Задачи комплексных систем автоматизации доу. Автоматизированные системы доу С чего начинается процесс автоматизации в доу
Этапы внедрения автоматизированных технологий обработки, создания, использования и хранения документов. Эволюция этих технологий и их влияние на процессы документирования. Изучение особенностей и закономерностей работы с документами, зафиксированными на новых носителях информации (машиночитаемые документы, электронные документы).
Создание общегосударственной системы сбора и обработки информации для учета, планирования и управления народным хозяйством (ОГАС), автоматизированных отраслевых систем управления (АСУ). Типовая система документационного обеспечения управления (ТСДО). Создание автоматизированных информационно-поисковых систем по учетной и статистической документации, автоматизированных систем контроля исполнения документов (АСКИД).
Тема 2. Нормативно-правовая и нормативно-методическая база, регламентирующая проблемы внедрения и использования информационных технологий в доу. Международные и национальные стандарты.
Международные правовые акты. Окинавская Хартия глобального информационного общества от 2000 г. Декларация Всемирной встречи на высшем уровне по вопросам информационного общества от 2003 г. (с изменениями и дополнениями). Международные правовые акты.
Законодательные и подзаконные акты РФ. Закон РФ от 06.04.2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи». Закон РФ от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». Кодексы РФ.
Постановления и распоряжения Правительства РФ, федеральные и региональные программы, концепции. Постановление Правительства Российской Федерации от 06 сентября 2012 г. № 890 «О мерах по совершенствованию электронного документооборота в органах государственной власти». Постановление Правительства Российской Федерации от 22 сентября 2009 г. № 754 «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота». Постановление Правительства Российской Федерации от 07 сентября 2011 г. № 751 «О внесении изменений в Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти». Постановление Правительства РФ от 15.06.2009 г. № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти». Постановление Правительства РФ от 25 декабря 2007 г. № 931 «О некоторых мерах по обеспечению информационного взаимодействия государственных органов и органов местного самоуправления при оказании государственных услуг гражданам и организациям». Постановление Правительства РФ от 28 января 2002 г. № 65 «О федеральной целевой программе «Электронная Россия (2002-2010 годы)» (с измен, и дополнен, от 15 августа 2006 г.). Распоряжение Правительства Российской Федерации от 20 октября 2010 г. № 1815 «О государственной программе Российской Федерации «Информационное общество (2011-2020 годы)». Распоряжение Правительства Российской Федерации от 17 декабря 2010 года № 2299-р «О плане перехода федеральных органов исполнительной власти и федеральных бюджетных учреждений на использование свободного программного обеспечения». Распоряжение Правительства Российской Федерации от 12 февраля
2011 г. № 176-р «Об утверждении плана мероприятий по переходу федеральных органов исполнительной власти на безбумажный документооборот при организации внутренней деятельности». Распоряжение Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 632-р «Об одобрении Концепции формирования в Российской Федерации электронного правительства до 2010 года». Распоряжение Правительства РФ от 17 июля 2006 г. № 1024-р «О Концепции региональной информатизации до 2010 года». Распоряжение Правительства РФ от 27 сентября 2004 г. № 1244-р «О Концепции использования информационных технологий в деятельности федеральных органов государственной власти до 2010 года».
Стратегия развития информационного общества в Российской Федерации (Утверждена Президентом РФ В. Путиным 7 февраля 2008 г., № Пр - 212).
Совет по информационной безопасности при Президенте РФ.
Нормативно-методические документы и стандарты. ГОСТ 34.03-90. «Информационная технология. Комплекс стандартов на автоматизированные системы: Автоматизированные системы: Термины и определения», ГОСТ 34.601-90. «Информационная технология. Комплекс стандартов на автоматизированные системы: Автоматизированные системы: Стадии создания». Национальные стандарты, разработанные на базе международных стандартов ИСО (ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «СИБИД. Управление документами. Общие требования»; ГОСТ Р ИСО 23081-1-2008 «СИБИД. Процессы управления документами. Метаданные для документов. Часть 1. Принципы»), ГОСТ Р ИСО/МЭК 26300-2010 «Информационная технология. Формат Open Document для офисных приложений (OpenDocument) v. 1.0» и др.
Международные стандарты ИСО и МЭК. (ИСО 26300, ИСО 29500, ИСО 19005, ИСО 16175, ИСО 13008, ИСО 13028, ИСО серии 30300, МЭК 82045 и др.); MoReq 2, MoReq 10, и др.
Автоматизированные системы ДОУ представляют собой программные комплексы, направленные на автоматизацию процессов управления.
