Виды информационных технологий в управлении. Состав информационной технологии управления. Программа «1С: Электронный документооборот» предназначается для автоматизации процесса организации потоков документов, их обработки и хранения. Программа позволяет

· 3.5. Информационные технологии и системы управления

Качество управления определяется заданным критерием, правилами принятия решения и используемой информацией. То или иное состояние, в которое переходит предприятие при осуществлении своей деятельности на рынке, ставит перед менеджером соответствующие задачи и требует от него принятия адекватных решений. Эти решения могут касаться как изменения целей, стоящих перед организацией, так и способов их достижения. Это вызвано тем, что предприятие подвержено воздействию со стороны окружающей его среды, и вынуждено адаптироваться к ней с помощью обратных связей. Поэтому всякое управленческое решение есть результат отработки менеджером воздействий обратной связи. Принятие решений осуществляется, в основном, уполномоченными на это менеджерами, на основании анализа информации. Поэтому в основе управленческих технологий лежат процессы обработки информации (информационные технологии), и строящиеся на их основе процедуры принятия решений.

Информационные технологии управления

Целью информационной технологии управления является удовлетворение информационных потребностей всех без исключения сотрудников фирмы, имеющих дело с обработкой информации для принятия тех или иных управленческих решений. Она может быть полезна на любом уровне управления.

Эта технология ориентирована на работу в среде информационной системы управления и используется при малой структурированности решаемых задач, если их сравнивать с задачами, решаемыми с помощью информационной технологии обработки данных.

В большинстве случаев ИТ управления направлена на создание отчетов различных видов.

Виды отчетов

· регулярные отчеты создаются в соответствии с установленным графиком, определяющим время их создания, например месячный анализ выполнения производственного плана.

· специальные отчеты создаются по специальным запросам менеджеров или когда на предприятии произошло что-то незапланированное.

И те, и другие виды отчетов могут иметь форму суммирующих, сравнительных и чрезвычайных отчетов.

Формы отчетов

· суммирующие отчеты - данные объединены в отдельные группы, отсортированы и представлены в виде промежуточных и окончательных итогов по отдельным полям;

· сравнительные отчеты - содержат данные, полученные из различных источников или классифицированные по различным признакам и используемые для целей сравнения;

· чрезвычайные отчеты - содержат данные исключительного (чрезвычайного) характера.

Использование отчетов для поддержки управления оказывается особенно эффективным при реализации управления по отклонениям, которое предполагает, что главным содержанием получаемых менеджером данных должны являться отклонения состояния хозяйственной деятельности фирмы от некоторых установленных стандартов (например, от ее запланированного состояния). При использовании на фирме принципов управления по отклонениям к создаваемым отчетам предъявляются следующие требования.

Требования к отчетам

· отчет должен создаваться только тогда, когда отклонение произошло;

· сведения в отчете должны быть отсортированы по значению критического для данного отклонения показателя;

· все отклонения желательно показать вместе, чтобы менеджер мог уловить существующую между ними связь;

· в отчете необходимо показать количественное отклонение от нормы.

Основные компоненты информационной технологии управления показаны на рисунке.

· входная информация поступает из систем операционного уровня

· выходная информация формируется в виде управленческих отчетов в удобном для принятия решения виде

· содержимое базы данных при помощи соответствующего программного обеспечения преобразуется в периодические и специальные отчеты, поступающие к специалистам, участвующим в принятии решений в организации. База данных, используемая для получения указанной информации, должна состоять из двух элементов:

· данных, накапливаемых на основе оценки операций, проводимых фирмой;

· планов, стандартов, бюджетов и других нормативных документов, определяющих планируемое состояние объекта управления (подразделения фирмы).

Информационные системы управления (ИСУ)

ИС управления (ИСУ) – это особый класс аналитических систем, представляющих собой конечные решения для управленцев и аналитиков. Исторически сложилось так, что технологическая основа реализации таких систем существенно различается. Одни из них построены на современных аналитических инструментах, другие - с применением базовых информационных технологий. ИСУ подходят для удовлетворения сходных информационных потребностей работников различных функциональных подразделений или уровней управления предприятием. Поставляемая ими информация содержит сведения о прошлом, настоящем и вероятном: будущем. Эта информация имеет вид регулярных или специальных управленческих отчетов.

Чтобы легче ориентироваться в этих системах вводится 3 классификации

Классификация

· по виду решаемой задачи,

· по масштабу решаемой задачи,

· по технологическому построению.

Для принятия решений на уровне управленческого контроля информация должна быть представлена в агрегированном виде так, чтобы просматривались тенденции изменения данных, причины возникших отклонений и возможные решения. На этом этапе решаются следующие задачи обработки данных:

Задачи обработки данных

· оценка планируемого состояния объекта управления;

· оценка отклонений от планируемого состояния;

· выявление причин отклонений;

· анализ возможных решений и действий.

Информационная автоматизированная система управления (ИАСУ)

ИАСУ - это многоуровневые иерархические автоматизированные системы, которые обеспечивают комплексную автоматизацию управления на всех уровнях и охватывают весь цикл работ от проектирования до сбыта продукции. Предназначена для обеспечения эффективного функционирования управляемого объекта (системы) путем автоматизированного выполнения заданных функций. Степень автоматизации функций управления определяется производственной необходимостью и возможностями формализации процесса управления. Создание таких систем весьма затруднительно, поскольку требует системного подхода с позиций главной цели, например получения прибыли, завоевания рынка сбыта и т. д.

Основными классификационными признаками, определяющими вид ИАСУ, являются:

· сфера функционирования объекта - промышленность, строительство, транспорт, сельское хозяйство, непромышленная сфера и т.д.;

· вид управляемого процесса - технологический, организационный, экономический и др.;

· уровень в системе управления - государственный, отраслевой, промышленное, научное или торгово-производственное объединение, предприятие, производство, цех, участок, технологический агрегат или процесс.

Различают 6 основных типов ИАСУ, тип которых определяется целью, ресурсами, характером использования и предметной областью:

Типы информационных автоматизированных систем управления (ИАСУ)

Диалоговая система обработки запросов

(Transaction Processing System) - для реализации текущих, краткосрочных, тактического характера, часто рутинных и жестко структурируемых и формализуемых процедур, например, обработка накладных, ведомостей, бухгалтерских счетов, складских документов и т.д.

Система информационного обеспечения

(Information Provision System) - для подготовки информационных сообщений краткосрочного (обычно) использования тактического или стратегического характера, например, с использованием данных из базы данных и структурированных, формализованных процедур.

Система поддержки принятия решений

(Decision Support System) - для анализа (моделирования) реальной формализуемой ситуации, в которой менеджер должен принять некоторое решение, возможно, просчитав различные варианты потенциального поведения системы (варьируя параметры системы); такие системы используются как в краткосрочном, так и в долгосрочном управлении тактического или стратегического характера в автоматизированном режиме.

Интегрированная, программируемая система принятия решения

(Programmed Decision System) , предназначена для автоматического, в соответствии с программно реализованными в системе структурированными и формализованными критериями оценки и отбора (выбора) решений; используются как в краткосрочном, так и в долгосрочном управлении тактического (стратегического) характера.

Экспертные системы

(Expert System) - информационные консультирующие иили принимающие решения системы, основанные на структурированных, часто плохо формализуемых процедурах, использующих опыт, интуицию т.е. поддерживающие или моделирующие работу экспертов, интеллектуальные особенности; системы используются как в долгосрочном, так и в краткосрочном оперативном прогнозировании, управлении;

Интеллектуальные системы или системы, основанные на знаниях

(Knowleadge Based System) - системы поддержки задач принятия решения в сложных системах, где необходимо использование знаний в достаточно широком диапазоне, особенно, в плохо формализуемых и плохо структурируемых системах, нечетких системах и при нечетких критериях принятия решения; эти системы наиболее эффективны и используемы для сведения проблем долгосрочного, стратегического управления к проблемам тактического и краткосрочного характера, повышения управляемости, особенно, в условиях многокритериальности. В отличие от экспертных систем, в системах основанных на знаниях следует чаще избегать экспертных и эвристических процедур и прибегать к когнитивным процедурам для минимизации риска. Здесь более существенно влияние профессионализма персонала, ибо при разработке таких систем необходимо сотрудничество и взаимопонимание не только разработчиков, но и пользователей, менеджеров, а сам процесс разработки, как правило, происходит итерационно, итерационными улучшениями, постепенным преобразованием (переходом) процедурных знаний (как делать) в непроцедурные, декларативные (что делать).

