Поступление товара в эксель. Учет товаров в MS Excel: преимущества и недостатки. Торговая организация «Лавка ценностей»

Управление складскими запасами — одно из важнейших составляющих при ведении бизнеса. От ситуации на хранилище зависит качество и успех организации. Именно поэтому предприниматели обязаны уделять достаточное количество внимания, тому как правильно организовать систему управления складскими запасами и контролировать ее в последующем.

В связи с важностью данного вопроса мы неоднократно затрагивали тему в статьях и .

Теперь более подробно остановимся на том, как удобно следить за перемещением запасов с помощью простейшей программы MS Excel.

Большинство организаций, осуществляющих продажу того или иного продукта, имеют склад для хранения. Отсюда выливается обоснованная потребность в ведении учета. Использование специальных для этого программ помогает организациям сделать работу более эффективной, уменьшив при этом затраты и увеличив объем прибыли. MS Excel отлично подходит для небольших магазинов и других малых организаций.

Возможности MS Excel:

• Показывает объемы запасов на складе
• Структурирует и анализирует данные об имеющихся активах
• Отчеты по продажам за любой период времени

Учет товаров в MS Excel: преимущества

MS Excel — именно та программа, которая способна упростить складской учет и обладает рядом функций для осуществления контроля по передвижению товаров.

Учет товаров в MS Excel: недостатки

Важно заметить, что Excel имеет и много минусов. Например, сложный ряд операций, которые требуют навыки работы и квалификацию, а также большие временные ресурсы, которых нам так часто не хватает. Из-за ошибок, иногда случающихся в программе, возможна потеря всех имеющихся данных.

Функции Excel для управления складскими запасами

Продукт представляет собой таблицы, которые заполняются данными. Можно выделить отдельные товары или группы товаров. С помощью данного программного инструмента возможно производить аналитические функции и операции с использованием формул. Программа требует необходимых знаний по работе с ней. Старайтесь по максимуму использовать все возможности компьютерной программы. Чем больший набор функций вы знаете и умеете с ними обращаться, тем больше ваши возможности при ведении товарного учета.

С помощью Excel возможно отслеживать поступление и уход продукции. Вы также можете подсчитать данные, касаемо производимых действий на складе, допустим, узнать количество остатков по конкретному виду обуви или ряду товаров. Чтобы минимизировать количество остатков, узнайте какую марку обуви приобретают охотнее всего. Знакомьтесь с рекомендациями в сфере продажи детской обуви .

Предположим, что шапку таблицы нужно растянуть на две или несколько строк. Для этого заранее включите функцию перенос по словам непосредственно в ячейке, и тогда у вас не возникнет трудностей. Ваша таблица будет выглядеть аккуратно.

Программа разрешает осуществлять вставку различных шрифтов, которые очень удобно использовать при выделении ряда товаров или отдельных категорий, исходя из их параметров.

Предпочтительно выделять более важные группы продукции, форматируя ячейки, столбцы или строки. Данные приемы обеспечат легкое восприятие информации в таблице.

Рекомендации по управлению складскими запасами с помощью Excel

Обеспечение учета продукции, которая находится на складе, объясняется потребностью следить, контролировать активы магазина, составлять отчеты в период продаж. Рекомендуется, чтобы за это отвечал компетентный специалист, который отлично знает азы MS Excel и умеет применять их на практике.

Приведем наглядный пример как начать работу по управлению складскими запасами в MS Excel (все значения приблизительны):

В начале таблице следует вести расход:

Таблица учета товара MS Excel

Спустившись на несколько сотен ячеек ниже и создайте таблицу прихода, например, в трех ячейках: 1-товар, 2-количество, 3-цена закупки.

Таблица прихода товара в MS Excel

Каждому изделию, только поступившему на склад, нужно назначить цену, что очень просто сделать в программе. Заполните таблицу, например, туфли, сандалии, кеды, кроссовки, ботинки, и другие. Это обобщенные наименовании, на практике же колонку товар вы будете заполнять другими наименованиями. Например, закажите для своего магазина популярные у аудитории покупателей изделия . Список индивидуален для каждого магазина.

Важно! Чтобы наименование товара в таблице расхода совпадало с наименованием, которое указано в накладных. Поэтому в таблице необходимо писать название полностью, не сокращая его. Вы можете указывать информацию вплоть до размера и расцветки обуви. Чем конкретнее указана информация, тем это удобней.

Количество и цена закупки. Данные столбцы заполняются по факту.