Центральным звеном информационных технологий в современных условиях является компьютер и сопряженный с ним комплекс технических средств. Реализация информационной технологии достигается с помощью системы управления и организационно-методического обеспечения. При использовании в управлении документацией отдельных технологий и технических устройств следует обращать внимание на специфические последствия их применения.
предлагаются следующие этапы проведения работ по выбору автоматизированной системы ДОУ 1:
Составление перечня предъявляемых основных и системно-технических требований к корпоративной системе автоматизации документооборота.
Выбор системы весовых коэффициентов (баллов) или ранжирования для экспертной оценки.
Оценка программных продуктов с точки зрения предъявляемых основных функциональных требований и системно-технических характеристик.
Оценка адаптационных возможностей отобранных продуктов.
Отбор программных продуктов, удовлетворяющих этим критериям.
Сравнительная оценка затрат, связанных с приобретением и внедрением программных продуктов.
Оценка опыта применения отобранных программных продуктов (в том числе в организациях данного типа), репутации фирмы-разработчика.
Выбор программного обеспечения для системы автоматизации документооборота.
14 Цели автоматизации доу. Задачи доу в организации. Охват процесса автомтизации доу.
Цели автоматизации ДОУ всех организаций, вне зависимости от их организационно-правовых форм, довольно схожи и заключаются, на наш взгляд, в следующем:
Повышения качества и оперативности управления, и как следствие этого обеспечение конкурентоспособности предприятия на рынке;
Объединение в единый делопроизводственный цикл всех структурных подразделений организации, включая территориально-удаленные;
Обеспечение оперативного, и в то же время разграниченного доступа к информационным (документационным) ресурсам организации;
Снижение трудовых и временных затрат и накладных расходов, и как следствие, получение экономического эффекта;
Заложение основы постепенного перехода к электронному документообороту на предприятии, работа на перспективу.
Достижение поставленных целей возможно посредством решения задач автоматизации ДОУ организации , которые условно можно систематизировать по следующим областям:
Подготовка и оформление документов
повышение качества и оперативности подготовки документов, создаваемых в организации
унификация процесса работы с документами на всех этапах его существования
Организация документооборота и исполнения документов
исключение дублирования работы по вводу информации о документе на различных этапах работы с ним (процесс регистрации)
исключение возможности потери документа (создание документальной базы организации)
упорядочение документооборота организации (упрощение схем прохождения документов – маршрутизация)
повышение оперативности и качества работы исполнителей с документами
сокращение сроков исполнения и прохождения документов
своевременное информирование сотрудников и руководства о поступивших и создаваемых документах (исключение дублирования работы над одним и тем же документом)
Организация контроля исполнения документов
объединение документационных потоков всех подразделений организации (в том числе территориально-удаленных)
оперативное получение информации о состоянии исполнения и месте нахождения любого документа
обеспечение отслеживания этапов прохождением документов в подразделениях организации с момента их получения (создания) до завершения работы с ними (исполнения),
Организация хранения документов, поисковая система.
обеспечение централизованного хранения текстов документов, подготовленных в электронном виде, их графических образов и материалов к ним.
обеспечение возможности оперативного поиска и организации логического связывания документов, относящихся к одному вопросу.
обеспечение оперативного поиска и подборки документов (материалов) по тематическому набору реквизитов.
Введение
Информационная технология
Механизация
Под
Диалоговые;
Локальные;
Многоуровневые;
автоматизированные системы управления предприятием различаются своей направленностью. Например, для “Бэст” или “Парус-5” приоритетной является сфера торговли; “Инфософт” – один из лидеров в области автоматизации учета на производстве. Кроме того, существуют универсальные “системы управления предприятием”: “Парус-4”, “Инфин”, “Абакус”, БОСС”, “Галактика”, “Supermanager-6-7” и др.
Однако целью настоящей статьи является оценка возможностей систем по автоматизации кадрового документооборота, причем лишь наиболее перспективных, принадлежащих к системам четвертого поколения.
Интегрированная система М-2 основана на применении современных технологий. М-2 представляет собой единый программный комплекс на основе централизованной корпоративной базы данных. В то же время открытость системы М-2 позволяет использовать уже существующие базы данных предприятия с интеграцией в единый комплекс, а также современные программные пакеты (Microsoft Office 97).
Система М-2 разработана на основе сервера баз данных Oracle 7.3, что обеспечивает высокие скоростные характеристики и высокую степень надежности и защиты данных. Клиентские места разработаны на программной системе Delphi 3.0 и могут функционировать в операционных системах Windows NT или Windows’95.
Принципиальное отличие интегрированной системы от сколь угодно сложного комплекса АРМов состоит, прежде всего, в идеологии проектирования. АРМы проектируются как автоматизация существующих рабочих мест, и в дальнейшем осуществляется их увязка между собой. При этом, естественно, подобная информационная система может реализовать только те управленческие технологии, которые имелись на предприятии на момент ее создания, поскольку само проектирование модулей осуществлялось исходя из конкретных существующих рабочих мест.