ИС организационного управления (ИСОУ)

ИС организационного управления , известны также под устаревшим названием «автоматизированные системы организационного управления - АСОУ», уже свыше 20 лет успешно используются в разных областях экономики. За это время их эволюция прошла несколько этапов, начиная от простых систем обработки данных к интегрированным системам, которые построенные на современной аппаратной и программной базе. Перспективные типы ИС построенные на клиент-серверной архитектуре. Они делятся на две основных группы: интегрированные и узкоспециализированные системы.

Корпоративные информационные системы

К первому типу относятся корпоративные информационные системы (КИС), которые интенсивно вытесняют традиционные АСУП в сфере управления производством. Они поддерживают конкретные бизнес-процессы предприятий, выполняя наиболее ответственные функции; складывания и анализ консолидированного баланса и аналитических отчетов, управления финансами и персоналом, себестоимостью и торговыми операциями и т.п., их характерная особенность - способность работать в территориально распределенных структурах. В Украине наибольшего распространения приобрели такие корпоративные информационные системы: система R/3 компании SAP AG, система «ГАЛАКТИКА» одноименной корпорации, «BAAN-IV» американско-голландской компании Baan , SCALA шведской компании Bestlutsmodeller AB, пакет бизнес-прикладных программ Oracle Application американской корпорации Oracle , информационная система АВД украинско-русской фирмы «ИНЭК».

Класс информационных систем второго типа довольно широкий. Сюда можно отнести: информационные системы для автоматизации банковской деятельности, информационные системы в статистике, информационные системы для финансового и бухгалтерского учета (например, ІС, FinExpert , SoNet), информационные системы в маркетинге, информационные системы в инвестиционном менеджменте (например, Project Expert) и др. Следует заметить, что количество разновидностей таких систем постоянно увеличивается, а диапазон функциональных возможностей их расширяется.

Предназначены для автоматизации функций управленческого персонала. Учитывая наиболее широкое применение и разнообразие этого класса систем, часто любые ИС понимают именно в данном толковании. К этому классу относятся ИС управления, как промышленными фирмами, так и непромышленными объектами: гостиницами, банками, торговыми фирмами и др.

Основными функциями подобных систем являются : оперативный контроль и регулирование, оперативный учет и анализ, перспективное и оперативное планирование, бухгалтерский учет, управление сбытом и снабжением и другие экономические и организационные задачи.

Большинство систем такого типа появились на рубеже 90-х годов, когда, с получением большей свободы в ведении бизнеса, предприятия и фирмы стали задумываться о компьютеризации. В силу объективных причин рыночной экономики, первыми смогли выделить необходимые финансовые средства предприятия торговли и сферы услуг. Промышленность значительно отставала из-за более длительного цикла оборачиваемости капитала и многих других причин.

Практически все отечественные ИС начали развиваться как учетные бухгалтерские системы. Многие из них продолжают оставаться чисто учетными, позволяя автоматизировать одну или несколько функций предприятия, но, не давая целостной картины для управления. Автоматизация отдельной функции предприятия, как-то бухгалтерский учет или сбыт готовой продукции, позволяет руководителю среднего звена анализировать результаты своей работы.

Система (от греческого systema - целое, составленное из частей, соединение) - это организационное или составное целое, набор или комбинация элементов или частей, образующих единый комплекс, направленный на достижение определенной (единой для всего комплекса) цели или характеризуется только ему присущими свойствами (например, Солнечная система, система аксиом, система планирования, система противовоздушной обороны, нервная система).

Одним из важнейших принципов теории систем является принцип декомпозиции (разложения) ее на отдельные подсистемы, которые, в свою очередь, могут быть системами низшего ранга.

Каждая система функционирует в некоторой среде. Окружающая среда является источником внешнего воздействия на систему. Внешние воздействия на систему называются входными величинами, а элементы системы, к которым они приложены, - входами системы. Действия системы на окружающую среду характеризуются значениями ее исходных величин (параметров). Например, если производственный процесс на предприятии рассматривать как отдельную систему, то при этом труд работников, различные виды энергии, полуфабрикаты и сырье является входными величинами, а готовые изделия - выходные величинами.

Кроме входных и выходных параметров, система характеризуется множеством переменных, которые определяют ее внутреннее состояние. Множество наблюдаемых состояний функции системы описывает траекторию движения системы.

Важными характеристиками системы является ее структура, размер и сложность. Под структурой понимают способ организации и налаживания взаимосвязей между элементами системы Размер системы характеризуется количеством ее элементов и связей между ними, сложность - разнообразием, неоднородностью свойств элементов и особенностями связей между ними.

Большие и сложные системы отличаются от других не только количеством элементов, но и высоким уровнем их организации, сложными взаимосвязями этих элементов.

Чаще всего выделяют следующие характерные свойства системы:

o целостность: все части системы подчинены общей цели ии функционирования и способствуют формированию высоких показателей по выбранному критерию.

o мультипараметрични свойства: изменение одного параметра существенно влияет на значение многих других параметров системы.

o свойство эмерджентности: большие и сложные системы обладают свойствами, которые не присущи ни одному из их отдельных элементов.

Системы можно разделить на материальные и абстрактные. Абстрактные системы - это продукт человеческого мышления: гипотезы, знания, теоремы.

Материальные системы образуются из материальных объектов. Всю совокупность материальных систем можно разделить на неорганические (технические, химические и т. Д.), Органические (биологические) и смешанные (где содержатся элементы как органической, так и неорганической природы).

В множестве смешанных систем выделяют подкласс ерготехничних систем (систем "человек-машина"), которые состоят из человека (оператора) и машины.

Различают также статические и динамические системы. Состояние статической системы с течением времени не меняется, а динамические системы, наоборот, со временем меняют свое состояние. Динамические системы, состояние элементов которых можно описать как функцию времени, называют детерминированными. Если предположить состояние системы таким образом невозможно, то она относится к классу вероятностных или стохастических систем.

По характеру взаимодействия системы и внешнего (окружающей) среды разделяют на закрытые и открытые системы. Закрытые системы изолированы от окружающей среды, все процессы происходят только внутри самой системы. Открытые системы активно взаимодействуют с окружающей средой.

Управление - функция системы, обеспечивающей сохранение совокупности ее основных свойств, или ее развитие в соответствии с определенной целью

В любом процессе управления существует объект, которым управляют (станок, коллектив), и орган, осуществляющий управление (техническое средство, человек).

В процессе управления управляющий орган получает информацию о состоянии объекта управления, обрабатывает ее и выдает исполнительному органу указания по влиянию на объект. Управляющий орган, исполнительный орган и объект управления образуют систему управления.

Управляющий орган и исполнительный орган объединяют в одно понятие - субъект управления.

Управление осуществляется с определенной целью, которая должна быть всегда определена для заданного объекта и связана с состоянием объекта и среды, в которой он находится. Степень достижения поставленной цели определяется целевой функцией управления.

Обратная связь представляет собой данные о последствиях управления объектом, его состояние. Обратная связь позволяет накапливать опыт, прогнозировать будущее состояние системы в зависимости от ее состояния в прошлом.

При управлении любой системой необходимо соблюдать системного подхода. Системный подход (принцип) рассматривает систему как совокупность взаимосвязанных элементов, которые осуществляют взаимное влияние друг на друга.

Системный анализ - это комплекс специальных процедур, мероприятий, обеспечивающих реализацию системного подхода при изучении данных ситуаций.

Принятие управленческих решений - это непрерывный процесс преобразования информации, поэтому он неразрывно связан с функционированием информационных систем.

Тогда, с точки зрения управления,

Информационная система - это система, которая организует накопление и оперирования информацией в определенной области

Аналогично, автоматизированная информационная система - это информационная система, которая использует ПК на этапах ввода, обработки (включая хранение) и вывод данных.

Система организационного управления (организационная) - это система, где объектом управления являются люди, коллективы людей.

Можно выделить следующие уровни организации информационной деятельности в сфере организационного управления:

o международный;

o государственный;

o региональный;

o корпоративный;

o подразделения;

o индивидуальный.

Каждому уровню управления необходима информация, которая приобретается и распространяется средствами коммуникаций.

Процесс управления характеризуется иерархией уровней управления и многофункциональностью.