Добавить новое поступление в список легко всего двумя кликами. Также сразу устанавливайте цену, количество и другие параметры.

Файл-программа в MS Excel для учёта продаж и остатков для небольших магазинов. Данный файл был разработан по запросу одного магазина. Теперь он доступен для скачивания.

Перед использованием программы включите макросы (Параметры Excel -> Центр управления безопасностью -> Параметры центра управления безопасностью -> Параметры макросов -> Включить все макросы)!

Назначение программы:

• Оприходование товара (приход от поставщика, возврат от клиента)
• Расходование товара (продажа клиенту, списание недостач)
• Партионный учёт
• Актуальная информация о текущих остатках
• История операций с товаром
• Анализ финансовых показателей (сумма продаж, валовая прибыль, текущая себестоимость складских запасов)

Структура файла

Файл состоит из 5 листов:

• Приход(ВНЕСЕНИЕ)
• Продажа(ВНЕСЕНИЕ)
• Движение_Товара
• Валовая прибыль
• Себестоимость склада

Лист «Приход(ВНЕСЕНИЕ)» предназначен для внесения товара в базу файла на основании приходных накладных от поставщиков (либо возврат от клиента).

Алгоритм проведения операций :

1. Введите данные в столбиках, шапка которых закрашена жёлтым цветом (чтобы разблокировать ввод данных введите пароль – 1).

2. Нажмите на кнопку «ВНЕСТИ», после чего введённые данные будут автоматически перенесены в базу программы на лист «Движение_Товара». После проведения операции строки будут очищены и вы получите сообщение об успешном окончании операции.

Расчёты в столбиках :

• «Закуп.цена (базовая, у.е.)» — в этот столбик вносите свою закупочную цену, по которой производитель вам отгрузил товар,
• «Закуп.цена (рабочая, у.е.)» — это вспомогательный столбик, в который вы можете внести корректировку по закупочной цене, если такова имеется. Если же никаких корректировок по базовой закупочной цене нет, тогда вводите такую же закупочную цену, как ввели в столбик «Закуп.цена (базовая, у.е.)»,
• «Себестоимость, у.е.» — в этом столбике вы должны указать себестоимость продукции. Обычно в торговле себестоимость формируется из закупочной цены и стоимости доставки товара до склада компании. Если вы, например, закупили товар по 100 у.е. и потратили на доставку товара 25 у.е., тогда в данном столбике вам необходимо указать сумму – 125 у.е. Если же вы не высчитываете себестоимость, тогда просто продублируйте сумму рабочей закупочной цены.
• «Рекоменд.розница,у.е.» — этот столбик вы можете использовать для прописывания с помощью формул рекомендуемой розницы. Например, вы знаете, что обычно нацениваете на себестоимость доставленной продукции 50%, тогда вы можете вписать в столбик форму – себестоимость (у.е.) * 1,50, то есть мы умножаем себестоимость на коэффициент наценки 1,50, тем самым прибавляя 50% желаемой наценки.
• «Установлена розница, у.е.» — в этом столбике вы должны указать, какую розничную цену вы в конечном итоге установили для продажи товара своим клиентам. Этот столбик был создан специально для того, чтоб у вас была возможность назначить другую розничную цену, чем рекомендует вам та или иная формула. В дальнейшем все расчёты будут происходить от установленной розничной цен и себестоимости.

Ограничения :

• Пользователь может внести за один раз не больше 500 артикулов.
• При внесении отрицательных значений программа будет выдавать сообщение о некорректном вводе данных.

Лист «Продажа(ВНЕСЕНИЕ)» предназначен для списания проданного товара и потерянного товара на складе магазина, который не был найден при инвентаризации склада.

Алгоритм проведения операций :

1. Введите данные в столбиках, шапка которых закрашена жёлтым цветом (чтобы разблокировать ввод данных введите пароль – 1):

а) введите полный или частичный артикул, в столбик «Найти Артикул», после чего в соседнем столбике «Артикул» высветится номер товара, найденный в базе на листе «Движение_Товара». Именно данный артикул будет списан в базе после проведения операции,

б) введите количество штук проданного или списанного товара в столбике «Продано, шт.»,

в) если вы решили продать товар по другой цене, чем ранее была установлена («Установлена розница, у.е.»), тогда в столбике «Фактическая цена продажи, у.е.» введите сумму, по которой товар был продан. Это позволяет вам давать дополнительные скидки клиентам. Если вы хотите списать товар, тогда вам необходимо здесь указать цену – 0, в этом случае в столбике «Операция» появится значение «Списание – 0%».