Интегрированная система проектируется сразу как единый комплекс, ориентированный на современные управленческие технологии; рабочие места создаются на втором этапе в уже созданной интегрированной среде.
Кроме того, АРМы, созданные в рамках архитектуры файл-сервер, не отвечают современным требованиям ни по скоростным характеристикам, ни с точки зрения безопасности и надежности систем. При этом следует отметить, что работа, которая была проведена по созданию АРМов, не пропадет. Во-первых, многие элементы созданных рабочих мест могут быть использованы в качестве модулей для создания рабочих мест в рамках новой системы, особенно если учесть, что проектирование рабочих мест занимает, по крайней мере, 50 % времени их создания. Во-вторых, у пользователей появились навыки работы с компьютерами, без чего невозможно внедрить никакую систему. В-третьих, в рамках этой работы сформировались кадры программистов, знающих специфику предприятия, которые также понадобятся при написании рабочих мест в среде новой интегрированной системы. Поэтому вложения в прежние разработки, безусловно, окупятся. В отличие от комплекса АРМов, при внедрении интегрированной системы происходит не просто автоматизация имеющихся рабочих мест, а осуществляется реконструкция всей системы обработки информации с проектированием новых рабочих мест применительно к новым технологиям.
Одновременно с внедрением системы М-2 производится обучение специалистов с выдачей им соответствующих сертификатов. Подготовленные таким образом специалисты получают право на создание собственных модулей в системе М-2, а также изменение существующих модулей в рамках, оговоренных сертификатом. Таким образом, предприятие не попадает в зависимость от фирмы – разработчика системы и способно поддерживать функционирование системы самостоятельно.
Система корпоративного учета NS2000 отвечает требованиям функциональной полноты и является лауреатом шестого Международного конкурса программного обеспечения в области финансов и бизнеса. Система спроектирована и разработана с использованием средств BP-WIN, ER-WIN, PROGRESS 4GL.
Схема комплекса, таким образом, представляет собой набор модулей, все они могут быть сгруппированы по трем основным направлениям: управление, финансы, логистика.
В состав системы R/3 входит модуль “Управление персоналом Oracle Applications” (Oracle Human Resources), который позволяет добиться максимальной отдачи от сотрудников за счет эффективного набора персонала, управления кадрами, обучения, оплаты труда и планирования карьеры. На сегодняшний день в своем классе продуктов модуль “Управление персоналом Oracle Applications” является одной из наиболее функционально полных систем для организации работы отдела кадров современного предприятия.
Его использование позволяет решать следующие задачи:
· планирование организационных изменений, включая моделирование структурных и должностных иерархий организации;
· планирование структурных подразделений, описание разряда, должности, позиции, ведение справочников и т. д.;
· персональный учет сотрудников и кандидатов с полной записью их профессиональных качеств (для оптимального использования трудовых ресурсов), данных для начисления зарплаты, данных об использовании рабочего времени, послужного списка сотрудников, потребности в повышении квалификации и результатов обучения сотрудников;
· анализ и ведение отчетности по типовым государственным формам, по нестандартной отчетности при помощи средств разработки Oracle, оперативный анализ данных и поддержку принятия решений.
Системе “Orakl-Кадры” присущи все достоинства предыдущих систем. Однако она имеет и ряд дополнительных преимуществ. В системе предусмотрена возможность работы с системой баз данных (штатные сотрудники, уволенные сотрудники, архив, кадровый резерв, временные сотрудники и т. д.), что значительно сокращает время обработки запросов. Вторым несомненным преимуществом является содержимое учетной карточки, включающей 102 темы (согласно постановлению Госкомстата карточка должна содержать не менее 55 тем).
Предусмотрена возможность произвольной модификации штатного расписания с автоматическим подсчетом вакансий, а также развитый модуль обработки нерегламентированных запросов. В системе предусмотрены процедуры ведения табеля (персонального и на подразделение) с автоматическим контролем отпусков, командировок, материальной помощи и т. п. Только в некоторых системах имеется наличие всех обязательных разделов кадрового учета, но только в системе “Orakle-Кадры” они имеются в полном объеме. Поэтому с учетом приемлемой ее стоимости (до 500 долл.) можно утверждать, что в настоящее время указанная система является лидером среди систем автоматизации деятельности предприятий, включая все функции автоматизации кадрового документооборота.
Система автоматизации деловых процессов (САДП) - это класс программных продуктов, автоматизирующих описание и выполнение произвольных бизнес-процессов (полностью или частично), при этом документы, информация, задания передаются для выполнения необходимых действий от одного участника процесса к другому в соответствии с заданными правилами. Основным понятием САДП является поток работ (workflow).