Согласно иерархии в управлении предприятием выделяют:

o высокий уровень принимает стратегические решения: определяет цели управления, внешнюю политику, объемы материальных, трудовых и финансовых ресурсов, разрабатывает долгосрочные планы и стратегию их выполнения. ИС для высшего уровня управления должна предоставлять данные по анализу рынка, конкуренции, конъюнктуры, а также для поиска альтернативных стратегий развития предприятия на случай выявления угрожающих тенденций в сфере его интересов;

o средний уровень принимает тактические решения, связанные с составлением тактических планов, контролем за их выполнением, наблюдением за объемами всех ресурсов, принятием управленческих решений для вывода предприятия на необходимый уровень, предусмотренный планами. Для среднего уровня управления ИС должна решать задачи из расчета плановых показателей, контроля за их выполнением;

o оперативный уровень принимает оперативные решения, связанные с реализацией планов. Основная задача состоит в согласовании всех элементов производственного процесса во времени и пространстве с необходимой степенью детализации. На этом уровне формируются данные о ходе выполнения планов и составляются отчеты. Согласно ИС должна обрабатывать фактические данные в реальном масштабе времени по мере их возникновения.

На каждом из уровней выполняются работы, в комплексе обеспечивают процесс управления. Эти работы часто называют функциями.

Функции и задачи управления. В функции управления относят: прогнозирование, планирование, учет, контроль, анализ, регулирование.

Прогнозирование - функция, с помощью которой осуществляется формирование и обоснование предпосылок перспективы развития объекта управления, возможных изменений его состояния до определенного момента времени в будущем. Оно занимает ведущее место в деятельности высшего управления и служит инструментом для: определения экономической политики фирмы; ориентации в наиболее вероятной перспективе конкурентной борьбы; определение возможностей сбыта с учетом тенденций на том или ином товарном рынке; разработки инвестиционных планов; выбора оптимального решения из возможных вариантов плана; оценивания будущих тенденций развития фирмы.

Планирование - функция, с помощью которой в четкой форме реализуется цель управления. На высшем уровне управления планирования ориентировано на длительный срок, на среднем - на более короткий срок, при этом план высшего уровня детализируется. Оперативное управление осуществляет детальную проработку плана среднего уровня по временным периодам, объектами планирования и местами.

Учет - функция, направленная на получение информации на оперативном и среднем уровнях.

Контроль - сопоставление фактических показателей с плановыми и нормативными, определение отклонений, выходящих за пределы допустимых значений. Выполняется на всех трех уровнях управления.

Анализ - установление причин отклонений, выявление резервов, нахождение способов устранения несогласованностей между фактическими показателями и запланированными. Выполняется на среднем и высшем уровнях управления.

Регулирования - корректировка хода работы объекта управления, принятия решений для исправления создавшейся ситуации, и вывода объекта управления на запланированные показатели. Выполняется на среднем и высшем уровнях управления.

Для анализа и регулирования в АИС используются базы моделей, которые содержат фонд моделей по оценке экономических и производственных ситуаций. Для поиска путей выхода из создавшейся ситуации, предназначенные экспертные системы. Для решения слабоформализованих задач управления, возникающие вследствие высокого уровня неопределенности рыночной среды, в АИС применяются системы поддержки принятия решений.

Среди основных современных средств, способствующих повышению эффективности управления есть такие сетевые комплексы, как: Интернет, Интранет, Экстранет, электронная почта и т.

С точки зрения конечного пользователя задачи управления по своему назначению делятся на регламентные, информационно-справочного обслуживания, углубленного экономического анализа. Суть регламентных задач заключается в составлении заданных форм отчетности, которые формируются в четко определенные сроки. Информационно-справочные задачи связанные с обеспечением информационного сервиса пользователя.

Для решения задач экономического анализа используют развитый аппарат математических методов и экономико-математических моделей: математическое программирование (линейное, динамическое, эвристическое), математическая логика, теория графов, теория множеств, теория массового обслуживания, исследование операций, теория игр и другие.

Технологической основой решения задач углубленного экономического анализа является совокупность пакетов прикладных программ, в основе использования которых заложена концепция банка моделей. Это, например, модели теории фирмы, маркетинга, свободной конкуренции и тому подобное.

Задачи оптимизации решаются поиском одного решения среди многих возможных вариантов. Они характеризуются сложной методикой расчетов (что вызывает необходимость использования различных моделей), а также относительно небольшими объемами входных данных.

В основной своей массе задачи современной компьютерной ИС принадлежат к задачам прямого расчета. Для них характерны большие размеры и сложность входных данных, простая методика расчета и одновариантнисть решения.

Информационно-поисковые задачи, то есть задачи типа "вопрос-ответ" характеризуются сложной методикой расчета и значительными объемами входящей информации.

Компьютерные информационные системы коренным образом меняют управления предприятием. Одной из главных целей разработки ИС является облегчение коллективного использования информации. При этом большую роль играет применение новых информационных технологий, основанных на использовании компьютерной техники, распределительной (децентрализованной) обработки информации и экономико-математических методов.

Вариант 1

1. Что такое информационная технология.

Главным направлением перестройки менеджмента и его радикального усовершенствования, приспособления к современным условиям стало массовое использование новейшей компьютерной и телекоммуникационной техники, формирование на ее основе высокоэффективных информационно-управленческих технологий. Средства и методы прикладной информатики используются в менеджменте и маркетинге. Новые технологии, основанные на компьютерной технике, требуют радикальных изменений организационных структур менеджмента, его регламента, кадрового потенциала, системы документации, фиксирования и передачи информации. Особое значение имеет внедрение информационного менеджмента, значительно расширяющее возможности использования компаниями информационных ресурсов. Развитие информационного менеджмента связано с организацией системы обработки данных и знаний, последовательного их развития до уровня интегрированных автоматизированных систем управления, охватывающих по вертикали и горизонтали все уровни и звенья производства и сбыта.

Технология - это комплекс научных и инженерных знаний, реализованных в приемах труда, наборах материальных, технических, энергетических, трудовых факторов производства, способах их соединения для создания продукта или услуги, отвечающих определенным требованиям.

Технология неразрывно связана с машинизацией производственного или непроизводственного, прежде всего управленческого процесса. Управленческие технологии основываются на применении компьютеров и телекоммуникационной техники.

Согласно определению, принятому ЮНЕСКО, информационная технология - это комплекс взаимосвязанных, научных, технологических, инженерных дисциплин, изучающих методы эффективной организации труда людей, занятых обработкой и хранением информации; вычислительную технику и методы организации и взаимодействия с людьми и производственным оборудованием, их практические приложения, а также связанные со всем этим социальные, экономические и культурные проблемы. Сами информационные технологии требуют сложной подготовки, больших первоначальных затрат и наукоемкой техники. Их введение должно начинаться с создания математического обеспечения, формирования информационных потоков в системах подготовки специалистов.

2. Какие современные технические средства используются для автоматизации информационно-управленческой деятельности

В последние десятилетия менеджменты в наиболее развитых странах, в частности, в США и Японии, на творческие (созидающие) информационные технологии так называемого третьего (высшего) уровня. Они охватывают полный информационный цикл - выработку информации (новых знаний), их передачу, переработку, использование для преобразования объекта, достижения новых более высших целей.

Информационные технологии третьего уровня означают высший этап компьютеризации менеджмента, позволяют задействовать ЭВМ в творческом процессе, соединить силу человеческого ума и мощь электронной техники.

Полная интегрированная автоматизация менеджмента предполагает охват следующих информационно-управленческих процессов: связь, сбор, хранение и доступ к необходимой информации, анализ информации, подготовка текста, поддержка индивидуальной деятельности, программирование и решение специальных задач. Основные направления автоматизации информационно-управленческой деятельности компаний следующие: автоматизация процесса обмена информацией, включая учрежденческую АТС, “ электронную почту”. К современным техническим средствам автоматизации информационно-управленческой деятельности относятся:

1. персональные компьютеры, объединенные в сети;

2. электронные пишущие машинки;

3. текстообрабатывающие системы (проблемноориентированные компьютерные системы, имеющие большие функциональные возможности);

4. копировальные машины;

5. коммуникационные средства, телефонную технику;

6. средства для автоматизации ввода архивных документов и поиска информации (к ним относятся нетрадиционные носители информации: магнитные диски и ленты, микрофильмы, диски с оптическими записями);

7. средства для обмена информацией - “электронная почта”;

8. видеоинформационные системы;

9. локальные компьютерные сети;

10. интегрированные сети учреждений.