2. Нажмите на кнопку «ПРОВЕСТИ», после чего введённые данные будут автоматически перенесены в базу программы на лист «Движение_Товара». После проведения операции строки будут очищены и вы получите сообщение об успешном окончании операции.Расчёты в столбиках :

• «Текущая наценка» — в этот столбике вы увидите текущую наценку на себестоимость продукции. Коэффициент наценки рассчитывается следующим образом — цена продажи делить себестоимость. Если вы внесёте информацию в столбик «Фактическая цена продажи, у.е.», то она будет использоваться для расчёта наценки. Если цена продажи не будет изменена, то в расчёте коэффициента наценки будет участвовать ранее установленная розничная цена из столбика «Установлена розница, у.е.». Коэффициент наценки позволяет вам контролировать ситуацию с финансовой стороны. Видя коэффициент наценки, вы сразу понимаете, продаётся товар в убыток или нет. Если коэффициент наценки меньше 1, тогда товар продаётся в убыток – меньше себестоимости.
• «Текущий остаток» — этот столбик отображает, какой текущий остаток товара по выбранной позиции имеется на складе. Стоит сказать, что в предложенном файле ведётся партионный учёт, т.е. продаётся сначала тот товар, который приехал первым. Если, например, было две поставки товара одна за другой по 4 и 6 штук и продаж у компании ещё не было, тогда текущий остаток будет отображён – 10 штук. Это позволяет вам видеть, сколько штук товара данной позиции сейчас храниться у вас на складе.
• «[ИНФО]» Остаток партии» — в этом столбике отображается сколько штук товара на вашем складе находится из первой партии, которая ещё не была распродана. Если мы говорили ранее о том, что было 2 поставки по 4 и 6 штук и продаж товара не было, тогда в данном столбике высветится информация – 4 штуки. Это будет говорить нам о том, что первая партия товара ещё не была распродана и по ней на складе числиться ещё 4 штуки. Очень важно следить за информацией в этом столбике, так как вся информация о ценах отображается для текущей нераспроданной партии товаров. Так как мы ведём партионный учёт, мы должны списывать сначала первую партию со склада, затем вторую и так далее. Допустим, 4 штуки пришли компании по себестоимости 10 у.е., а 6 штук – уже по 15 у.е. Как вы понимаете, цена продажи для разных партий товара должна быть разной либо максимальной от наибольшей себестоимости, чтоб товар не был продан в убыток. Для первой партии мы установили розницу 15 у.е., то есть наценка на себестоимость – 50%, а для второй партии – 22,5 у.е. (также наценка 50% к себестоимости). Если к вам пришёл клиент и захотел купить сразу 6 штук данного товара, то вам нужно обратить внимание, что 4 штуки на складе находятся по первой поставке, а ещё 2 штуки – уже по второй поставке. Цены продажи для обоих партий разные. Вам необходимо будет списать сначала 4 штуки товара одним документом, а затем ещё 2 штуки товара другим документом. Если вы захотите списать сразу 6 штук, то программа выдаст сообщение об ошибке – о некорректном вводе информации в поле «Продано, шт.». Также в это случае в столбике «Кол-во» вы увидите значение «ПАРТИЯ-» на красном фоне, что будет сообщать вам о превышении указанного количества над остатком текущей нераспроданной партии товара.
• Столбики «[ИНФО] Дата прихода» и «№ партии» отображают информацию о текущей партии, которая ещё не была распродана.

Ограничения :

• Пользователь имеет возможность вносить информацию в столбики, шапка которых закрашена жёлтым цветом.
• Пользователь может внести за один раз не больше 100 артикулов.
• При отсутствии заполненных строк (т.е. документ прихода пуст) выполнение операции будет заблокировано.
• Если вы забудете заполнить какой-либо столбик, программа выдаст вам сообщение об ошибке.
• Сообщения об ошибке:

− если вы забудете внести информацию в столбик «Продано, шт.», программа вам выдаст сообщение об ошибке и в столбике «Кол-во» будет отображено сообщение «ВНЕСТИ!!!»

− если вы в столбик «Продано, шт.» внесёте больше штук, чем находится на складе по первоначально несписанной партии (столбик «[ИНФО] Остаток партии»), программа вам выдаст сообщение об ошибке и в столбике «Кол-во» будет отображено сообщение «ПАРТИЯ»

− если вы в столбик «Продано, шт.» внесёте больше штук, чем находится на складе по всем не распроданным партиям (столбик «Текущий остаток»), программа вам выдаст сообщение об ошибке и в столбике «Кол-во» будет отображено сообщение «НЕДОСТ.!»