Workflow является системой обеспечения выполнения потоков работ, в рамках процессного управления. Автоматизация деловых процессов невозможна только с помощью внедрения учетной системы, поскольку в подобных системах не решается вопрос взаимодействия между участниками учетных процессов. Подобные проблемы также призваны решать системы класса BPMS. «ПитерСофт: Управление процессами» на платформе 1С - пример программного продукта класса BPMS, который реализован с целью решения вопросов взаимодействия между участниками бизнес-процессов.
Также САДП система является подмножеством систем электронного документооборота (СЭД).
Введение
Огромное увеличение объемов информации и большие изменения спроса информации стали предъявлять новые требования к организации информационно-документационного обслуживания в организации.
Стали меняться требования к службам, занимающимся информационно-документационным обеспечением. За рубежом их стали называть службой управления (или менеджмента) информационно-документационными ресурсами, в нашей стране - службой документационного обеспечения управления (ДОУ).
Главным направлением усовершенствования ДОУ, приспособления ее к современным условиям стало использование новейшей компьютерной и телекоммуникационной техники, формирование на ее основе высокоэффективных информационно-управленческих технологий в работе с документами.
Предлагаемое учебно-методическое пособие разработано в соответствии с рабочей программой дисциплины «Информационные технологии в документационном обеспечении управления и архивном деле» направления подготовки «034700 Документоведение и архивоведение» (6 семестр, бакалавр). Целями освоения данной дисциплины являются: умение создавать локальную нормативную базу документационного обеспечения управления и архивного дела, а также умение документировать управленческую информацию, рационализировать документооборот, технологии обработки документов с целью их сохранности и передачи на хранение.
Тема 1. Основные термины и понятия
Основополагающие термины и понятия: механизация и автоматизация, информация, информационные технологии, компьютерные технологии, компьютеризация и информатизация, автоматизированные информационные системы
Управленческая деятельность любой организации основана на обработке поступающих официальных документов независимо от способов их получения и видов носителей, а также производстве документной информации и официальных документов, предназначенных как для внутреннего пользования в самой организации, так и для внешнего.
Поступающие документы с помощью специальных технологий преобразуются в информацию, необходимую для достижения определенного результата. Само понятие «технология» используется в промышленном производстве и определяется как система взаимосвязанных способов обработки материалов и приемов изготовления продукции в производственном процессе. В сфере документационного обеспечения управления, учитывая специфику информационных процессов, на которых оно основывается, технология документационного обеспечения управления определяется как система методов и способов сбора, передачи, обработки, накопления, хранения документов и документной информации на основе применения единых методических приемов и правил.
Технологии документационного обеспечения управления в соответствии с различием информационных процессов подразделяются на:
· технологии обработки поступающих и отправляемых документов;
· технологии передачи (доведения) документной информации конечному пользователю;
· технологии введения документов в информационную базу данных организации, исходя из ее внутренней структуры;
· технологии обработки документной информации и накопления документов;
· технологии хранения и использования отдельных локальных групп документов.
Таким образом, документационное обеспечение управления (ДОУ) охватывает вопросы документирования, организации работы с документами в процессе осуществления управления и систематизацию их архивного хранения.
Информационная технология – это совокупность методов, производственных процессов и программно-технических средств, объединенных в технологическую цепочку, обеспечивающую сбор, обработку, хранение, распространение и отображение информации с целью снижения трудоемкости процессов использования информационного ресурса, а также повышения их надежности и оперативности.
Под информационными и коммуникационными технологиями предлагается понимать комплекс объектов, действий и правил, связанных с подготовкой, переработкой и доставкой информации при персональной, массовой и производственной коммуникации, а также все технологии и отрасли, интегрально обеспечивающие перечисленные процессы.
Информационные технологии стали активно использоваться благодаря компьютеризации предприятий. Под компьютеризацией понимается процесс внедрения компьютерной техники, обеспечивающей автоматизацию информационных процессов и технологий.
Компьютеризация позволяет говорить о двух комплексах мероприятий: механизации и автоматизации процессов, связанных с ДОУ.
Механизация делопроизводственных процессов представляет собой применение технических средств для выполнения операций по документированию и организации работы с документами. Цель механизации делопроизводства заключается в передаче выполнения нетворческих (вспомогательных) операций техническим средствам.
Под автоматизированной информационной технологией (АИТ) управления понимается система методов и способов сбора, накопления, хранения, поиска, обработки и защиты управленческой информации на основе применения развитого программного обеспечения, средств вычислительной техники и связи, а также способов, с помощью которых эта информация предоставляется пользователям.