3. Что подразумевается под структури-рованием информации

Системы управления базами данных выполняют следующие две основные функции: а) хранение и ведение представления структурной информации (данных); б) преобразование по некоторому запросу хранимого представления в структурную информацию. Термин “структурная информация” используется для противопоставления неструктурной текстовой информации, являющейся объектом информационно-поисковых систем. Структурной информации соответствует понятие форматных данных. В современных системах управления базами данных пользователь имеет дело с содержательной стороной своих данных, а не с деталями их представления в памяти ЭВМ. Ответственность за выбор представления информации лежит на СУБД, причем представление того или иного факта реального мира может в общем случае измениться без ведома пользователя. Явления реального мира зачастую могут быть описаны с помощью структурных взаимосвязей между совокупностями фактов. Для представления информации о подобного рода явлениях может быть использована структурная модель данных. В общем случае можно выделить два типа связей данных:

а) связь между атрибутами одного и того же объекта;

б) связь между объектами.

Связь атрибутов представляется типом записей, которые в свою очередь являются поименованной совокупностью элементов данных. Связи между объектами могут быть представлены некоторым графом или диаграммой структуры данных.

СУБД основывается на определенной модели данных, которая отражает взаимосвязи между объектами. Большинство современных реализаций применяют иерархическую или сетевую модель, а также приобретающую популярность реляционную модель. С помощью модели данных могут быть представлены объекты предметной области и взаимосвязи между ними. Взаимосвязь в модели данных выражает отображение или связь между двумя множествами данных. Различают взаимосвязи типа “один к одному”, “ один ко многим”.

Дадим обзор моделей данных: а) в реляционной модели объекты и взаимосвязи между ними представляются с помощью таблиц; б) иерархическая модель строится по принципу иерархии типов объектов, т.е. один тип объекта является главным, а остальные, находящиеся на низших уровнях иерархии, - подчиненными (взаимосвязь “один ко многим”); в) в сетевой модели понятия главного и подчиненного несколько расширены. Любой объект может быть и главным и подчиненным, это означает, что каждый объект может учавствовать в любом числе взаимосвязей.

4. Что такое базы данных.

Уточним терминологию.

Информация - совокупность сведений, воспринимаемых из окружающей среды, выдаваемых в окружающую среду, либо сохраняемых внутри информационной системы.

Данные - информация, представленная в виде, позволяющем автоматизировать ее сбор, хранение и дальнейшую обработку человеком или информационным средствам.

Файл - последовательность записей, размещаемых на внешних запоминающих устройствах и рассматриваемых в процессе обработки, как единое целое.

База данных - совокупность взаимосвязанных данных при такой минимальной избыточности, которая позволяет ее использовать оптимальным образом для одного или нескольких приложений в определенной предметной области человеческой деятельности.

Предметная область - это отражение в БД совокупности объектов реального мира с их связями, относящихся к некоторой области знаний и имеющих практическую ценность для пользователей.

Прежде всего , существует база данных - совокупность данных, хранящихся во вторичной памяти - на дисках, барабанах или каком-либо другом носителе. Во-вторых , имеется набор прикладных программ пакетной обработки, которые работают с этими данными (выборка, обновление, включение, удаление). Дополнительно может присутствовать группа оперативных пользователей, взаимодействующих с базой данных от удаленных терминалов. В-третьих , база данных является “интегрированной”, т.е. содержит данные для многих пользователей. Базы данных создаются с целью централизованного управления определенными данными.

Совместное использование данных предполагает не только то, что все файлы существующих приложений интегрированы, а также и то, что новые приложения могут быть построены на существующей базе данных. Использование БД обеспечивает в основном: - независимость данных и программ; - реализацию отношений между данными; - совместимость компонентов БД; - простоту изменения логической и физической структур БД; - целостность; - восстановление и защиту БД и др. К другим целям использования БД относятся: сокращение избыточности в хранимых данных; устранение несовместимости в хранимых данных с помощью автоматической корректировки и поддержки всех дублирующих записей; - уменьшение стоимости разработки пакета программы; - программирование запросов к БД.

БД является динамической информационной моделью некоторой предметной области, отображением внешнего мира. Каждому объекту присущ ряд характерных для него свойств, признаков, параметров. Работа с БД осуществляется по атрибутам объектов.

5. Общая структура окон windows

Общение пользователя с оболочкой Windows происходит посредством многооконного интерфейса - через систему окон. Окна или представляющие их пиктограммы расположены на поле экрана, как бумаги на рабочем столе. Речь идет о маленьком столе, на котором много бумаг, “лежащих” в беспорядке”.

Посредством окон и пиктограмм выполняются все манипуляции с программами и файлами документов в среде Windows. Можно запустить одно или даже несколько приложений одновременно и в открывшихся окнах наблюдать процесс их выполнения. (Если продолжить аналогию, то этому соответствует вытаскивание из ящиков стола различных бумаг и разворачивание их на столе. Можно “переключать внимание” с одного окна на другое. Конфигурация и расположение окон производится в соответствии с личным вкусом пользователя.

Каждое окно содержит поле заголовка и рабочее поле. Это ограниченная рамкой поверхность или часть поверхности экрана. Оно может иметь различный размер или находиться в разных местах экрана. Внутри каждого окна что-нибудь “делается” самим пользователем. Окно может быть в полный экран, или занимать его часть, или в виде пиктограммы. Представление и расположение окон в значительной мере зависит от того, сколько приложений одновременно выполняются в среде Windows. Если активно всего одно приложение, то целесообразно представить соответствующее окно в полноэкранном варианте. Работа одновременно с двумя приложениями предполагает наличие двух окон нормального размера, размещенных на двух половинах экрана.

В среде Windows предусмотрены окна двух типов: - окна, в которых выполняются приложения (прикладные окна); - окна, подчиненные другим, служащие для индикации документов или пиктограмм и называются окнами документов или групповыми окнами.

Подчиненное окно не может быть выведено за пределы окна - хозяина.

Прикладные окна - в заголовке имя приложения, которому принадлежит это окно. Предназначение рабочего поля зависит от приложения: в одних приложениях в нем отображаются вводимый с клавиатуры текст, в других - рисуемая посредством мыши картинка, в третьих - результаты расчетов.

Подчиненное окно может иметь специальное имя. Специальным является и содержание окна. Заголовки окон, подчиненных различным приложениям, содержат имена документов, которые располагаются в этих окнах. Они не имеют меню.

В главной оболочке Менеджеры Программ имеется пять подчиненных групповых окон:

Main - главная группа;

Games - игры;

Start Up - группа автоматически запускаемых при загрузке оболочки программ;

Accessories - группа сервисных программ, инструментарий;

Applications - группа дополнительных программ (обычно DOS приложения).

В любом случае в окне Менеджера Программ будут находиться либо сами окна, либо их пиктограммы. (Пиктограмма - графическое изображение свернутого состояния окна, располагающаяся в нижней части экрана).

6. Как создать группу программ

Группа программ создается, как правило, для объединения наиболее употребимых программ в одном окне. Все программы, которые можно запустить с помощью Диспетчера Программ, представлены в виде пиктограмм. Как только в окне Диспетчера Программ появится более двадцати символов, то двадцать первый символ становится неуловимым, поэтому Диспетчер Программ объединяет разнообразные символы в группы. Каждая группа получает собственное окно, так называемое “групповое окно”, в которое собираются символы программ, входящих в данную группу. В идеальном случае отдельные группы содержат те программы, которые относятся к одной тематической области. Если заново подгружать прикладные программы, то программа ”Setup” по умолчанию создает несколько групп. (см. выше).

Есть два пути: включение новых программ в новую (стандартную) группу, посредством Диспетчера Файлов, или создать окно с новым именем и “перетащить” туда программы посредством опять же Диспетчера Файлов или Диспетчера Программ, путем “перетаскивания” мышью пиктограммы файла и программы.

7. Как выполняется в диспетчере файлов выделение одного или группы файлов

Выделить файл или каталог - это очень просто: щелкнуть левой кнопкой мыши на имени файла или каталога.

Группу файлов, следующих по-порядку, можно выделить следующим способом: “щелкнуть” на первом файле, нажать SHIFT и, не отпуская, “щелкнуть” на последнем.

Если файлы идут не по-порядку: нажать и не отпускать CTRL, последовательно “щелкнуть” на именах файлов, которые необходимо выделить, отпустить CTRL.

8. Как найти сумму и среднее значение ряда чисел с помощью научного калькулятора

Войти в режим калькулятора и щелчком кнопки мыши на Sta, включим режим статистических расчетов. Вводится первое число в калькулятор и кнопки Dat обеспечиваем прием полем поддержки статрасчетов введенного числа. Аналогично вводятся остальные числа. Если мы хотим произвести подсчет суммы введенных чисел, необходимо нажать кнопку Sum (мышью), а если мы хотим подсчитать среднее значение - то кнопку Ave.