Лист «Движение_Товара» — это база данных программы.

Структура таблицы

• По каждому артикулу информация выводится одним блоком, в котором видна история поступлений и продаж товара. Блоки артикулов отделены между собой строкой с жёлтым фоном.
• В столбике «Текущий остаток» напротив нераспроданных партий товара отображается текущий остаток данного артикула. Также в столбике «Себестоимость склада, у.е.» отображается сумма себестоимости складских запасов по нераспроданным партиям товара. Значения из столбика «Себестоимость склада, у.е.» используются на листе «Себестоимость склада», на котором находится отчёт по текущей себестоимости складских запасов компании.
• В столбиках «Валовая прибыль, у.е.» и «Сумма продаж, у.е.» высчитывается валовая прибыль и сумма продаж по каждой операции расхода или списания. Валовая прибыль (у.е.) = Сумма продажи (у.е.) – Кол-во * Себестоимость, у.е. Значения данных столбиков затем используются на листе «Валовая прибыль», на котором находится отчёт по продажам.

Алгоритм проведения операций :

Возврат товара от клиента

Если вам необходимо провести возврат товара от клиента, тогда вы должны найти строку продажи на листе «Движение_Товара» и скопировать данные в диапазоне столбиков E:L, начиная со столбика «Артикул» и заканчивая столбиком «Установлена розница, у.е.». Затем вам необходимо вставить данные на листе «Приход(ВНЕСЕНИЕ)», выбрав при этом тип операции «Возврат». После проведения операции возврат будет оприходован на склад компании в виде отдельной партии товара.

Поиск товара в справочнике

Чтобы найти необходимый артикул в базе, используйте «Окно поиска» (нажатие клавиш Ctrl+F).

Удаление товара из справочника

Если какая-либо операция была введена некорректно, единственный путь удалить операцию – найти строку проведённой операции на листе «Движение_Товара» и удалить данные, начиная со столбика «Артикул» и заканчивая столбиком «Операция» (шапка зелёного фона). Если вы укажите дополнительные столбики, то программа выдаст вам сообщение о невозможности удалять информацию в заблокированных столбиках.

Ограничения :

• Программно можно внести 50 000 строк на листе «Движение_Товара».

ЗАПРЕЩАЕТСЯ:

• Переименовывать листы файла и сам файл (возможен сбой работы макросов),
• Удалять или добавлять столбики и строки на листах файла (возможен сбой работы макросов).

ВАЖНО!!!

Перед тем, как применять данную программу на практике в своём магазине, изначально протестируйте её. Автор программы не несёт ответственность за её работоспособность и окончательную корректность расчётов. Данный файл был разработан по заказу одного магазина и предоставляется для скачивания на бесплатной основе всем желающим. В первую очередь цель предоставления данного файла – показать и ознакомить пользователей с обширными возможностями MS Excel.

Сегодня существует большой выбор специализированных инструментов для ведения складского учета: от простеньких бесплатных программ до дорогих полнофункциональных WMS-систем. Несмотря на это, многие предприниматели на начальном этапе выбирают таблицы Excel для ведения складского учета. Вначале это кажется доступным и удобным решением, но с ростом числа заказов в организации использование Excel для учета склада чревато множеством проблем. Чем больше складских помещений, чем больше товарных позиций, тем выше вероятность их появления. С какими трудностями сталкиваются пользователи при работе с "Эксель"?

• Ошибки при вводе данных. Из-за единственной ошибки при вводе возникает необходимость перепроверять все данные таблиц.
• Неудобство совместной работы. Часто возникает ситуация, когда при редактировании данных одним пользователем, они затираются у другого. Таким образом, учет в Excel может быть некорректным.
• Выполнение множества операций вручную. Программа Excel не создана как решение для складского учета, программа сочетает в себе множество базовых функций, и поэтому зачастую вам придется тратить время на монотонный ручной труд.
• Сложность проверки правильности данных. При использовании Excel много сил уходит на проверку правильности введенных данных и на приведение информации в подходящий вид. Если у вас большой склад, лучше Excel скачать для выполнения других задач, а складские учеты вести с помощью более совершенных программ.

