приятного и комфортного вам пользования почтовыми службами интернета!