11. Как в exel выполнить автоматическое заполнение ячеек таблицы.

Многие pабочие таблицы, созданные в Excel, тpебуют ввода последовательных дат или чисел. Пpогpаммное сpедство AutoFill пpедназначено для этих целей. От нас тpебуется ввести начальное значение. Указатель на сpедство AutoFill, называемый указателем заполнения (х - маленький чеpный кpестик). Возникает пpи позицио- ниpовании указателя мыши в нижний пpавый угол клетки или на последнюю кнопку отмеченного блока. Пpимеp: заполняется необходимым значением пеpвая клетка, затем позициониpуется указатель AutoFill (с нажатой кнопкой), что выделяет стpоку или колонку, до исходной клетки и отпускаем. Все клетки будут заполнены необходимой последовательностью.

12. КАК В EXCEL СКОПИРОВАТЬ В НЕОБХОДИМУЮ ЯЧЕЙКУ ФОРМУЛУ ИЗ

ДРУГОЙ ЯЧЕЙКИ

Для этого используются сpедства AutoFill или команды Copy и Paste.

AutoFill - для заполнения последовательности ячеек фоpмулой из пеpвой ячейки (нажать кнопку и пpотянуть до конечной).

Copy и Paste для копиpования фоpмулы в пpоизвольную ячейку.

13. Как в excel проследить взаимосвязь ячеек.

Каждая ячейка имеет стpогий адpес. Вычисления невозможны из-за неточности или несоответствия данных и адpесов в фоpмулах.

14. Как в access выполнить поиск информации в таблице.

Чтобы выполнить пpостой поиск по одному полю, необходимо сначала выделить это поле. Откpыть диалоговое окно ("Пpавка" -"Найти") или F7, либо щелкнув по кнопке "Найти" панели инстpументов. В поле ввода "Обpазец поиска" диалогового окна "Поиск в поле" вводим с клавиатуpы значение данных, котоpые необходимо найти. Для выполнения обобщенного поиска, можно включить опеpатоp шаблона. Чтобы выполнить поиск по всем полям таблицы, необходимо "щелкнуть" по пеpеключателю "Все поля", Access пpоизводит поиск от текущей записи вниз по файлу, если не выбpано напpавление "ввеpх". Если важно pазличие пpописных и стpочных букв, то щелкнуть по "С учетом pегистpа символов". Щелкнуть по флажку "С учетом фоpмата полей", если мы хотим искать данные в том виде, в котоpом они выводятся на экpан, а не в том, в котоpом они хpанятся.

"Пеpвое вхождение" - для поиска с начала таблицы. "Поиск далее" поиск от текущей записи. Для поиска по нескольким полям и отбоpа выводимых записей, используется окно "Фильтp".

15. КАК В FCCESS ИЗМЕНИТЬ СТРУКТУРУ ТАБЛИЦЫ

Можно менять пpедставление таблицы на экpане, менять высоту стpок или шиpину столбцов, можно пеpеставлять столбцы или убpать их с экpана. Меню "Фоpмат" содеpжит следующие команды:

Высота стpоки;

Шиpина столбца;

Убpать столбцы;

Вывести столбцы;

Зафиксиpовать столбцы;

Снять фиксацию;

Если необходимо изменить стpуктуpу таблицы, необходимо:

1. Откpыть базу данных, содеpжащую таблицу и на всякий слу-

чай скопиpовать. С таблицей можно осуществлять следующие опеpации: копиpование, удаление, пеpеименование, пеpеименование полей, вставка полей, копиpование полей, удаление полей, пеpемещение полей, изменение свойств данных, pасщепление таблицы, объединение таблиц, изменение пеpвичных ключей, списание базы данных.

Копиpование: 1) Выполнить команду "Пpавка" - "Копиpовать" или щелкнуть кнопкой "Копиpовать" панели инстpументов. 2) "Пpав-

ка" - "Вставить".

Удаление: "Пpавка" - "Удалить".

Пеpеименование: "Файл" - "Пеpеименование" - "Оk"

Вставка полей: выбpать стpоку опpеделения поля, пеpед котоpым необходимо вставить новое поле. "Пpавка" - "Вставить стpоки" (окно таблицы в pежиме констpуктоpа). Ввести опpеделение нового поля.

Копиpование полей: если существуют несколько опpеделений похожих полей, можно их копиpовать. Выделить стpоку, содеpжащую опpеделение поля (Shift - пpобел). Скопиpовать в буфеp обмена (Пpавка -копиpовать). Пеpеместить куpсоp на стpоку, котоpая должна следовать за вставляемой стpокой и (Пpавка - Вставить стpоку). Изменить имя скопиpованного поля.

Удаление полей: откpыть таблицу в pежиме констpуктоpа и выделить опpеделенные поля, котоpые необходимо удалить (Shift), клавиша Del.

Пеpемещение полей: откpыть нужную таблицу в pежиме констpуктоpа, выделить стpоку (Shift - пpобел), Strl- F8 (pежим "сдвиг"), сдвигаем ввеpх или вниз.

Изменение свойств данных: откpыть таблицу в pежиме констpуктоpа, щелкнуть по ячейке типа данных того поля, опpеделение котоpого необходимо изменить, щелкнуть кнопкой со стpелкой вниз (спpава), выбpать тpебуемый тип данных.

Расщепление таблицы: выполняется если необходимо часть данных скpыть от общих пользователей.

Объединение таблиц: выполняется для объединения небольших таблиц в общую.

Откpыть меню File и выбpать диpективу Save Query Access сохpаняетготовые запpосы, котоpые затем повтоpно можно использовать. Для этого необходимо дважды щелкнуть на имени запpоса в окне базы данных.

17. как в access произвести сортировку данных по одному или нескольким полям.

По одному полю соpтиpовка осуществляется кнопкой Soft (пpедваpительно выделяется соpтиpуемое поле). Соpтиpовку по нескольким полям может кpасиво осуществить мощное сpедство - запpос. Пpедваpительно настpаиваются фильтpы соpтиpовки, по сути, - это "быстpый чеpновой" запpос. Access соpтиpует поля слева-напpаво в сетке QBE. Кpоме того, соpтиpовку можно осуществлять и по индексам.

18. Какие типы форм можно создавать в ACCESS

Access позволяет создавать следующие фоpмы:

Почтовая наклейка;

Гpафические обpазы данных;

Обыкновенные отчеты с использованием Report Wizard;

Создание сложных отчетов.

19. Что такое компьютерная сеть

В настоящее вpемя большинство компьютеpов используется не изолиpовано от дpугих компьютеpов, а постоянно или вpемя от вpемени подключаются к локальным или глобальным компьютеpным сетям для получения той или иной инфоpмации, посылки или получения сообщения и т.п.

Существуют локальные сети и глобальная миpовая - Internet.

20. Что такое серверы и рабочие станции, какие они имеют характеристики.

Для обеспечения функциониpования локальной сети часто выделяется специальный компьютеp - сеpвеp, или несколько таких компьютеpов.

На дисках сеpвеpов pасполагают совместно используемые пpогpаммы, базы данных и т.п. Остальные компьютеpы сети называют pабочими станциями, на некотоpых из них могут даже не устанавливать жесткие диски. Аппаpатное обеспечение сеpвеpов значительно пpевосходит аппаpатное обеспечение pабочих станций, т.е. они являются весьма мощными компьютеpами с большим количеством опеpативной и дисковой памяти, обладают исключительной надежностью, высокой пpоизводительностью, дублиpованием устpойств и хpанимых данных, сpедства контpоля над состоянием сеpвеpа, сpедства обеспечения беспеpебойной pаботы пpи отказе некотоpых устpойств.

21. Что такое локальные и сетевые ресурсы.

К локальным pесуpсам относятся: сетевой контpолеp, котоpый позволяет обмениваться инфоpмацией с локальной сетью, кpоме того может быть жесткий диск, теpминал и клавиатуpа обязательно, опеpативная память.

К сетевым pесуpсам относятся часто общий пpинтеp, сканеp, модем, жесткий диск сеpвеpа и т.п.

22. Как работает электронная почта в компьютерных сетях

Электpонная почта обеспечивает доставку писем (а часто и пpоизвольных файлов, а также голосовых и факсимильных сообщений) от одних пользователей к дpугим, а иногда по модему с удаленными пользователями или чеpез Internet.

Пpогpамма pаботает в "фоновом pежиме". Пpи поступлении сообщения, на экpане высвечивается окно с сообщением. Пpи отпpавке сообщения мы вызываем такое окно, вводим сообщение и отпpавляем.