Эти проблемы могут возникать не так часто, тем не менее, они отнимают много рабочего времени. Программа для склада в Excel Исправления ошибок и опечаток, длительная проверка правильности данных об остатках и вынужденный ручной труд при работе с "Эксель" - это основные причины, по которым предприниматели со временем приходят к использованию специализированных решений для ведения складского учета. Даже опытные специалисты, знающие, как вести складской учет в Excel, все равно делают выбор в пользу других программ на базе Excel или принципиально новых решений.

Как вести складской учет в Excel?

Независимо от того, выбираете ли вы таблицы Excel, сервис МойСклад или другое специализированное решение для торговли, необходимо соблюдать несколько основных принципов. Если скачать программу и не использовать особые правила, со временем работа с учетом усложнится в разы:

1. Корректное оформление справочников. Справочник с товарами без опознавательных знаков создает гарантированные проблемы с учетом, неудобства в работе продавца и сложности при составлении отчетов. При вводе данных необходимо заполнять как можно больше информации в различные ячейки (например, коды, артикулы, цены, НДС). Если учет реализуемого товара на складе осуществляется с помощью сервиса МойСклад, все необходимые данные о товарах автоматически подставляются в документы, что экономит много времени при обработке заказов.
2. Заведение начальных остатков в количественном и суммовом выражении. Корректные данные вначале работы дадут адекватные отчеты в процессе работы, а оформляющим продажи с «чистого листа» на это рассчитывать не следует.
3. Соблюдение хронологии в оформлении документов. Регистрировать приход товара на склад от поставщика нужно строго до его отгрузки покупателю. Иначе «поедет» себестоимость и вы не сможете точно посчитать, сколько же вы заработали. В МоемСкладе для каждой закупки и продажи товара вы можете указать произвольную дату.
4. Структурированное хранение дополнительной информации. При ведении учета склада важно собирать дополнительную информацию о продажах (например, способ доставки и оплаты, дата отгрузки, наименование заказчика, имя менеджера) в отдельных полях. Все эти данные в будущем пригодятся для составления маршрутных листов курьерам, расчета з/п менеджерам, анализа статистики. В МоемСкладе вы легко и без программирования можете создать необходимое количество свободных полей для использования в справочниках и документах.

Пользователям интернет-сервиса МойСклад доступна бесплатная поддержка по телефону и e-mail. Сотрудники службы поддержки не только помогают с работой c программой, но также делятся советами по оптимальному ведению складского учета и настройке основных бизнес-процессов. Скачайте бесплатную версию, попробуйте наши новые решения.

Учет товаров требует использования надежного и современного программного обеспечения, способного в полной мере обеспечивать все необходимые операции по ведению статистики прихода и ухода товаров на склад.

Удобная облачная система автоматизации торгового и складского учета заменившая Excel!
Повышайте эффективность работы и увеличивайте прибыль!

В частности MS Excel обладает набором функций для того, чтобы сделать учет товаров более полноценным. Узнайте, как вести учет товаров магазина в Excel. Рассмотрим основные преимущества и недостатки этой программы, как инструмента для учета товара.

Особенности учета товаров в Excel

Учет товаров в Excel ведется в специальных таблицах, которые позволяют выделить ряд отдельных групп товаров в зависимости от их назначения, потребления и некоторых других особенностей. В частности, благодаря данному программному продукту можно выполнять целый ряд аналитических функций и последовательных операций, в том числе с применением формул.

При этом важно уметь работать в Excel, чтобы в полной мере пользоваться всеми функциями, необходимыми для учета реализации товаров и услуг, структурировать и анализировать данные для решения различных бизнес-задач.

Контроль движения товаров на складе

Программа Excel позволяет контролировать движение товаров на складе, их поступление и уход, посредством использования специальных таблиц.

В частности, можно сформировать в программе таблицу с различными колонками, в зависимости от потребностей пользователя в необходимых ресурсах и опциях, которые дает программа. В таблице возможно вывести данные по производимым операциям, в том числе указать остаток на складе, как по конкретной группе товаров, так и по всему складу в целом.

Для каждой группы товаров указывается поставщик, чтобы в случае необходимости можно было оперативно узнать, откуда на складе появилось то или иное изделие, оборудование. Вместе с тем все работы выполняются последовательно, с учетом возможных корректировок. Параллельно с разметкой таблицы необходимо также учитывать внесение и создание дополнительных документов, сносок и приложений, для чего обязательно выделяется свободное место.

Как правило, детальный учет продукции, имеющейся на складе, обусловлен необходимостью наблюдать за движением товарно-материальных ценностей во время торговли и в частности требованием строгой отчетности, поэтому учетом должен заниматься квалифицированный специалист, который в совершенстве владеет MS Excel.