По степени охвата задач управления автоматизированные информационные технологии подразделяются на следующие группы: электронная обработка данных; автоматизация функций управления; поддержка принятия решений; электронный офис; экспертная поддержка.
По классу реализуемых технологических операций АИТ можно разделить на: системы с текстовым редактором; системы с табличным процессором; системы управления базами данных; системы с графическими объектами; мультимедийные системы; гипертекстовые системы.
По типу пользовательского интерфейса автоматизированные информационные технологии делятся на:
Пакетные (централизованная обработка);
Диалоговые;
Сетевые (многопользовательские).
По способу построения сети АИТ можно разделить на:
Локальные;
Многоуровневые;
Распределенные.
Тема 2 Основные этапы в истории автоматизации ДОУ и архивного дела
2.1. Автоматизация работы с документами как неотъемлемая часть автоматизации управленческих процессов.
2 .2. Первый этап (1960-е – 1970-е гг.) – концепция автоматизированных систем управления (АСУ). Создание и внедрение систем обработки документов в рамках АСУ. Вычислительные центры коллективного пользования. Первые информационно-поисковые системы (ИПС). Частичная автоматизация некоторых делопроизводственных и архивных функций.
2.3. Второй этап (1980-е – начало 1990-х гг.) – разработка технологических решений на базе ПЭВМ. Создание и развитие концепции автоматизированных рабочих мест (АРМ). Появление возможности комплексной автоматизации ДОУ и архивного дела. Разработка специализированного программного обеспечения.
2.4. Третий этап (1990-е гг. – настоящее время) – широкое внедрение и использование новых информационных технологий, в которых сочетаются средства вычислительной техники, связи и оргтехники. Комплексная автоматизация всех этапов документооборота и архивного хранения документов.
Необходимость автоматизации делопроизводства обусловлена стремительным совершенствованием технологии производства компьютеров, программных средств, повсеместному внедрению информационных технологий. Под автоматизацией традиционно понималось вытеснение рутинного механического труда, «высвобождение» работников. Однако снижение затрат является не главной задачей автоматизации. Основная цель автоматизации – приобретение новых качеств управления, получение эффективного управления. Такая концепция автоматизации предполагает реорганизацию управления и перепроектирование информационной системы.
Автоматизация ДОУ и архивного дела началась в 1960-е годы XX века. Автоматизации предшествовал этап механизации, который начался в конце XIX в.. В период с конца XIX в. до 1950-х гг. механизация касалась в основном ведомственных архивов. Применение средств «малой механизации» было эпизодическим и ограничивалось использованием матричных носителей информации (ручных перфокартотек, перфолент, кодексов) и счетно-перфорационных устройств для решения конкретных задач в области учета населения (переписи населения), планирования, отчетности на производстве и т.д.
Первый этап был временем накопления эмпирического опыта в области создания локальных и межархивных автоматизированных информационно-поисковых систем – АИПС. Рост сфер применения автоматизированных систем в архивном деле связан прежде всего с эволюцией носителей информации (микропленки, магнитные ленты, карты, диски, бланки и др.) и технического обеспечения (электронно-перфорационные машины, ЭС ЭВМ, персональные компьютеры ПЭВМ), а также с появлением специальных пакетов прикладных программ для АИПС. Значительное влияние на автоматизацию архивного дела в этот период оказал также процесс создания автоматизированных систем управления (АСУ) во всех отраслях хозяйства.
Автоматизированная система управления (АСУ ) - комплекс аппаратных и программных средств, предназначенный для управления различными процессами в рамках технологического процесса, производства, предприятия. Создателем первых АСУ в СССР является доктор экономических наук, профессор, член-корреспондент Национальной академии наук Белоруссии, основоположник научной школы стратегического планирования Николай Иванович Ведута.
Важнейшая задача АСУ - повышение эффективности управления объектом на основе роста производительности труда и совершенствования методов планирования процесса управления.
Период второй половины 1980-х – 1990-х гг. – связан с началом стихийной компьютеризации, сначала московских, а затем и местных государственных архивов. Лидерами этого процесса были НИЦ ТД СССР (РНИЦ КД), ВНИИДАД, ЦХИДК, ЦГАОР (ГАРФ) и другие архивы. В 90-е гг. в РФ законодательными и нормативными актами было введено в действие более 20 отраслевых автоматизированных систем делопроизводства и документации, создающих огромные массивы машиночитаемых (электронных) документов. Создание массивов электронных документов происходит также путем оцифрования источников на бумажных носителях в государственных архивах (с целью создания страхового фонда и фонда пользования), а также создания полнотекстовых баз данных. Кроме того, новые информационные технологии в области консервации и реставрации документов, создания страхового фонда и фонда пользования позволяют продлить жизнь ценным историческим источникам.