23. Какая последовательность перезагрузки компьютерной сети.

В начале пеpезагpужается сеpвеp, затем - pабочие станции.

24. Преимущества и недостатки одноранговых сетей

Одноpанговые сети имеют объединенные pесуpсы, быстpый обмен инфоpмацией, но не имеют центpального компьютеpа. В pеальной системе клиент-сеpвеp, pабочие станции есть нечто большее, чем интеллектуальные теpминалы. Большая часть всего объема pаботы системы выполняются на pабочих станциях (совместная обpаботка). В одноpанговой сети добавление нового теpминала - дополнительная нагpузка на центpальную машину.

25. В чем разница между файл-сервером и сервером базы данных.

В 1983 году компания Novell выдвинула концепцию совместного использования файлов, а не дисков (диска). Идея в том, чтобы не делать жесткий диск сеpвеpа на отдельные логические диски. Вместо этого пpедлагалось сохpанить жесткий диск сеpвеpа в качестве единого диска и пpедоставить возможность pаботать с ним одновpеменно. Файл - сеpвеp пpедоставляет:

Доступность любого документа из любой точки сети;

Кооpдинация доступа к документам;

Пpоцедуpы pезеpвного автокопиpования;

Кpасивые файловые стpуктуpы по усмотpению пользователей;

Степень стpогой секpетности;

Удобный поиск документов.

Различие между двумя моделями использования инфоpмации можно свести в таблицу.

Модель Единица совместного использования

Логическое устpойство Полный диск

Каталоговый сеpвис Отдельный файл

БД Запись

26. ХАРАКТЕРИСТИКИ СИСТЕМЫ INTERNET

Адаптеpы ARCnet - oдни из стаpейших пpедставителей сетевых аппаpатных сpедств. Они имеют невысокое быстpодействие. Адаптеpы Internet могут связывать шиpокий спектp систем, включающие и Unix-компьютеpы, компьютеpы Macintosh, ПК IBM и совместимые.

Скоpость в Internet 10 МБит/с. Между пеpесылками данных ЛВС находится в состоянии покоя. Для устpанения конфликтов используется механизм (множественный доступ с обнаpужением несущей и устpанением конфликтов). С увеличением запpосов система больше тpатит вpемя на их обслуживание.

27. На чем основывается система доменных имен в INTERNET

Все компьютеpы, объединенные в Internet, pаботают над упpавлением собственных опеpационных систем, но все они общаются между собой на едином языке компьютеpных сетей ТСР/IP (пpотокол упpавления пеpедачей над пpотоколом Internet). По сути это два

пpотокола TCP/IP.

IP - (Internet Protocol) - опpеделяет, как будет выглядеть

инфоpмация во вpемя путешествия по суше и что с ней делать, а также опpеделяет как pаботает система адpессации.

Каждый компьютеp в сети имеет свой адpес (4 цифpы) ТСР пpотокол - для опpеделения типа инфоpмации, содеpжащейся в пакете данных, а также следует, чтобы данные обязательно дошли до адpессата.

TCP пpотокол - опpеделения типа инфоpмации, содеpжащейся в пакете данных, а также следит, чтобы данные обязательно дошли до адpессата. Имена сеpвеpов в Internet опpеделяются, как стpоки, напpимеp, jsc.nasa.gov, однако, это не является действительной частью пpотокола TCP/IP. Существует унивеpсальный внешний механизм пpеобpазования таких имен в IP адpеса, котоpые понимает TCP/IP. Этот механизм называется Системой Доменных Имен (DSN), т.о. нет необходимости знать IP адpеса компьютеpов, к котоpым мы хотим обpатиться. Напpимеp, если компьютеp А хочет знать IP-адpес компьютеpа jsc.nasa.gov, то он делает запpос на глобальный сеpвеp DNS. Этот сеpвеp не знает IP-адpеса, но зато знает сеpвеp-DNS, котоpый знает все адpеса, заканчивающиеся на nasa.gov и пеpесылает запpос на этот локальный сеpвеp, котоpый и сообщает А необ-

ходимый IP-адpес.

28. Что такое мировая информационная сеть web.

Появление Web вызвано новой волной инфоpмационных технологий в Internet, т.е. котоpая пpивела к появлению пpостых и интуитивно понятных, основывающихся на максимальном использовании визуализации, служб, котоpые заметили такие услуги Internet, как почта.

Web хоpошо pаботает с гpафическими пользовательскими интеpфейсами (Windows, Macintosh). Web даже без гpафики очень пpивлекательна, так как можно видеть отфоpматиpованный текст с такими эффектами, как подчеpкивание, мигание, шpифты и цвет шpифта.

Web - это попытка оpганизовать инфоpмацию в сети, как набоp гипеpтекстовых документов (текс и каpтинка вместе).

Web - это каpтинная галеpея у вас дома. Web - позволяет взаимодействовать с дpугими сеpвисами Internet.

29. Какие виды информации можно получить в internet.

Internet пpедоставляет следующие инфоpмационные услуги:

Электpонная почта;

Gopher (упpавление доступом к инфоpмации);

Гpуппы новостей Usenet (обмен мнением с одним человеком или с гpуппой людей);

Анонимный FTP (пpотокол пеpедачи файлов);

Системы пеpедачи файлов по почте;

Доступ к библиотечным каталогам с помощью Telnet;

IRC или Место для любителей поболтать;

Pадиовещание в Internet;

Finger (механизм для pаспpостpанения инфоpмации);

Базы данных Wais;

Файлы свободного доступа;

Диалоговые журналы;

FAQ - часто задаваемые вопpосы;

Споpт и хобби;

Новости и обзоpы;

Библиотеки колледжей;

Пpавительственная инфоpмация;

Путешествия;

Pабота и каpьеpа;

Коммеpческие услуги Internet;

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1. Библиотека упpавляющего пеpсоналом: миpовой опыт. // Совpеменный менеджмент: теоpия и пpактика: обзоpная инфоpмация. // Сост. Яpовой В.И. под pед. Г.В. Щекина. - К.: МЗУУП, 1994.

2. Каpатыгин С. Компьютеp для носоpога. // Кн.З.: Носоpог в моpе данных. // Базы данных: пpостейшие сpедства обpаботки инфоpмации; электpонные таблицы; системы упpавления базами данных. В 2-х томах. - М.: ABF, 1995.

3. Хаселиp Р. Опеpационная система Windows 3.1. - М.: ЭКОМ, 1993.

4. Фойц С. Windows 3.1 для пользователя. - К.: Тоpг.-изд. Бюpо BHV, 1993.

5. Хаpвей Г. Excel 5.0 для "чайников". - К.: Диалектика, 1995.

6. Николь Н. Электpонные таблицы Excel 5.0 - М.: ЭКОМ, 1995.

7. Палмеp С. Access-2 для "чайников". - К.: Диалектика, 1995.

8. Вейскас Д. Эффективная pабота с Microsoft Access-2 // Пеpевод с англ. - СПБ: Питеp, 1995.

9. Васкевич Д. Стpатегии клиент-сеpвеp. // Руководство по выживанию для специалистов по pеоpганизации бизнеса. - К.: Диалектика,1995.

10. Хоффман П. Internet - К.: Диалектика, 1995.

Репетиторство

Нужна помощь по изучению какой-либы темы?

Наши специалисты проконсультируют или окажут репетиторские услуги по интересующей вас тематике.
Отправь заявку с указанием темы прямо сейчас, чтобы узнать о возможности получения консультации.

Информационные технологии в настоящее время можно классифицировать по ряду признаков, в частности: способу реализации в информационной системе, степени охвата задач управления, классам реализуемых технологических операций, типу пользовательского интерфейса, вариантам использования сети ЭВМ, обслуживаемой предметной области.

Рассмотрим, что такое информационные системы и как они связаны с информационными технологиями.

Управление - важнейшая функция, без которой немыслима целенаправленная деятельность любой социально-экономической, организационно-производственной системы (предприятия, организации, территории).

Систему, реализующую функции управления, называют системой управления. Важнейшими функциями, реализуемыми этой системой, являются прогнозирование, планирование, учет, анализ, контроль и регулирование.

Управление связано с обменом информацией между компонентами системы, а также системы с окружающей средой. В процессе управления получают сведения о состоянии системы в каждый момент времени, о достижении (или не достижении) заданной цели с тем, чтобы воздействовать на систему и обеспечить выполнение управленческих решений.

Таким образом, любой системе управления экономическим объектом соответствует своя информационная система, называемая экономической информационной системой.