Полезные "фишки" при ведении складского учета в Excel

Первое, что можно посоветовать для работы в программе - это использовать все элементы форматирования ячеек в таблицах. К примеру, когда необходимо расположить шапку таблицы в две строки, важно предварительно обеспечить перенос по словам в самой ячейке. Этот прием позволит обеспечить наглядность и отличный внешний вид таблицы.

Также программа позволяет осуществить вставку специальных шрифтов. Их использование уместно в том случае, когда необходимо выделить ряд товаров или же категорий в зависимости от определенных параметров и значений.

В целом наиболее важные группы товаров необходимо обязательно выделять посредством соответствующих операций над ячейкой, либо же строкой. Форматировать можно также и столбцы, в которых могут располагаться различные группы товаров, которые и предполагается обрабатывать посредством использования таблиц.

Современное решение для простого учета - онлайн-программа Класс365

К сожалению, Excel также имеет целый ряд недостатков, порой коренным образом влияющих на работу с товарами на складе. К ним можно с уверенностью отнести: слишком сложный набор операций, для которых потребуется определенный навык работы и квалификация, а также слишком большие временные затраты, порой просто непосильные в условиях дефицита времени.

Более того, представьте, насколько катастрофичной будет потеря данных в ходе случайной ошибки, которые при работе с программой Excel возникают достаточно часто. В этой связи необходимо подобрать достойную, а главное бесплатную специализированную программу для ведения всего необходимого учета.

Онлайн программа учета товаров на складе Класс365 позволяет автоматизировать складской и торговый учет, работу с интренет магазинами, клиентской базой и при этом не потерять времени на внедрение и обучение персонала. Простой и продуманный интерфейс программы позволяет освоить ее не более чем за 15 минут.

• Складской учет: приемка, списания, переоценка и т.д.
• Автоматическая выписка учетной и сопроводительной документации
• Работа с неограниченным количеством складов
• Контроль сроков хранения
• Планирование запасов с учетом темпов продаж
• Отчеты по любому периоду и направлению работы в 1 клик

Не трудно догадаться, что учет в таблицах Excel уходит в прошлое и на смену приходит более удобная и функциональная программа - автоматизированная система управления бизнесом Класс365. Бесплатное онлайн-решение позволяет работать в любом удобном месте, без привязки к рабочему компьютеру. Используйте современные решения для вашего бизнеса и получайте ошеломляющие результаты!

Большинство малых и средних коммерческих организаций решают задачи учета материальных ценностей (товаров или продукции) с помощью приложения Microsoft Excel. В этой статье мы рассмотрим пример на данную тему из реальной практики. Выполненная автоматизация книги Microsoft Excel позволяет сократить число рутинных действий в офисной работе, а также обеспечить контроль возможных ошибок пользователя.

Рассмотрим достаточно стандартную ситуацию, когда наша организация занимается торговлей - закупкой товаров и последующей их продажей. В этом случае необходимо вести точный учет номенклатуры (количества товаров, цен поступления и продажи). Начнем нашу разработку с листа под названием Номенклатура (рис. 2.16). Этот лист играет роль регистра или справочника товаров. В каждой строке содержится информация о конкретной позиции номенклатуры (название товара, цена поступления, цена продажи, а также количество в наличии). Цель программной разработки заключается в создании листов управления, которые позволят корректировать количество товаров при их поступлении либо отгрузке, а также вносить изменения в цену товара. В целом автоматизированная книга должна предоставить удобный интерфейс для менеджеров. Этот интерфейс обеспечат два листа - Поступление и Отгрузка .

Напрямую работа с листом, показанным на рис. 2.16, нежелательна. Конечно, менеджер при поступлении либо продаже товаров может напрямую вносить в него данные. Например, при приходе новой партии стенок «Уют» в количестве 5 штук по новой цена 25 770 рублей можно просто скорректировать и количество единиц на складе, и цену поступления. Однако это и не очень удобно, и является «плацдармом» для возможных ошибок со стороны пользователя. Удобнее создать лист управления (рис. 2.17) с элементами, обеспечивающими удобный интерфейс. А сам лист Номенклатура далее мы скроем (эта возможность легко реализуется с помощью сервиса приложения Microsoft Excel), так что он будет недоступен напрямую для пользователя. Разумеется, после этого можно ввести защиту на структуру книги (с указанием пароля). В результате пользователи могут работать с листом Номенклатура только с помощью интерфейса, реализованного на других листах.