На современном этапе состояние информационных технологий в ДОУ можно охарактеризовать:
Наличием большого объема баз данных, содержащих информацию о деятельности организации;
Созданием технологий, обеспечивающих интерактивный доступ пользователя к информационным ресурсам;
Расширением функциональных возможностей информационных систем и технологий, обеспечивающих обработку информации, созданием локальных многофункциональных проблемно-ориентированных информационных систем различного назначения;
Включением в информационные системы элементов интеллектуализации интерфейса пользователя, экспертных систем и других технологических средств.
Комплексная автоматизация всех этапов документооборота и архивного хранения документов включает в себя: автоматизацию работы с документами, автоматизированные рабочие места, электронные офисные системы.
В федеральной целевой программе «Электронная Россия (2002-2010 годы)» говорится, что развитие и широкое применение информационных и коммуникационных технологий имеет решающие значение для повышения эффективности функционирования экономики, государственного и местного самоуправления. Одним из направлений использования информационных коммуникационных технологий в деятельности органов государственной власти, организаций и предприятий является «развитие системы электронного документооборота, стандартов делопроизводства и документооборота». Актуальность совершенствования традиционного делопроизводства обуславливается необходимостью эффективности управленческой деятельности, ускорение движения документов в организации, уменьшение трудоемкости обработки документов. Созданная автоматизированная система (далее АС) делопроизводства должна повысить действенность управления за счет образования единого документированного информационного пространства, дающая пользователям средства эффективной совместной работы с документами в любом месте и в любое время. Современные системы автоматизации делопроизводства и документооборота (САДД) позволяют решать полный комплекс задач делопроизводства:
Организация полного и удобного учета и обработки всей входящей, исходящей и внутренней корреспонденции.
Сохранение всех документов, связанных с деятельностью организации более удобным и рациональным способом, позволяющим быстро найти любой необходимый документ при наличии соответствующих прав доступа.
Отслеживание состояния каждого документа, маршрута его движения, а также взаимосвязь с другими документами.
Обеспечение выполнения своевременных требований обработки документов.
Современные системы автоматизации делопроизводства позволяют построить полноценную систему управления процессами обработки документов и контроля за их выполнением. САДД охватывает все процессы создания, обработки, тиражирования, передачи и хранения документов, а так же автоматизирует основные процедуры современного делопроизводства. Жизненный цикл документа, от создания до его списания в дело или уничтожения, представляется в виде последовательных стадий, каждую из которых документ проходит на протяжении определенного промежутка времени. Системы автоматизации делопроизводства позволяют автоматически фиксировать переход документа из одной стадии в другую.
В настоящее время наличие успешно действующей системы автоматизации делопроизводства и документооборота говорит о благополучии учреждения и его руководства. Это означает полную управляемость подчинённых руководству аппарата, их компетентность, солидарность, дисциплинированность и заинтересованность в максимально успешном выполнении порученного дела. Автоматизированная система представляет возможность производить оперативный и эффективный обмен информацией между всеми участками производственного процесса, позволяет сократить время, требуемое на подготовку конкретных задач, исключить возможных появлений ошибок подготовки отчётной документации. Внедрение автоматизированной системы обеспечит удобство в работе, рациональную организацию производства и снижение психологических нагрузок. Также снизятся физиологические нагрузки, т.к. с внедрением соответствующего программного обеспечения время, затраченное на эту же работу, существенно уменьшится. Это положительно повлияет на работоспособность работника, т.к. приведёт к уменьшению количества обрабатываемой информации, а также у персонала появится дополнительное время для анализа и принятия управленческих решений.
Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
Подобные документы
Информационные системы электронного документооборота, их роль в системе управления. Повышение эффективности организации ООО "Валга" за счет использования информационных технологий при организации документационного сопровождения деятельности менеджера.
дипломная работа , добавлен 13.01.2015
Организационная структура Минского автомобильного завода. Программное обеспечение информационных технологий в системе управления предприятием, функциональные подсистемы. Классификация современных автоматизированных информационных систем управления.
контрольная работа , добавлен 11.11.2010
Нормативно-методическая база организации документационного обеспечения. Термины и определения в делопроизводстве. Делопроизводственные функции системы управления персоналом. Документирование оценки деятельности персонала, организация документооборота.
реферат , добавлен 21.03.2010
Проблемы автоматизации документооборота, бухгалтерского учета и других формализованных процессов управления производством. Современное состояние информационных технологий в России, методы внедрения IT как инструмента управления экономикой предприятия.
курсовая работа , добавлен 02.08.2015
Появление понятия "документационное обеспечение управления". Способы документирования (запечатления информации). Требования к оформлению организационно-распорядительных документов и архивного их хранения. Постановление: оформление и состав реквизитов.