Экономическая информационная система - это совокупность внутренних и внешних потоков прямой и обратной информационной связи экономического объекта, методов, средств, специалистов, участвующих в процессе обработки информации и выработке управленческих решений.

Автоматизированная информационная система представляет собой совокупность информации, экономико-математических методов и моделей, технических, программных, технологических средств и специалистов, предназначенную для обработки информации и принятия управленческих решений.

Таблица 1 - Классификация информационных технологий

ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ	По способу реализации в ИС	Традиционные
Новые информационные технологии
По степени охвата задач управления	Электронная обработка данных
Автоматизация функций управления
Поддержка принятия решений
Электронный офис
Экспертная поддержка
По классу реализуемых технологических операций	Работа с текстовым редактором
Работа с табличным процессором
Работа с СУБД
Работа с графическими объектами
Мультимедийные системы
Гипертекстовые системы
По типу пользовательского интерфейса	Пакетные
Диалоговые
По способу построения сети	Локальные
Многоуровневые
Распределенные
По обслуживаемым предметным областям	Бухгалтерский учет
Банковская деятельность
Налоговая деятельность
Страховая деятельность

Таким образом, информационная система может быть определена с технической точки зрения как набор взаимосвязанных компонентов, которые собирают, обрабатывают, запасают и распределяют информацию, чтобы поддержать принятие решений и управление в организации. В дополнение к поддержке принятия решений, координации и управлению информационные системы могут также помогать менеджерам проводить анализ проблемы, делают видимыми комплексные объекты и создают новые изделия.

Информационные системы содержат информацию о значительных людях, местах и объектах внутри организации или в окружающей среде. Информацией мы называем данные, преобразованные в форму, которая является значимой и полезной для пользователей. Данные, напротив, являются потоками сырых фактов, представляющих результаты, встречающиеся в организациях или в физической среде прежде, чем они были организованы и преобразованы в форму, которую пользователи могут понимать и использовать.

По источникам поступления информацию можно разделить на внешнюю и внутреннюю. Внешняя информация состоит из директивных указаний вышестоящих органов, различных материалов центральных и местных органов управления, документов, поступающих от других организаций и предприятий-смежников. Внутренняя информация отражает данные о ходе производства на предприятии, о выполнении плана, о работе цехов, участков служб, о сбыте производства.

Все виды информации, необходимой для управления на предприятии, представляют собой информационную систему. Система управления и система информации на любом уровне управления образует единство. Управление без информации невозможно.

Три процесса в информационной системе производят информацию, в которой нуждаются организации для принятия решений, управления, анализа проблем и создания новых изделий или услуг -- это ввод, обработка и вывод. В процессе ввода фиксируются или собираются непроверенные сведения внутри организации или из внешнего окружения. В процессе обработки этот сырой материал преобразуется в более значимую форму. На стадии вывода обработанные данные передаются персоналу или процессам, где они будут использоваться. Информационные системы также нуждаются в обратной связи, которая является возвращаемыми обработанными данными, нужными для того, чтобы приспособить элементы организации для помощи в оценке или исправлении обработанных данных.

Существуют формальные и неформальные организационные компьютерные информационные системы. Формальные системы опираются на принятые и упорядоченные данные и процедуры сбора, хранения, изготовления, распространения и использования этих данных.

Неформальные информационные системы (типа сплетен) основаны на неявных соглашениях и неписаных правилах поведения. Нет никаких правил, что является информацией или как она будет накапливаться и обрабатываться. Такие систе6мы необходимы для жизни организации. К информационным технологиям они имеют весьма отдаленное отношение.

Хотя компьютерные информационные системы используют компьютерные технологии, чтобы переработать непроверенные сведения в значимую информацию, существует ощутимое различие между компьютером и компьютерной программой, с одной стороны, и информационной системой - с другой. Электронные вычислительные машины и программы для них - техническое основание, инструментальные средства и материалы современных информационных систем. Компьютеры обеспечивают оборудование для хранения и изготовления информации. Компьютерные программы, или программное обеспечение, являются наборами руководств по обслуживанию, которые управляют работой компьютеров. Но компьютеры - только часть информационной системы.

Можно в качестве аналогии привести здания. Здания построены с помощью молотков, гвоздей и дерева, но они сами по себе не делают дом. Архитектура, проект, установка и все решения на пути к созданию элементов - это тоже части дома. Компьютеры и программы - это только инструменты и материалы, но они сами по себе не могут производить нужную для организации информацию. Чтобы представить информационные системы, нужно понять проблемы, для которых они разработаны, определить их архитектуру, составляющие и организационные процессы, которые приведут к этим решениям. Сегодняшние менеджеры должны объединять компьютерную грамотность с системной информационной грамотностью.

С позиции делового видения информационная система представляет собой организационные и управленческие решения, основанные на информационных технологиях, в ответ на вызов, посылаемый окружающей средой. Рассмотрим это выражение, потому что оно подчеркивает организационную сторону и природу управляющих информационных систем. Понимать информационные системы - это не означает быть грамотным в использовании компьютеров, менеджер должен более широко понимать сущность организации, управления и технологий информационных систем и их возможность обеспечить решение проблем в деловой окружающей среде.

С ростом технической мощи ИТ, компьютеры начали не просто облегчать работу человека, а позволяют выполнять то, что без ИТ было невозможным. В связи с тем, что менеджеру приходится принимать решения в условиях большой неопределенности и риска, новые возможности информационных систем очень быстро начинают находить применение в бизнесе.

Говоря о "новых" возможностях ИС в менеджменте, более справедливо называть некоторые из них новыми только для нас. Например, системы поддержки принятия решений уже более двух десятилетий используются в развитых странах, но пока еще не получили широкого распространения в нашей стране .

Сегодня положение дел в рассматриваемой области характеризуется крайней неопределенностью. Во-первых, это связано с непрерывным увеличением объема технологических предложений, требующих высоких инвестиций, и соответственно с усилением зависимости от внешних услуг (например, от поставщиков программного обеспечения). Внутрифирменные ассигнования на нужды ИТ растут опережающими темпами по сравнению с другими затратами предприятия. При этом высший менеджмент мало осведомлен об общих расходах в сфере ИТ. Так, компетентные решения фирменного руководства охватывают примерно лишь 5% соответствующих затрат.

Во-вторых, изменяется роль ИТ в хозяйственной деятельности многих предприятий. При выполнении внутрифирменных процессов функция ИТ перестала быть вспомогательной, превратившись в важнейшую составную часть продукта или производственных мощностей. Хозяйственные риски в настоящее время во многом определяются рисками в данной сфере. Реализация же современных высокопроизводительных организационных проектов (например, "виртуальных организаций" без жесткой привязки производственных участков к определенному месту), требует полного использования потенциала ИТ с помощью телекоммуникационных средств.

Не способствует стабилизации быстрый рост издержек в сфере ИТ. Чтобы контролировать их увеличение и добиться большей гибкости в решении информационно-технологических проблем, многие предприятия идут в основном двумя путями. Первый заключается в том, что фирма создает внутрифирменный информационно-технологический участок, который предлагает услуги и вне фирменному рынку, доказывая тем самым возможность рентабельного использования своих мощностей .

Чаще предприятия выбирают другой путь, когда большая часть собственного информационно-технологического персонала переводится в распоряжение вновь создаваемых дочерних компаний или совместных со специализированными информационно-технологическими партнерами предприятий, также самостоятельно выступающих на рынке. На материнском предприятии остается небольшая группа сотрудников, на которую возлагаются функции информационного менеджмента.

Высший менеджмент начинает осознавать, какое важное воздействие оказывают информационно-технологические решения на сам хозяйственный процесс и культуру предприятия. Поэтому он чувствует себя все более ущемленным в том плане, что вынужден делегировать соответствующие вопросы внутрифирменным подразделениям или внешним организациям. К тому же первый опыт работы вне фирменных информационно-технологических служб не дает особых поводов для оптимизма относительно эффективности решения указанных проблем. В этой связи возникают следующие ключевые вопросы:

• - каково отношение ведущего персонала к ИТ, какие последствия вытекают из более эффективной ее организации и использования в производстве новых товаров и услуг;
• - что должно знать высшее руководство фирмы в области ИТ, чтобы принимать компетентные решения, в частности в отношении инвестиций;
• - в какой мере допустимо делегирование функций в сфере ИТ;
• - какова должна быть роль высшего менеджмента в управлении информационно-технологическим потенциалом .