При поступлении товара, уже имеющегося на складе, но по новой цене, следует определиться с пересчетом цены поступления. Для определенности предположим, что в подобном случае в качестве цены поступления товаров устанавливается цена последней поставки.

Перейдем к детальному рассмотрению листа, представленного на рис. 2.17, который позволяет менеджеру в удобной форме внести новое поступление уже имеющегося товара, а также добавлять новые позиции номенклатуры.

Левая половина листа Поступление предназначена для новых поступлений товаров, которые уже имеются в информационной базе (на листе Номенклатура ). Для этого элемент управления «Поле со списком» (расположен в районе ячейки A3) заполняется названиями товаров, присутствующими на листе Номенклатура . Это действие производится при открытии рабочей книги (текст необходимой для этого процедуры приведен в листинге 2.21). В программном коде предполагается, что в качестве значения свойства Name поля со списком выбрано Spk .

" Листинг 2.21. Процедура, выполняемая при открытии книги Private Sub Workbook_Open() " Очистка списка Worksheets("Поступление").Spk.Clear " Подсчет количества товаров в информационной базе N = 0 While Worksheets("Номенклатура").Cells(N + 2, 1).Value <> "" N = N + 1 Wend " Заполнение списка For i = 1 To N Worksheets("Поступление").Spk.AddItem Worksheets(3).Cells(i + 1, 1).Value Next Worksheets("Поступление").Spk.ListIndex = -1 End Sub

Когда пользователь выбирает название товара в поле со списком, то в ячейку С5 на листе Поступление заносится цена из соответствующей строки листа Номенклатура книги. Для этого процедуру, выполняемую при щелчке по элементу «Поле со списком», следует оформить так, как показано в листинге 2.22. В ней также нет ничего принципиально нового по сравнению с ранее рассмотренными примерами.

" Листинг 2.22. Процедура обработки щелчка на поле со списком Private Sub Spk_Click() Range("C5").Value = Worksheets(3).Cells(Spk.ListIndex + 2, 2).Value Range("C6").Value = "" End Sub

Теперь пользователь должен в ячейку C6 внести количество единиц нового поступления указанного товара. Для повышения защищенности от случайных действий мы разместили на листе еще поле для пароля. Это обыкновенное текстовое окно. Щелчок на кнопке Внести позволит обновить цену и количество товаров па листе Номенклатура только в случае правильного указания пароля. Для текстового окна установим следующие свойства:

• Name - Pass;
• PasswordChar - *.

Это обеспечит отображение «звездочек» при наборе пароля (набранное пользователем слово будет скрыто от посторонних глаз). Таким образом, мы подошли к написанию процедуры для внесения информации о новом поступлении (увеличении числа указанных товаров и возможном изменении цены) на третий лист. В листинге 2.23 приведена процедура, выполняемая при щелчке на кнопке Внести . В качестве пароля здесь рассматривается комбинация 357.

" Листинг 2.23. Обработка щелчка на кнопке Внести Private Sub CommandButton1_Click() If Pass.Text = "327" Then " Обновление цены поступления Worksheets("Номенклатура").Cells(Spk.ListIndex + 2, 2).Value = Range("C5").Value " Коррекция количества Col = Range("C6").Value Worksheets("Номенклатура").Cells(Spk.ListIndex + 2, 4).Value = _ Worksheets("Номенклатура").Cells(Spk.ListIndex + 2, 4).Value + Col MsgBox "Данные внесены" Pass.Text = "" Else MsgBox "Ошибка пароля! Данные не внесены" End If End Sub

Здесь при введении пароля 357 процедура добавит на третий лист внесенное пользователем количество товара и скорректирует цену. После этого на экран выводится информационное сообщение о том, что данные внесены, и затем очищается поле пароля. При ошибочном пароле никаких изменений на листе Номенклатура не производится.

Перейдем теперь к рассмотрению правой части (в отличие от левой, она выделяется более темным оттенком) рис. 2.17. Этот фрагмент листа необходимо использовать для внесения нового товара (с указанием количества). В листинге 2.24 приведена процедура, которая выполняет данное функциональное действие в этом случае.