контрольная работа , добавлен 30.12.2012
Понятие информационных систем управления предприятием, оценка их роли и значения, проблемы и задачи в процессе внедрения. Анализ и оценка использования информационных технологий на исследуемом предприятии, разработка путей его совершенствования.
дипломная работа , добавлен 16.02.2012
Значение информационных технологий в управлении предприятием. Характеристика систем автоматизации управления предприятием. Организационная структура ООО "Четыре сезона". Краткий обзор существующих систем. Выбор и эксплуатация информационной системы.
курсовая работа , добавлен 11.01.2011
Введение
Системы управления документацией являются средством автоматизации крупномасштабного формализованного бизнеса, преобразовывая документооборот из бумажной формы в электронную. Автоматизации системы делопроизводства и документооборота (АС ДОУ) подразумевает возможность использования информации из базы данных, уменьшение ввода информации вручную, что дает выигрыш во времени и в снижении количества ошибок. Помимо форм документов, в базе данных системы управления документооборотом хранятся данные (адреса, номера договоров, даты заключения договоров, суммы и т.д.), которые могут потребоваться во многих документах (договорах, приказах, актах выполненных работ и т.д.). Один раз введенная вышеуказанная информация позволяет формировать документы, требуемые в административных структурах.
По данным журнала “ASAP”, за год в мире производится » 6 млрд. документов; обычный служащий тратит в год около 150 часов на поиск утерянной информации 1 . Встает острая потребность предоставления необходимой информации в готовом для “потребления” виде с последующим ее предложением.
Современный рынок прикладных программных средств предлагает ряд автоматизированных систем управления документацией. Среди них DocsVision 3.6 компании DocsVision , ESCOM.DOC©, система J.D. Edwards OneWorld, разработанная компанией Robertson and Blums Corporation и др.
Исходя из вышесказанного, мы сформулировали цель работы – выявить и изучить предпосылки развития и современные условия автоматизированных систем управления документацией.
Объектом исследования данной работы являются автоматизированные системы управления документацией, а также системы, включающие в себя эту функцию.
Гипотеза исследования: предпосылки развития и современные условия автоматизированных систем управления документацией позволят определить их достоинства и недостатки.
В соответствии с целью и гипотезой в работе ставятся задачи:
изучить состояние вопроса в литературе;
обозначить и определить предпосылки развития автоматизированных систем управления документацией;
обозначить и определить современные условия автоматизированных систем управления документацией;
выявить положительные и отрицательные стороны работы с автоматизированными системами управления документацией.
Актуальность темы:
Создание в нашей стране правового государства с эффективно работающими институтами представительной, исполнительной, судебной властей, производства, науки и образования обуславливается не только всесторонним и полноценным юридическим обоснованием их деятельности, но и формированием рациональных, конкретных правил и процедур их функционирования, в том числе в области работы с документами. Для упрочения российской государственности рациональное управление документацией может послужить одной из важных опорных точек укрепления аппарата управления и существенным элементом его стабильности.
Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируется на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления, поскольку информация, как кровеносная система, пронизывает все органы управления, обеспечивая их энергетическим потенциалом и приводя в целенаправленное движение.
Информация фиксируется в документах, которые придают ей организационную форму и перемещают ее во времени и пространстве. Документы и документная информация лежат в основе управленческих решений и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой и тем самым способствуют их исполнению.
Проблемы документирования деятельности организаций и управления документацией являются столь же древними, как сами документы и управление. В настоящее время данная проблема актуализируется стремительным развитием новых информационных технологий, ускоренной информатизацией общества.
Непрерывный рост объемов документации во всем мире, все более широкое применение электронно-вычислительной техники при обработке информации, использование небумажных носителей и другие объективные факторы приводят специалистов к выводу о необходимости поиска новых возможностей овладения и управления документированной информацией.
Для современного документоведения важны исследования возможностей современных информационных технологий с точки зрения их использования в управлении документацией. Необходимы анализ накопленных достижений в области теории и практики документоведения, выявление тенденций их дальнейшего развития и получение на этой базе новых научных результатов.
Выбор темы настоящей работы обусловлен несколькими факторами:
во-первых, наличием необходимости упорядочения документальной среды как средства повышения эффективности управления,
во-вторых, потребностью архивной службы в глубокой проработке взаимосвязанных проблем документоведения и архивоведения в новых условиях для трансформации их в прикладные научные разработки;
в-третьих, возрастающими темпами информатизации России и актуальными задачами вхождения ее в мировое информационное пространство, в том числе в сфере управления документацией.