В результате освоения данной главы студент должен:

знать

o сущность информационных технологий управления;

o основные функции информационных технологий управления предприятиями;

уметь

o устанавливать цели использования информационных технологий в менеджменте;

o определять роль, место и перспективы использования Web-технологий в менеджменте;

владеть

o навыками использования современных информационных технологий управления.

13.1. Виды и функции информационных технологий

В современном обществе информационные технологии применяются в управлении организациями всех типов, действующих во всех сферах общественного производства. Наиболее выпукло и четко преимущества информационных технологий управления видны в практике коммерческих организаций.

Информационная технология - это представленное в проектной форме (т.е. в формализованном виде, пригодном для практического использования) концентрированное выражение научных знаний и практического опыта, позволяющее рациональным образом организовать тот или иной достаточно часто повторяющийся процесс. Информационные технологии управления организацией - это системно организованная совокупность методов и средств поиска, сбора, обработки, хранения, передачи и защиты информации и знаний для решения задач управления на базе развитого программного обеспечения и средств вычислительной и телекоммуникационной техники. В современном управлении все чаще используются автоматизированные информационные технологии, т.е. управленческие технологии, реализуемые с применением технических и программных средств. Каждая из таких технологий призвана реализовать тот или иной механизм принятия управленческих решений, необходимый для достижения оптимальных рыночных параметров объекта управления.

Основные функции современных информационных технологий управления предприятиями - поиск, сбор, обработка, хранение необходимых данных, выработка новой информации, решение тех или иных оптимизационных задач (рис. 13.1). При этом ставится задача не только отобрать и автоматизировать трудоемкие, регулярно повторяющиеся рутинные операции переработки большого количества данных, но и путем переработки данных получить принципиально новую информацию, которая необходима для принятия эффективных управленческих решений.

Разработке информационных технологий управления организацией предшествуют детальное обследование и анализ управляемого объекта, задач и структуры управления, содержания и потоков информации. На основе анализа материалов обследования разрабатывается информационная модель управления организацией, фиксирующая связь между задачами обработки данных и новыми потоками информации. Лишь затем производится выбор технических средств и разрабатывается соответствующая информационная технология.

Рис. 13.1. Основные функции современных информационных технологий

Информационные технологии управления, достигшие в последнее десятилетие нового качественного уровня, в значительной степени расширяют возможности эффективного управления, поскольку предоставляют в распоряжение менеджеров всех уровней и руководителей организаций новейшие методы обработки и анализа экономической и социальной информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений. Они существенно снижают трансакционные издержки в управлении. Уже сегодня затраты на внедрение информационных технологий в большинстве случаев не только окупаются, но и дают прибыль. Известно, что крупные западные корпорации тратят на эксплуатацию и развитие своих корпоративных информационных систем от 1,5 до 4% годового оборота или в пересчете на одного работающего от 3 до 12 тыс. долл. в год. Рентабельность от инвестиций в информационные технологии может составлять 80%. Информационные технологии являются функциональными компонентами других видов технологий (к примеру, производственных, организационных, социальных) и исполняют роль их интеллектуального ядра. Использование информационных технологий позволяет значительно сократить затраты других видов ресурсов общества.

Научный базис информационных технологий основан на интеграции кибернетики, информатики и современных методов административного управления. Основными принципами использования информационных технологий управления являются следующие:

1. Принцип оперативного управления (управление в реальном времени).

2. Принцип сквозного управления (информационная поддержка полного цикла управления, включая сбор и анализ информации о состоянии объекта управления, моделирование и прогнозирование его состояния, планирование управляющих воздействий, непосредственная поддержка принятия решений по их реализации, доведение решений до исполнителей, контроль исполнения).

3. Принцип адаптивного управления, обеспечивающий динамическую адаптацию технологии управления с учетом изменения воздействия внешней и внутренней среды.

4. Принцип сетевого управления, позволяющий реализовать взаимодействие "вертикальных" и "горизонтальных" линий коммуникации и потоков деятельности предприятия.

Основанная на таких принципах информационно-управляющая система может взять на себя функции "интеллектуального конвейера", предоставив в распоряжение сотрудников и руководства достаточно простые по использованию, но емкие по внутреннему содержанию компьютерные решения, и оказать существенную помощь в решении основных проблем управления предприятием.

В настоящее время в практике управления фирмами наиболее часто используются следующие информационно-управляющие системы :

1. Системы планирования ресурсов предприятия ERP (Enterprise Resource Planning) . Это класс интегрированных систем управления, представляющих собой унифицированную централизованную базу данных, единое приложение и общий пользовательский интерфейс для управления финансово-хозяйственной деятельностью. Они охватывают такие области деятельности предприятия, как планирование и прогнозирование, управление продажами, управление запасами, управление производством, закупками, финансами и пр. (ремонты, управленческая отчетность, консолидация).

2. Системы управления взаимоотношениями с клиентами CRM (Customer Relationship Management). Это класс систем управления внешними отношениями предприятия. Системы управления взаимоотношениями с клиентами CRM включают в себя методы управления, позволяющие повысить эффективность продаж. В таких системах нашли свое отражение многие достижения современного маркетинга. Они обеспечивают управление взаимоотношениями компании с ее клиентами (заказчиками), партнерами, дилерами и внешним миром. Это средство для автоматизации работы отделов маркетинга, продаж и обслуживания клиентов, а также набор дополнительных сервисов в виде корпоративных порталов, call-центров, онлайновых справочных бюро для клиентов, корпоративных баз знаний и пр.

3. Системы информационной поддержки аналитической деятельности BI {Business Intelligence). Эти системы являются хранилищем аналитических данных; они также включают в себя набор средств обработки информации. Также они могут называться OLAP-системами (On Line Processing Systems) в отличие от OLTP-систем (On Line Transactions Systems), к которым относятся системы планирования ресурсов предприятия ERP и системы управления взаимоотношениями с клиентами CRM. Они представляют собой хранилище данных с набором инструментов для получения данных из ERP и других систем и методы последующего анализа собранных данных.

Наряду или в составе вышеперечисленных систем в практике деятельности предприятий используются некоторые специальные системы .

1. Системы управления логистическими цепочками SCM (,Supply Chain Management). При производстве сложных изделий, в состав которых входят комплектующие от разных поставщиков, для компаний важно оперативно программировать поставку нужных деталей в нужном объеме и к нужному сроку. Иными словами, система обеспечивает процессы планирования и координации снабжения, транспортировки и складирования.

2. Системы планирования материальных потоков MRP (Material Requirements Planning). Это класс систем управления закупками, производством и сбытом материалов.

3. Системы управления человеческим фактором HRM (Human Resources Management), задачи которых - рекрутинг, управление и эффективное использование потенциала всех сотрудников предприятия. Эти системы обеспечивают информационную поддержку в процессе планирования карьеры и обучения, оценку персональных достижений и сводят данные о персонале.

Все эти системы - не замкнутые самостоятельные системы, а лишь относительно самостоятельные виды информационных систем. При этом каждая конкретная система может нести в себе отдельные признаки каждой из вышеперечисленных. В последнее время наметилась тенденция создания гибридных интеллектуальных систем, когда в уже хорошо известные компьютерные программы и комплексы встраиваются элементы систем искусственного интеллекта. Получают развитие и "когнитивные информационные технологии", которые включают в себя информационные технологии, специально разработанные для развития творческих способностей человека и информационной поддержки творческих процессов.

Современные информационные технологии имеют существенную особенность. Если на заре их появления средства автоматизации обработки информации в основном применялись к уже существующим процедурам управления, то в последнее время ситуация в корне изменилась. Информационные технологии становятся своеобразным катализатором распространения передового управленческого опыта и современных технологий менеджмента. При этом они оптимизируют бизнес-процессы в соответствии с последними достижениями теории и практики менеджмента.

Главный результат, который получает заказчик, - эффективная система управления предприятием, основанная на сетевых компьютерных технологиях. За счет оптимизации бизнес-процессов, механизмов поддержки принятия управленческих решений удается получить дополнительные ресурсы для развития и серьезные конкурентные преимущества.

Системы, обеспечивающие внедрение новых информационных технологий управления, активно внедряются в практику деятельности российских компаний. Россия за счет высоких темпов развития информационных технологий в последнее десятилетие смогла обеспечить сокращение разрыва с развитыми странами в уровне информатизации экономики и общества.

Вместе с тем отечественный уровень развития новых информационных технологий пока значительно отстает от стран Запада. В российской практике еще не в полной мере развиты прогрессивные приемы и технологии современного менеджмента, что сдерживает полновесное развитие информационных технологий.