" Листинг 2.24. Обработка щелчка на кнопке Внести новый товар Private Sub CommandButton_Click() " Подсчет числа внесенных товаров на листе Номенклатура N = 0 While Worksheets("Nomen").Cells(N + 2, 1).Value <> "" N = N + 1 Wend " Проверка пароля внесенного в правое текстовое поле If Pass2.Text = "35791" Then Worksheets("Номенклатура").Cells(N + 2, 1).Value = Range("G3").Value Worksheets("Номенклатура").Cells(N + 2, 2).Value = Range("G4").Value Worksheets("Номенклатура").Cells(N + 2, 4).Value = Range("G5").Value MsgBox "Данные внесены" Pass2.Text = "" Else MsgBox "Ошибка пароля! Данные не внесены" End If End Sub

В правой части листа расположены два элемента управления - кнопка и текстовое окно для пароля. Можно было бы оставить одно поле пароля для левой и для правой части листа. Однако предложенный здесь вариант повышает функциональность разработки. В качестве значения свойства Name мы выбрали Pass2 . Сформулируем порядок действий пользователя при работе с правой частью листа:

• в ячейку G3 вводится название нового товара;
• в ячейке G4 указывается цена;
• ячейка G5 отводится для количества единиц товара;
• пользователь вводит пароль, и щелчок на кнопке Внести новый товар фиксирует (если пароль правильный) введенную информацию на листе Номенклатура .

В начале процедуры CommandButton2_Click подсчитывается (для этого используется переметшая N) количество ячеек с информацией о товарах на листе Номенклатура . После этого информация о новом товаре записывается в очередную свободную строку листа.

Теперь перейдем к другому листу - Отгрузка (рис. 2.18), который используется при продаже товаров. На листе Отгрузка расположено три элемента управления: поле со списком (Name — Spk), поле для пароля (Name - Pass3) и кнопка (Name - CommandButton1).

Для заполнения списка необходимо скорректировать ранее (листинг 2.21) рассмотренную процедуру Workbook_Open . Теперь она должна выглядеть так, как показано в листинге 2.25.

" Листинг 2.25. Процедура, выполняемая при открытии книги (вариант 2) Private Sub Workbook_Open() Worksheets("Поступление").Spk.Clear Worksheets("Отгрузка").Spk.Clear " Подсчет уже имеющихся товаров N = 0 While Worksheets("nomen").Cells(N + 2, 1).Value <> "" N = N + 1 Wend " Заполнение списков For i = 1 To N Worksheets("Поступление").Spk.AddItem Worksheets(3).Cells(i + 1, 1).Value Worksheets("Отгрузка").Spk.AddItem Worksheets(3).Cells(i + 1, 1).Value Next Worksheets("Поступление").Spk.ListIndex = -1 Worksheets("Отгрузка").Spk.ListIndex = -1 End Sub

На очереди следующая процедура (листинг 2.26), которая выполняется при щелчке на поле со списком. В результате в соответствующие ячейки листа Отгрузка будет внесено количество единиц указанного товара на складе, а также его цена продажи (рис. 2.19).

" Листинг 2.26. Процедура, выполняемая при щелчке на поле со списком Private Sub Spk_Click() Range("E6").Value = Worksheets("Номенклатура").Cells(Spk.ListIndex + 2, 4).Value Range("E7").Value = Worksheets("Номенклатура").Cells(Spk.ListIndex + 2, 3).Value End Sub

Теперь пользователь должен указать (в ячейке E6), какое количество единиц отгружается (для ориентировки и контроля с помощью предыдущей процедуры мы внесли имеющееся количество товаров на складе). Процедура, представленная в листинге 2.27 (выполняется при щелчке на кнопке Отгрузить), позволяет скорректировать в базе данных количество единиц товара, имеющегося в наличии.

" Листинг 2.27. Процедура, выполняемая при щелчке на кнопке Отгрузить Private Sub CommandButton1_Click() If Pass3.Text = "775" Then ColPrais = Worksheets("Номенклатура").Cells(Spk.ListIndex + 2, 4).Value Col = Range("E6").Value If Col > ColPrais Then MsgBox "Такого количества на складе нет" Exit Sub End If Worksheets("Номенклатура").Cells(Spk.ListIndex + 2, 3).Value = Range("E7").Value ColPrais = ColPrais - Col Worksheets("Номенклатура").Cells(Spk.ListIndex + 2, 4).Value = ColPrais MsgBox "В базу внесена информация" Pass.Text = "" Spk_Click Else MsgBox "Ошибка пароля!" End If End Sub

После внесения изменений информация на экране будет обновлена - пользователь увидит уже скорректированное значение (за счет вызова процедуры Spk_Click , которую мы ранее уже разработали). Теперь для обеспечения ранее оговоренной функциональности необходимо скрыть лист Номенклатура . Пользователи в этом случае будут использовать разработанные листы Поступление и Отгрузка .