Решение проблемы управления документацией в современных условиях позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы организаций, обеспечить их эффективное функционирование, а также открыть доступ потребителям к информационным ресурсам с наименьшими затратами времени, труда и средств.
1. Необходимость автоматизированных систем документооборота
Управление информационными ресурсами имеет для деятельности любого учреждения особое значение. В современном мире учреждения сталкиваются с необходимостью обработки колоссального объема информации. Независимо от правового статуса или организационных форм деятельности учреждения призваны активно взаимодействовать с органами исполнительной и законодательной власти, структурами, участвующими в регулировании экономики. Все это в свою очередь порождает специфический документооборот.
Таким образом, учреждения остро ощущают необходимость организации эффективного управления информационными ресурсами и предпринимают активные шаги по использованию компьютерных технологий в сфере управления документационными потоками (и информацией в широком смысле).
К сожалению, применение компьютерных программ в сфере работы с управленческой (организационно-распорядительной) документацией в ряде случаев не сопровождается структурной перестройкой работы с документацией, что существенно снижает эффект от применения даже самых многофункциональных специализированных (и соответственно дорогостоящих) программных комплексов. Нередки ситуации, когда внедрение компьютерных систем носит формальный характер и не сопровождается сколь-нибудь существенной оптимизацией и унификацией документационных процессов.
В большинстве учреждений со сложной структурой важное значение имеет уровень организации взаимодействия подразделений и порядок обмена информацией. Большая часть информации передается в виде документов на бумажном носителе (обмен служебной документацией и отчетностью).
Следует также отметить, что на протяжении ряда лет достаточно четко прослеживается тенденция увеличения объемов информационных потоков, проходящих через современные учреждения. Характерно, что происходит рост не только документооборота на традиционных носителях, но и информации, проходящей по электронным каналам, а также документов, связанных с функционированием компьютерных систем.
Работа по автоматизации делопроизводственных процессов началась в России ещё в начале 90-х годов 1 . Существенным шагом в упорядочении работы со служебной документацией стало внедрение в 1997 году Системы автоматизации документооборота и делопроизводства - САДД. Программный комплекс был разработан по заказу Банка России на базе типового программного продукта одной из фирм, специализирующейся на автоматизации работы с документами.
Система электронного документооборота (СЭД) или EDMS (Electronic Document Management Systems) - это система автоматизации работы с документами на протяжении всего их жизненного цикла (создание, изменение, хранение, поиск, классификация и пр.), а также процессов взаимодействия между сотрудниками 2 . При этом под документами в первую очередь подразумеваются неструктурированные документы (файлы Word, Excel и пр.). Как правило, СЭД включает в себя электронный архив документов и систему автоматизации деловых процессов.
Эффективное управление документацией на основе СЭД основано на трех составляющих системы:
технология (на основе современных компьютерных комплексов).
корпоративные правила создания и использования информационных ресурсов (и их закрепление в распорядительных документах).
психология пользователей и их обучение (при необходимости индивидуальное).
В системах документооборота осуществляется регистрация нормативных документов, распорядительных документов (приказов, распоряжений), переписки с органами власти, учреждениями, кредитными организациями, другими учреждениями и предприятиями, а также гражданами. Помимо этого в СЭД ведется работа с внутренней служебной перепиской и проектами организационно-распорядительных документов, создаваемых структурными учреждений.
СЭД обеспечивает контроль за движением и исполнением документов, содержит полную информацию о поручениях, данных руководством и действиях исполнителей. Важным элементом СЭД является система формальных и семантических ссылок на взаимосвязанные документы и поручения. Поиск в СЭД помимо традиционных делопроизводственных реквизитов базируется на системе классификаторов (в том числе тематических), позволяющих осуществлять контекстный отбор документов.
Процедура ведения классификаторов строго регламентирована. Часть справочников формируется специалистами, ведущими регистрацию (например, классификатор организаций - корреспондентов). Внесение изменений в остальные - прерогатива администратора, кроме того, администратор осуществляет постоянный мониторинг новых позиций классификаторов и при необходимости корректирует их. Таким образом, устраняется возможное дублирование позиций справочников, и устраняются ошибки при регистрации документов. Эффективность работы системы может быть обеспечена только при условии регулярного обучения пользователей и “мягкого” контроля за их действиями в системе (исправление ошибок, соблюдение требований по заполнения обязательных информационных реквизитов и т.п.).
Создание СЭД связано и с изменением роли службы документационного обеспечения: определяются единые технологические требования к организации документооборота с использованием СЭД, устанавливает систему “административных рамок” в работе с документами, что фактически является методологической базой для организации работы с информацией.
В целом установление четкого порядка использования системы и правил работы с информацией является одним из основных факторов, обеспечивших успешное внедрение СЭД и её полноценное использование.
